Vielen SAP-Anwenderunternehmen bereitet die Umstellung auf S/4HANA Kopfzerbrechen. Der Grund: Es gibt viele Neuerungen und eine umfassende Umstellung des Systems ist zwingend erforderlich. Welche Inhalte können schon vorab gut geplant und teilweise durchgeführt werden, um den Übergang zu S/4HANA zu erleichtern, und welche Rolle spielt dabei der Business Partner? Was genau ist eigentlich der neue Business Partner, der in aller Munde ist, wenn man sich mit dem Thema S/4HANA beschäftigt? Wir beleuchten die optimale Herangehensweise an den Business Partner und zeigen einen einfachen Weg, um mit wenigen Handgriffen die Umstellung auf S/4HANA zu erleichtern.

Dafür werden wir Ihnen zunächst die Grundlagen der CVI (Customer-Vendor Integration) erläutern, um im Anschluss daran unsere 5 Pro Tipps vorzustellen. Mit diesen Tipps vereinfachen Sie sich die Umstellung auf S/4HANA garantiert!

CVI (Customer-Vendor Integration) in 4 Schritten

Die Customer Vendor Integration unter S/4HANA unterteilt sich in vier große Schritte, die sich wiederum aus mehreren kleinen Aufgaben zusammensetzen. Lassen Sie uns im Folgenden einen Blick auf die vier Schritte werfen, um die dazugehörigen wichtigsten Aufgaben zu identifizieren:

Ăśbersicht der Customer-Vendor Integration in 4 Schritten
Ăśbersicht der Customer-Vendor Integration in 4 Schritten

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Beginnen wir bei Schritt Eins, der Vorbereitung. Hier können bereits SAP-Reports durchgeführt und Business Functions aktiviert werden. Auch das Customizing wird hier einer ersten Prüfung unterzogen, um auf diese Weise festzustellen, auf welchem Stand sich das System befindet. Der wohl wichtigste Punkt in diesem Schritt ist die Bereinigung und Archivierung von Kundendaten und Lieferantendaten. Welche Daten werden nicht mehr benötigt und können archiviert werden? Welche Daten haben bereits eine Löschvormerkung zur Archivierung? Und ganz wichtig: Welche Daten sind doppelt vorhanden? Hier können Unterschiede in der Schreibweise von Kundendaten auftauchen, oder aber nach einem Lieferantenumzug wurde statt einer Adressänderung einfach ein neuer Stammsatz angelegt – Sie merken schon, die Daten sind oft redundant und man wundert sich manchmal, was sich da über den Lauf der Jahre so angesammelt hat.

Ebenfalls spannend und zeitintensiv ist die Nummernvergabe, die definiert werden muss. Die Möglichkeiten der Nummernvergabe sind auf drei Alternativen begrenzt, aus denen sorgfältig gewählt werden muss. Eine Pauschalantwort auf die richtige Lösung gibt es nicht, da die Unternehmen und ihre Ambitionen hinsichtlich S/4HANA unterschiedlicher nicht sein könnten. Aus unserer Projekterfahrung können wir sagen, dass dies oft ein Streitpunkt ist, der zwischen Beratern, Fachbereich und Fachbereichsleitern für Unstimmigkeiten sorgen kann. Deshalb gilt hier besonders: Kommunikation! Setzen Sie sich mit allen Beteiligten an einen Tisch und diskutieren Sie ausführlich das Für und Wider, bis es zu einer Einigung kommt.

Synchronisation und Testlauf

Schritt Zwei besteht aus der Synchronisation. Hierfür werden die Erkenntnisse aus Schritt Eins benötigt, um die korrekten Customizing-Aktivitäten durchzuführen, aus denen der Business Partner entstehen wird. Besonders spannend wird es bei einem ersten Testlauf in dieser Phase, der mit einer begrenzten Anzahl an Business Partnern durchgeführt wird. Auf diese Weise können Inkonsistenzen erkannt und schnell behoben werden. An diesem Punkt ist auch die letzte Möglichkeit, die Konzepte aus Schritt Eins noch einmal zu überdenken oder gar umzuwerfen, sollten nun Problematiken auffallen. Nachdem alle Inkonsistenzen behoben wurden, wird zuletzt einmalig der gesamte Arbeitsvorrat synchronisiert.

Die Conversion setzt die Vorbereitung auf den PrĂĽfstand

Während der Conversion, die sich aus Schritt Drei zusammensetzt, wird geprüft, wie die Zuordnung von Kunden und Lieferanten nach der Konvertierung zusammenpassen. Hierfür wird beispielsweise die Anzahl der Einträge aus verschiedenen Tabellen miteinander verglichen, um Inkonsistenzen erkennen zu können. An dieser Stelle zeigt sich auch, ob in der Vorbereitung ordentlich gearbeitet wurde oder ob hier noch Fehler auftreten. Hier zeigt sich der Vorteil einer guten Vorbereitung, denn im Optimalfall treten an dieser Stelle nur noch geringfügige und schnell behebbare Fehler auf. Der Synchronisationslauf wird wiederholt, bis keine Fehler mehr auftreten. Dieser Schritt erfordert eine gewisse Downtime im System, weshalb die Empfehlung von allen Seiten lautet: Testen Sie zuerst in Ihrer Sandbox!

