14 Tipps für Ihre erfolgreiche SAP S/4HANA Transformation

In der digitalen Ära stehen Unternehmen vor der Herausforderung, eine stetig wachsende Menge an Daten zu analysieren, flexibel im Markt zu agieren und ihre finanzielle Situation präzise zu analysieren.

Die Transformation zu SAP S/4HANA eröffnet dabei vielfältige Chancen: Das moderne Enterprise Resource Planning (ERP) schafft die Basis für ein flexibles und transparentes Reporting und Controlling. Und da die Migration auf eine neue ERP-Lösung kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern vielmehr eine grundlegende Systemveränderung darstellt, muss aus technischer wie auch prozessualer Perspektive gelten: Je früher Sie damit starten, desto besser.

1. S/4HANA Readiness Check machen

Mit dem von SAP bereitgestellten Readiness Check schaffen Sie ein  grundlegendes  Verständnis, ob Ihr ERP-System bereit für die Migration nach S/4HANA ist. Etwa, wenn es um die zu erwartende Systemgröße fürs Sizing, Custom Code Objekte, Modifikationen und Simplification Items, Fiori Apps oder auch die Kalkulation der zu erwartenden Downtime geht.

Lassen Sie auch den Maintenance Planer frühzeitig laufen, um zu bestätigen, das alle technischen Voraussetzungen für die Transition erfüllt sind. Prüfen Sie zudem, ob alle Add-Ons kompatibel sind und eine Archivierung möglich ist, um die Größe der zukünftigen HANA Datenbank zu reduzieren und Kosten zu sparen.

2. SAP Sizing für Plattformentscheidung erstellen

Verschaffen Sie sich einen Überblick der geplanten S/4HANA Systeme und deren Kapazitäten in puncto RAM, CPU, Storage sowie Optionen im Bereich der Hochverfügbarkeit. Berücksichtigen Sie dabei auch temporäre Systeme wie das POC, sekundäre ERP DEV sowie QAS für die Conversion-Phase. Planen Sie dabei stets ein realistisches Wachstum sowie sämtliche Schnittstellen und Kapazitäten für zukünftige S/4HANA Upgrades mit ein.

3. Die Plattformentscheidung treffen

Ein frühzeitiger Plattform-Strategieworkshop befähigt Sie, die für ihr Unternehmen richtige Entscheidung zu treffen. Dabei sollten Sie die Vor- und Nachteile von On-Premise Modellen auf x86 bzw. Power Basis und dem Betrieb in der Cloud (SAP, Azure, AWS, Google, Hybrid oder Private Cloud) abwägen und vergleichen. Nutzen Sie auch eine TCO Analyse als Entscheidungsbasis und beurteilen Sie, ob eher ein Miet- oder Kaufmodell in Frage kommt.

4. Die Betriebsmodelle vergleichen

Evaluieren Sie, ob die zukünftige SAP S/4HANA Landschaft in Eigenregie oder zusammen mit einem Managed Service Provider betrieben werden soll. Eventuell kommt auch die Betriebsunterstützung des Herstellers in Frage? Dabei sollten Sie beachten, dass Sie für den Betrieb in Eigenregie Ihr internes Know-how ausbauen müssen – vor allem in puncto Linux als grundlegendes Betriebssystem und HANA als verpflichtende Datenbank für S/4.

5. Vertragsanpassungen und Lizenzen beachten

Recherchieren Sie frühzeitig, wie hoch die zu erwartenden Lizenzkosten ausfallen und behalten Sie die Kündigungsfristen im Auge, falls sie einen Providerwechsel planen. Ob Sie dann „alles aus einer Hand“ beziehen oder vielleicht ein kompliziertes Lizenzmodell in Anspruch nehmen – in jedem Fall können Sie überlegen, vorab einen Spezialisten im Bereich der Lizenzberatung und -optimierung ins Boot zu holen.

6. Passende Transition-Methodik auswählen

Entscheiden Sie sich für den innovationsfreudigen Greenfield-Ansatz, bei dem so gut wie nichts übernommen und das System von Grund auf neu aufgebaut wird?

Wählen Sie den einfachen Brownfield-Ansatz, bei dem Sie das bestehende System nahezu unverändert einschließlich alter Daten übernehmen?

Oder bevorzugen Sie den Bluefield-Ansatz, der die Vorteile von Brownfield und Greenfield kombiniert, unnötigen Ballast abwirft und bei dem Sie noch vorhandene Geschäftsprozesse optimieren können?

7. SAP Solution Manager 7.2 vor der Transformation nutzen

Verwenden Sie für Altsysteme das Usage Logging und Bibliotheken im SAP Solution Manager, um einen Überblick über die Nutzungshäufigkeit von Eigenentwicklungen zu bekommen. Mit dem Custom Code Management können Sie sich zudem von nicht verwendeten Programmen trennen und Ihre ATC-Projekte verwalten, die z.B. prüfen, ob Ihre Eigenentwicklungen bereit für die S/4HANA-Welt sind. Bei der Datenreduktion und -optimierung kann Ihnen das Data Volume Management helfen.

