Arrangieren Sie bisher noch all Ihre Projektunterlagen über eine Excel-Tabelle oder schicken ständig E-Mails über verschiedene Verteiler, um den aktuellen Stand Ihrer Projekte in Erfahrung zu bringen? Würde es Ihnen Arbeit ersparen, hätten Sie einen Ruum, in dem Sie alle Unterlagen zu Ihrem Projekt ablegen könnten? Nein, Sie haben richtig gelesen, wir haben keinen Rechtschreibfehler gemacht: In SAP Ruum können Sie Ihre Projekte in Räume unterteilen, in denen alle Unterlagen, Korrespondenzen und Aufgaben gesammelt werden – erweitert durch eine Low-Code/ No-Code (LCNC)-Prozessautomatisierung.

 

Neue Herausforderungen zeigen verkrustete Strukturen auf

Die nach wie vor grassierende Pandemie hat vor knapp einem Jahr zahlreiche Unternehmen vor eine Herausforderung gestellt: Viele Prozesse waren eingefahren, fest darauf ausgelegt, dass sämtliche Tätigkeiten vor Ort stattfinden. Von jetzt auf gleich mussten Verfahren geändert werden, die Arbeit von Zuhause wurde Hals über Kopf eingerichtet, digitale Treffen mussten organisiert werden. Viele erkannten die Zeichen der Zeit, denn an verkrusteten Strukturen festzuhalten, könnte für die Firma bedeuten, gewaltige Probleme hinter sich herzuziehen. Die SAP hat deswegen auf Hochtouren an der Fertigstellung eines Produkts gearbeitet, das bereits einige Zeit in der internen Startup-Schmiede in Entwicklung war – SAP Ruum.

Die Applikation ist zwar keine logische Weiterentwicklung der bereits länger existierenden Lösungen SAP PS und SAP PPM, hat jedoch einige Besonderheiten, die das Produkt sowohl für den Um- als auch für den Neueinstieg interessant machen.

Was erwartet Sie in den Ruums? Ein Funktionsüberblick

Wenn Sie also im Foyer von SAP Ruum ankommen, sehen Sie alle Türen in Form von Links, die in die verschiedenen Projekt-Ruums führen, außerdem können Sie wichtige Aufgaben, wie auf einem Whiteboard betrachten und ausstehende Freigaben einsehen. Kritische Statusmeldungen zum aktuellen Zustand des Projekts sind hier genauso zu finden wie Gruppierungen und Zuordnungen über Labels. Die Kommunikation aller beteiligten Mitarbeiter*Innen kann über Kommentare oder eine Chatfunktion geregelt werden, sodass die Suche nach wichtigen Informationen in Ihrem Postfach der Vergangenheit angehört. Um diese Funktionalität optimal ausnutzen zu können, können Sie ohne Probleme projektbezogene E-Mails in den Ruum weiterleiten. Sie können außerdem automatisiert für jeden einzelnen Ruum einen Report erstellen lassen. Um Ihre Projektarbeit so einfach wie möglich zu machen, können Sie wiederkehrende Projekte (wie beispielsweise das Onboarding neuer Mitarbeiter*Innen) duplizieren und über variable Textbestandteile einfach modifizieren. Alternativ generieren Sie direkt ein neues Template, was die Neuanlage noch einmal deutlich vereinfacht.

Dann betreten Sie Ihren Projekt-Ruum das erste Mal: Sie haben hier zunächst Ihre Ziele, die Verantwortlichkeiten und Meilensteine und somit die Rahmenbedingungen im Überblick. Alle weiteren benötigten Informationen lassen sich ebenfalls einfach über Point & Click einfügen, sodass Sie für Ihr Projekt einen nach Ihrem Geschmack eingerichteten Ruum zur Verfügung haben. Laden Sie Gäste in Ihr Arbeitszimmer ein, geben Sie ihnen genau die Rechte, die für ihre Rolle wichtig sind, und verteilen Sie anschließend die Aufgaben. Sowohl in der Ruum-Übersicht als auch im Foyer, der Startseite der App, finden Sie Aufgaben, die noch nicht abgeschlossen sind und können die Verantwortlichen zeitnah kontaktieren. Wenn Sie im Ruum sind, können Sie die Aufgaben auch mittels einer Kanban-Oberfläche gruppieren und managen.