Der letzte Schritt: die Nachbearbeitung

Wie der Name schon sagt, ist die eigentliche Umstellung hiermit abgeschlossen und es müssen nur kleine Dinge nachträglich bearbeitet werden. Die Synchronisationsrichtung, die bisher „Kunde/Lieferant zu Business Partner“ lautete, wird nun noch in die entgegengesetzte Richtung „Business Partner zu Kunde/Lieferant“ aktiviert

FĂĽnf Pro Tipps, die Ihnen die Umstellung auf S/4HANA erleichtern

Der Ablauf der CVI ist damit klar geworden – doch die Frage, die sich alle Unternehmen stellen, ist: Wo sind die Fallstricke? Wo kann ich mir das Leben einfacher machen und am Ende vielleicht sogar Geld sparen? Genau hier kommen unsere fünf ProTipps für die CVI unter S4HANA zum Einsatz!

Tipp 1: Ăśbersicht verschaffen mit dem CVI Cockpit

Um sich die gesamte Umstellung zu vereinfachen, hat SAP richtig gut mitgedacht und das sogenannte CVI Cockpit erstellt. Darin findet man alle oben genannten Steps noch einmal wieder, und zwar in einer übersichtlichen Reihenfolge, in der man die einzelnen Punkte abarbeiten kann. Jeder Reiter im CVI Cocktpit steht für einen der Steps, und auf jedem Reiter befinden sich mehrere Unterpunkte. Jeder Unterpunkt wiederum ist mit einem kurzen Erklär-Button ausgestattet, sowie mit einer Ampel und den zugehören Bearbeitungsdaten. Auf diese Weise ist auch für einen Außenstehenden auf den ersten Blick ersichtlich, wo genau man sich im Prozess befindet und wo es gerade hakt. Den jeweils nächsten Reiter im CVI Cockpit kann man erst beginnen, wenn der vorherige Reiter bei jedem Punkt auf „grün“, und somit insgesamt abgehakt ist. Eine gute Sache! Denn man wird nicht dazu verführt, schwierige Punkte erstmal zu überspringen und alles durcheinander zu erledigen, sondern hält die vorgedachte Reihenfolge penibel ein. Das vereinfacht natürlich alles – niemand gießt schließlich das Wasser ab, bevor die Nudeln gekocht sind, denn das ärgert einen am Ende umso mehr, als wenn man sich ans Rezept gehalten hätte.

Ansicht des Customer Vendor Integration Cockpits von SAP
Ansicht des Customer Vendor Integration Cockpits von SAP

Tipp 2: Legen Sie rechtzeitig los

Nutzen Sie den Zeitpunkt: so früh wie möglich! Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand im ERP, der tatsächlich bei knapp 80% liegt, wohingegen im S/4HANA nur noch 20% anfallen. Diese Gegenüberstellung reicht wohl aus, um deutlich zu machen, dass bereits vor dem eigentlichen S/4HANA Projekt viel im Zusammenhang mit dem Businesspartner und der CVI geleistet werden kann. Das führt zu einer deutlichen Entzerrung im Hauptprojekt, spart viele Nerven und ist eine gute Gelegenheit, die man nutzen sollte. Der Aufwand setzt sich dabei aus verschiedenen Aspekten zusammen. Besonders die Menge und Komplexität der Geschäftspartnerdaten, sowie die Konsistenz und Qualität wird häufig nicht adäquat eingeschätzt. Daten sind oft unbemerkt redundant oder bereits mit einem Löschkennzeichen versehen, aber der letzte Archivierungslauf liegt schon länger zurück. Diese Daten zu prüfen ist ohne Zweifel ein Schritt, den man ohne Probleme jederzeit durchführen kann und sollte – auch ohne CVI und Umstellung auf S/4HANA. Ein weiterer Vorteil durch einen frühen Beginn mit der CVI ist die Möglichkeit, in der Sandbox erste Erfahrungen sammeln zu können, sodass die Fehler im Produktivsystem auf ein Minimum begrenzt werden. Hier kann bereits frühzeitig ein umfangreiches Know-How aufgebaut werden.

Tipp 3: Transaktion BP in S/4HANA nutzen

Unser dritter Pro Tipp empfiehlt Ihnen, die Transaktion BP für beispielsweise die Anlage neuer Debitoren oder Kreditoren im ERP nicht zu nutzen – im S/4HANA dagegen natürlich unbedingt. Sollte man im S/4HANA noch die „alten“ Transaktionen nutzen wollen, wird man automatisch auf die neue Transaktion BP umgeleitet. Diese ist im ERP zwar auch vorhanden, aber keineswegs ausgereift. Daher die Empfehlung: hier nicht nutzen!

