Die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI) zählt zu den größten Trägern der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland. Mit rund 37.000 Mitgliedsbetrieben und etwa 1,6 Mio. Versicherten hat sie im Jahr 2023 knapp 1 Mrd. Euro an Entschädigungsleistungen erbracht.

Kollaboration neu denken

Die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI) zählt zu den größten Trägern der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland. Mit rund 37.000 Mitgliedsbetrieben und etwa 1,6 Mio. Versicherten hat sie im Jahr 2023 knapp 1 Mrd. Euro an Entschädigungsleistungen erbracht. Solche Dimensionen zeigen auch, wie hoch die Anforderungen an eine funktionierende Zusammenarbeit sind. Über mehrere bundesweite Verwaltungsstandorte, Bildungszentren und sogar einen eigenen Hotelbetrieb hinweg muss alles reibungslos ineinandergreifen. Doch genau das wurde zunehmend zur Herausforderung: Unterschiedliche Telefonanlagen, dezentrale Systeme und ein inkonsistentes Handling der einzelnen Anwendungen erschwerten die Kommunikation. Hinzu kam, dass viele der bestehenden Lösungen auf eigener Hardware basierten, was die Verwaltung wie auch Wartung aufwendig machte. So entschied sich die BG RCI, ihre Kommunikationsinfrastruktur grundlegend neu aufzustellen. Und da sie trotz ihrer Unabhängigkeit vor allem im IT-Sektor eng mit der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) zusammenarbeitet, schloss sich auch diese der Ausschreibung an – mit dem gemeinsamen Ziel, eine zukunftssichere, einheitliche und vollständig integrierte Lösung umzusetzen.

Vollständig gemanagt, nahtlos integriert

Gefragt war also eine ganzheitliche Kollaborationslösung, die alle Kommunikationskanäle vereinheitlicht – vom Telefon über das Instant Messaging bis hin zur Videokonferenz. Die neue Infrastruktur sollte hardwareunabhängig funktionieren und im Managed-Service-Modell betrieben werden, was das Server-Housing, den Betrieb und die Wartung der Systeme umfasst. Das zentrale Ziel: Eine moderne Kommunikationsplattform einzuführen, die heterogene Systeme ablöst und eine konsistente Zusammenarbeit über alle Standorte hinweg ermöglicht. Gleichzeitig sollte der Betrieb so effizient wie möglich gestaltet sein und ohne hohe Anfangsinvestitionen auskommen. Deshalb fiel die Entscheidung auf das Pay-per-Port-Modell, bei dem jeder Dienst pro Port und Monat abgerechnet wird. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern erlaubt auch eine einfache Skalierung nach tatsächlichem Bedarf.

Aufgabe/Ziel

  • Vereinheitlichung der Kommunikationsinfrastruktur
  • Ablösung heterogener Systeme
    und Reduktion technischer Komplexität
  • Etablierung eines skalierbaren,
    wartungsarmen Betriebsmodells

Lösung

  • Einführung einer vollständig integrierten Kollaborationsplattform
  • Betrieb im Managed-Service-Modell mit Wartung und Support
  • Abrechnung nach Pay-per-Port-Modell für klare Kostenstruktur

Nutzen

  • Vereinfachte Kommunikation mit
    konsistenter Nutzererfahrung
  • Spürbare Entlastung der internen
    IT-Abteilungen
  • Hohe Sicherheit, volle Transparenz und zukunftssichere Erweiterbarkeit

Kommunikation neu gemacht

Von der ersten Idee bis zum laufenden Betrieb übernahm Axians die komplette Umsetzung der neuen Kommunikationslösung. Sie wurde im August 2023 eingeführt und ist seither in Rechenzentren gehostet, die sowohl technisch als auch im Hinblick auf Datenschutz und Sicherheit höchsten Standards entsprechen. Das Herzstück ist eine modulare Plattform, die alle zentralen Kommunikationsfunktionen in einer Umgebung vereint. Cloudbasierte Videokonferenzen, Online-Telefonie mit präsenzabhängiger Rufsteuerung, Softphones, spezialisierte Endgeräte und verschiedene Videoendpunkte sorgen für maximale Flexibilität im Arbeitsalltag. Darüber hinaus wurden Contact-Center-Funktionalitäten, Chefsekretärinnen-Schaltungen und ein Alarmierungsserver (DAKS) integriert. Auch bestehende Systeme wie Faxlösungen, VDI und Verzeichnisdienste wurden nahtlos angebunden. Selbst spezifische Anforderungen – etwa die Integration eines Hotelbetriebs mit Funktionen wie Weckrufsteuerung und Raumstatus – konnten individuell umgesetzt werden. Das Ergebnis ist eine vollständig gemanagte Kommunikationslösung, die alles verbindet, was zusammengehört.