8. SAP Solution Manager oder SAP Cloud ALM für die Phasen Realize, Deploy und Run nutzen

Ihr S/4HANA-Projekt können Sie mit dem „Requirement to Deploy“-Prozess im SAP Solution Manager oder mit SAP Cloud ALM umsetzen. Beide Werkzeuge begleiten alle Projektbeteiligten methodisch und technisch durch Anforderungsdefinition, Umsetzung, Test und Betrieb. Eine Kernfunktionalität im SAP Solution Manager ist dabei das Anforderungs- und Change Request Management; letzteres dient als zentrale Transportsteuerung, um Transporte zu koordinieren, Transportfehler zu vermeiden und alle Änderungen revisionssicher zu dokumentieren. Die Qualitätssicherung Ihres S/4HANA-Projekts können Sie mit der Test Suite im SAP Solution Manager angehen; hier verwalten Sie ihre manuellen und automatisierten Testfälle und können Testaktivitäten komfortabel steuern und auswerten. Wenn Sie vorwiegend auf die Cloud setzen, bietet SAP Cloud ALM vergleichbare Funktionalitäten für die Umsetzung Ihres Projekts; anders als der SAP Solution Manager wird das Werkzeug von SAP direkt über die Cloud bereitgestellt.

9. Fragen zur SAP Landschaft klären

Bevor Sie die S/4HANA Transformation starten, sollten Sie folgende Fragen bezüglich Ihrer Prozesslandschaft klären: Handelt es sich bei Ihrem SAP ERP-System um eine hochkritische Anwendung? Ist Ihre Datenqualität zufriedenstellend? Welches Rollen- und Berechtigungskozept soll es geben? Haben Sie wichtige Funktionen oder Erweiterungen selbst erstellt? Und kennen Sie den Anteil der Eigentwicklungen an Ihrem Gesamtservice? Die Antworten liefern Ihnen Klarheit, wenn es es um weitere Prozessfragen geht.

10. Betriebsmodell und SAP Infrastruktur definieren

Definieren Sie das geeignete Betriebsmodell und in Sachen Server, Storage, Betriebssystem und Automation die Infrastruktur, auf der SAP S/4HANA laufen soll: Verfügen Sie dauerhaft über das nötigte Betriebs-Know-how? Existieren bereits Vorprojekte, um die Landschaft für die Transition vorzubereiten? Können Sie diese selbst umsetzen? Und wissen Sie, welche Architektur-, Sizing- oder Deployment-Modelle Sie nutzen werden?

11. Strategie, Taktik und Erfolgsfaktoren klären

Wenn Sie frühzeitig klären, welche Rolle S/4HANA in Ihrer IT-Gesamtstrategie spielen soll, können Sie langfristig profitieren: Welche Geschäftsprozesse möchten Sie modernisieren, haben Sie einen tragfähigen Use Case und welche Szenarien sind geplant? Überlegen Sie auch, ob Sie eine Kostensenkung, neue Features oder die Reduzierung von Dowtimes favorisieren. Und nicht zuletzt sollten Sie sich fragen, wieviele Anwender wirklich von der Transformation profitieren und welche Fioro Apps genutzt werden sollen.

12. Roadmap und Projektumsetzung definieren

Greenfield-, Brownfield- oder doch lieber Bluefield-Ansatz? Wann soll der Go-Live erfolgen und welche Meilensteine sind geplant? Wollen Sie das Projekt agil umsetzen? Und benötigen Sie vielleicht noch weitere Dienstleistungen, um spezielle Aspekte abzudecken? Anhand der Antworten können Sie eine detaillierte Roadmap zur Projektumsetzung definieren, die Sie sicher und an allen Meilensteinen vorbei durchs Ziel führt.

13. Stammdatenmanagement als Erfolgsfaktor nutzen

Prüfen Sie vorab, wie gut sie in Sachen Stammdatenmanagement aufgestellt sind. Und natürlich auch, ob Sie es gleich im Zuge der S/4HANA Transformation optimieren möchten: Soll das Stammdatenmanagement möglichst flexibel bleiben, automatisiert ablaufen, transparent erfolgen oder möchten Sie vielleicht die Durchlaufzeiten erhöhen? Jetzt haben Sie die Möglichkeit, neu zu entscheiden, was das Beste für Ihr Unternehmen ist.

14. S/4HANA Transformation mit Change-Management meistern

Werden strategische Unternehmensziele mit Hilfe neuer Technologien umgesetzt, bleiben organisatorische Veränderungen, angepasste Arbeitsbeschreibungen und neue Verantwortlichkeiten nicht aus.

Deshalb kommt es bei jeder erfolgreichen Transformation auf den Faktor Mensch an: Kommunizieren Sie den bevorstehenden Change möglichst transparent, holen Sie alle Stakeholder ins Boot und schaffen Sie die nötige Akzeptanz. Etwa durch einen intensiven Wissensaufbau, dank dem sich die bevorstehenden Veränderungen besser bewerten lassen. So gewinnen alle ein besseres Verständnis. Und so ermöglichen Sie es allen, einen wertvollen Beitrag zur SAP S/4HANA Transformation zu leisten.

Sie haben Fragen zum Thema oder suchen Unterstützung auf dem Weg zur erfolgreichen Transition? Erfahren Sie hier mehr über die SAP S/4HANA Transformation.

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