Ruum ermöglicht es Ihnen, verschiedene Datentypen in den jeweiligen Unterabschnitten abzulegen. Neben Inhalten, die Sie ohne Probleme auch lokal in Ihrer Tabellenbearbeitung einsetzen können (dies beinhaltet Text, Tabellen und Bilder), ermöglicht Ihr Ruum es Ihnen, Aufgabenlisten, Fortschrittsanzeigen und eine Reihe an unterschiedlichen Dateiformaten einzubinden.

Von Projektmanagement zu Prozessautomatisierung – Was macht Ruum anders?

Die Ruums bieten Ihnen allerdings mehr als das reine, klassische Projektmanagement: Bereits kurz nach der Veröffentlichung der ersten Version kündigte die SAP eine Beta an, in der die Process Automation im Vordergrund steht. Durch die einfache Integrierbarkeit mit anderen ERP- und CRM-Komponenten können Sie Ihre Prozesse selbst automatisieren oder an Ihre Kolleg*Innen abgeben, ohne dass die Beteiligten komplexe Programmiersprachen lernen müssten. Mit einfachen Drag & Drop-Operationen stellen Sie die Logik für Prozesse auf und bei Bedarf steht Ihnen auch Hilfe in Form der Künstlichen Intelligenz der SAP zur Seite. Der Vorteil: Die Prozesslogik wird direkt von den Mitarbeiter*Innen gepflegt, die für die Entwicklung der Geschäftslogik verantwortlich sind und der Umweg über Ihre IT-Abteilung wird gespart.

Falls Sie ein*e IT-Administrator*In sind, die sich Sorgen darüber macht, dass jemand Ihren Ruum (oder schlimmer: Ihre gesamte Systemlandschaft) verwüstet, können Sie sich entspannt zurücklehnen. In SAP Ruum behalten Sie volle Kontrolle über das Berechtigungskonzept, denn niemand kann Datensätze verändern, für die bereits vorher keine Berechtigungen bestanden. Die Einbindung der Software erfolgt über APIs, sodass Sie auch Prozesse in Nicht-SAP-Software automatisieren können.

Die SAP bietet Ruum bisher in zwei unterschiedlichen Lizenzmodellen an: In der kostenlosen Variante ist grundlegendes Projektmanagement möglich, doch erst die lizensierte Version ermöglicht Ihnen die vollumfängliche Integration in Ihre vorhandenen Lösungen, KI-Zugriff und weitere Features, die Ihrem Unternehmen die Arbeit in den Ruums so angenehm wie möglich machen.

Fazit

Mit Ruum bietet die SAP Ihnen ein modernes Projektmanagement-Tool, das Ihre Prozesse durch Automatisierung verschlankt, Ihre IT entlastet, indem einfache Prozesse von allen Mitarbeiter*Innen gepflegt werden können, das aber auch verhindert, dass Veränderungen von Nichtberechtigten getätigt werden können.

Lohnt es sich auch für Sie, in den Ruum hineinzuspazieren? Das kommt auf Ihre grundsätzlichen Geschäftsprozesse an. Zwar ist SAP Ruum im Gegensatz zu anderen Lösungen der SAP sehr viel einfacher auch in kleinen Unternehmen wirtschaftlich nutzbar, doch bevor Sie Hals über Kopf hereinstürmen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, ob diese Komponente in Ihrem Gesamtsystem sinnvoll integrierbar ist. Um Ihnen bei dieser Abschätzung behilflich zu sein, bieten wir Ihnen gerne ein kostenfreies Beratungsgespräch mit unserem Solution Architect Thomas Feller an.

Lucas Millbrodt | Consultant SAP CX Lucas Millbrodt hat sein Studium in Chemie (M.Sc.) abgeschlossen und arbeitet derzeit an seiner Dissertation. Seit er Teil des Consulting Teams der Axians NEO Solutions & Technology GmbH ist, beschäftigt er sich insbesondere mit den technischen Schwerpunkten in der SAP UI5-Entwicklung, neuen Produktlinien der SAP, wie Kyma oder Ruum, sowie mit dem SAP C/4-Portfolio, vordergründig der SAP Marketing Cloud.