Tipp 4: Konzepte neu ĂĽberdenken

Nutzen Sie die Umstellung auf S/4HANA im Allgemeinen und im Besonderen im Zusammenhang mit dem Businesspartner, um Ihre Konzepte neu zu denken. Damit kommen wir zum ProTipp Nummer Vier. Da Sie sowieso umfangreiche Konzepte schreiben müssen, und sich jede Stufe im Unternehmen vom Anwender bis zur Geschäftsführung über das neue S/4HANA Gedanken macht, nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Konzepte neu zu denken. Im Allgemeinen heißt das, dass die Prozesse überarbeitet werden können. Im Speziellen beim Business Partner bedeutet das, dass Sie Ihre Daten bereinigen können und sich insbesondere Gedanken darüber machen können, welche Stammdaten grundsätzlich zurück in den Standard können. Ebenfalls ein wichtiger Punkt an dieser Stelle: Welche Nummernkreise soll der Business Partner bekommen? Dabei ist, wie bereits erwähnt, eine sehr enge Abstimmung mit dem Fachbereich notwendig. Gut zu wissen: Nummernkreise werden nicht transportiert.

Der letzte Pro Tipp ist zugleich eine Empfehlung. Wie man aus dem vorhergegangenen Ablauf und den anderen Pro Tipps bereits ableiten kann, ist die Datenqualität eines der entscheidenden Aspekte, um eine lange Downtime sowie ein hohes Aufkommen an Fehlern zu vermeiden. Damit Sie nun nicht Ihre Business Partner Daten einzeln durchgehen müssen, haben wir für Sie den Dublettencheck entwickelt. Dieser erkennt redundante Daten und arbeitet mit einem Ähnlichkeitsprozentsatz. Ein Beispiel, um das zu verdeutlichen: Stimmen alle Daten eines Debitors überein, nur die Adresse nicht, so wird der Dublettencheck eine hohe Prozentzahl ermitteln. Ob es sich tatsächlich um denselben Debitor handelt, entscheiden Sie am Ende manuell. Möglicherweise ist der Debitor umgezogen? Oder handelt es sich um eine zweite Adresse, die durchaus Relevanz hat? Ebenso wird mit Namensähnlichkeiten umgegangen – sind „Axians“ und „Axians GmbH“ und „Axiians GmbH“ möglicherweise dieselben Debitoren, nur von verschiedenen Usern erfasst? Auch für das Reporting und die Analysen natürlich ein wichtiger Punkt, sollten alle diese Fälle eines Debitors im Daily Business in unterschiedlichen Belegen erfasst werden, es sich aber im Grunde um ein und denselben Debitor handeln. Den Dublettencheck gibt es als Online-Version, und als Batch-Version, sodass hier verschiedene Herangehensweisen abgedeckt werden können.

Ăśbersicht der Online-Version des Dublettenchecks
Ăśbersicht der Online-Version des Dublettenchecks

Fazit

Der Umstieg auf S/4HANA – eine echte Herausforderung. Da nimmt man gerne alles mit, was diese Herausforderung etwas leichter macht. Der Business Partner und die damit verbundene CVI bietet diese Möglichkeit. Im Beitrag ist deutlich geworden, dass man nicht früh genug mit den Überlegungen und Konzepten zum Business Partner anfangen kann. Vieles von dem, was sowieso gemacht werden muss, kann bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt – teilweise sogar vor dem S/4HANA-Hauptprojekt – umgesetzt werden und dezimiert so auf allen Seiten den Zeit- und Leistungsdruck, wenn es an die Umstellung geht. Auch das Umdenken in den Prozessen und der Datenanalage ist eine großartige Chance, dass die Umstellung auf S/4HANA nicht nur gelingt, sondern auf voller Linie ein Erfolg wird, indem die Prozesse und Daten nicht blind übernommen, sondern kritisch hinterfragt werden und somit ihr Potential auf Verbesserung entfalten können.

Stehen Sie bereits kurz vor der Customer Vendor Integration mit dem SAP Solution Manager? Oder haben Sie noch Fragen zum Dublettencheck? Rufen Sie uns heute noch unverbindlich an – unser Expert Guide berät Sie gern!  Gerne analysieren wir mit Ihnen gemeinsam in einem Workshop die folgende Frage: Wo stehen Sie in Bezug auf S/4HANA? Dabei checken wir in 5 Schritten Ihr SAP-System auf Ihre technischen Voraussetzungen und den Release-Stand, die Komplexität Ihrer Debitoren/Kreditoren, Ihr Datenvolumen und MengengerĂĽst, Ihre Erweiterungen, und Ihre Datenqualität! Wir wĂĽnschen Ihnen viel Erfolg bei der Umstellung auf S/4HANA und den neuen Business Partner!

Carolin Kiel | Junior Consultant SAP SD Carolin Kiel ist seit 2018 bei Axians tätig. Als SAP SD Consultant liegen ihre Schwerpunkte in der Beratung und Betreuung von Kunden im SD-Modul. Insbesondere Tätigkeiten im Bereich des Application Support sowohl im First Level als auch Second Level Bereich sowie die Projektleitung bei S/4HANA Einführungen liegen in ihrem Kompetenzbereich.