Datenschutz und Remote-Work im Griff

Eine der zentralen Herausforderungen des Projekts war der Datenschutz – insbesondere beim Einsatz von Cloud-Diensten und im sensiblen Umgang mit Sozialdaten. Axians übernahm hier eine Schlüsselrolle: Gemeinsam mit den Berufsgenossenschaften wurde ein passgenaues Sicherheitskonzept entwickelt, das alle regulatorischen Anforderungen erfüllt. Neben technischen Maßnahmen wie Verschlüsselung und kontrollierten Datenflüssen spielte dabei auch das Verständnis für branchenspezifische Prozesse eine wichtige Rolle, die im Alltag der Berufsgenossenschaften fest verankert ist. Hinzu kam ein erschwerender Faktor: Der Projektstart fiel mitten in die Corona-Pandemie. Damit mussten die Ramp-up-Phase, Abstimmungen und Workshops vollständig remote erfolgen. Persönliche Treffen, die normalerweise das Miteinander stärken und Vertrauen aufbauen, waren nicht möglich. Besonders bei einem Projekt dieser Größenordnung mit mehreren Organisationen, Dienstleistenden und Schnittstellen war das eine echte Belastungsprobe. Und dennoch: Die Zusammenarbeit gelang vollständig digital. Möglich gemacht durch ein hohes Maß an Disziplin, gegenseitigem Vertrauen und echtem Teamwork auf allen Seiten. Ein Projekt dieser Komplexität unter diesen Bedingungen erfolgreich umzusetzen, ist ein Beleg für das Engagement und die Professionalität aller Beteiligten.

Zukunftssichere Zusammenarbeit

Mit der neuen Kommunikationsinfrastruktur haben die BG RCI und die BGN ein tragfähiges Fundament für die zukünftige Zusammenarbeit geschaffen. Der Betrieb erfolgt dabei vollständig im Managed-Service-Modell, was eine spürbare Entlastung bringt. Komplexe IT-Prozesse, Wartung und Betrieb liegen damit in der Verantwortung von Axians, die Berufsgenossenschaften ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Auch in puncto Sicherheit überzeugt die Lösung auf ganzer Linie: Die Infrastruktur erfüllt sämtliche Anforderungen an Datenschutz und Sozialdatensicherheit – von der DSGVO bis zu branchenspezifischen Vorgaben. Gleichzeitig profitieren alle Standorte von einer einheitlichen Umgebung mit konsistentem Look & Feel und identischer Nutzererfahrung – unabhängig vom eingesetzten Gerät oder Standort. Die Plattform ist skalierbar und kann flexibel um neue Funktionen und Cloud-Dienste erweitert werden.

Eine Partnerschaft, die weiterwächst

Die Zusammenarbeit zwischen den Berufsgenossenschaften und Axians war von Vertrauen, Offenheit und klarer Lösungsorientierung geprägt. Besonders geschätzt wurde die schnelle Reaktionsfähigkeit des Axians Teams – bei technischen Fragen ebenso wie in der gemeinsamen Weiterentwicklung des Projekts. Die Kommunikation war geprägt von echter Partnerschaft auf Augenhöhe, die weit über die Umsetzung hinausreichte. Auch nach dem erfolgreichen Rollout bleibt Axians als Managed-Service-Partner an Bord, der sich um den Betrieb, das Monitoring und die kontinuierliche Optimierung kümmert. Der Vertrag läuft zunächst bis 2028, inklusive definierter Verlängerungsoptionen. Doch schon jetzt zeigt sich: Die Managed-Collaboration-Lösung ist auf Wachstum ausgelegt.

„Die neue Kommunikationsinfrastruktur macht unsere standortübergreifende
Zusammenarbeit einfacher und effizienter. Dank des Pay-per-Port-Modells haben wir volle Kostentransparenz und der Managed Service entlastet unsere IT.“

Reiner Krause | Leiter Betriebs- und Umgebungsmanagement Informationstechnologie,
BG RCI

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