Kundenvorteile

Fehlerfreie neue SharePoint-Umgebung auf aktueller Version mit Dokumentation; Globale Arbeitsplattform mit guter Wartbarkeit, neuem Design und erweiterten Funktionalitäten

Kunde

GOPA

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Holger Fleck

Senior SharePoint Consultant, Software & Solutions Development

+49 69 38013500-0

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Projektumfeld

Drei-Schluchten-Damm gefällig? Oder Internet in der Savanne? Für solche und viele weitere große wie kleinere Vorhaben sind GOPA Consultants seit über 50 Jahren vor allem in Schwellen- und Entwicklungsländern weltweit aktiv. Mit diesem Engagement als unabhängige private Berater konnten so bereits über 3.000 Projekte in mehr als 130 Ländern der Erde erfolgreich umgesetzt werden. Und die Expertise bei GOPA umfasst dafür ein beeindruckend weites Feld: von der Wirtschaftsentwicklung, über Gesundheits- und Finanzpolitik, IT- und Business-Consulting bis hin zur Energie und Wasserwirtschaft. Umgesetzt werden damit unter anderem Planungen, Steuerung und Ausbildungsprojekte für internationale Finanzierungsagenturen sowie in der Privatwirtschaft. Alle globalen Aktivitäten der GOPA Teams werden dabei vom Hauptsitz im hessischen Bad Homburg aus koordiniert. Dort befindet sich auch die zentrale IT-Administration – und hier fungierte bis vor einiger Zeit eine Share- Point Umgebung in Version 2010 als zentrale Plattform für den Austausch von Dokumenten und zur Organisation der laufenden Arbeiten. Das Ganze mit zahlreichen selbstentwickelten Lösungen und Besonderheiten, vor allem aber mit einer Reihe von Stolpersteinen und Schwächen. Kurz: ein Fall für „Entwicklungshilfe“ der etwas anderen Art. Nämlich durch den Einsatz der SharePoint Spezialisten von Axians.

Projektanforderungen & Projektziele

Organisationen wie GOPA verwenden SharePoint als sicheren Ort zum Speichern und Strukturieren von Information sowie zum Zugriff und der Freigabe von praktisch jedem Gerät via Webbrowser. SharePoint bietet darüber hinaus viele Optionen, um an individuelle Anforderungen der User angepasst zu werden: vom optischen Design über spezielle Workflows bis zur Anbindung eigener Programme bzw. Lösungen. So wurde dies auch bei GOPA genutzt und gehandhabt. Nachdem der dafür zuständige Mitarbeiter – und zwar in Personalunion als Entwickler, Admin und Architekt für SharePoint tätig – das Unternehmen verlassen hatte, bestand allerdings ein Problem: die Lösungen waren nirgendwo dokumentiert und Weiterentwicklungen oder auch nur Änderungen so nur sehr schwer möglich. In der Regel wird eine SharePoint-Lösung mittels einer Lösungspaketdatei (WSP) auf einem SP-Server bereitgestellt. Hier gab es nun „unzählige“ WSP mit den verschiedensten Abhängigkeiten zueinander. Alles in allem: eine SharePoint Landschaft ohne Ansprechpartner – dafür aber mit zügigem Handlungsbedarf. Für Axians lautete der Auftrag somit, hier die Umgebung ebenso schnell wie umfassend auf ein Niveau mit guter Wartbarkeit und exakter Dokumentation zu heben. Dazu mit zeitgemäßem Design und sauberen Anpassungen.

Umsetzung

Upgrades von SharePoint 2010 auf die Version 2013 basieren so gut wie immer auf einer erfolgreichen Datenbankmigration. Das heißt: zunächst gilt es, eine SharePoint 2013-Farm zu erstellen und diese vorzubereiten. Im nächsten Schritt werden die Datenbanken in die neue Umgebung kopiert und die Datenbanken auf SharePoint 2013 upgedatet. Auch bei GOPA befand sich die aktuelle Umgebung auf SharePoint 2010 – allerdings mit zahlreichen selbstentwickelten Lösungen und Besonderheiten. Schon das Beheben von kleinen Fehlern in den bestehenden Lösungen erwies sich hier aufgrund der fehlenden Dokumentation oft als knifflige Angelegenheit. Und weitere Knackpunkte zeigten sich ebenfalls reichlich: so u.a. jede Menge an Lösungen mit unbekannten Abhängigkeiten, dazu Features, die auf fest hinterlegte URLs, IDs und Namen gingen oder „wacklige“ Verbindungen zu den weltweiten Entwicklungshilfe-Beratern in Ländern mit schlecht ausgebautem Internet. Ein wesentlicher Grundstein für die erfolgreiche Umsetzung von Axians wurde daher schon im Vorfeld gelegt: in Form einer Testmigration im Rahmen des Proof of Concept. Auch, um geschäftskritische Parameter während des Upgrades abzusichern. So liegt zum Beispiel die Projektliste zur Organisation von Projekten für alle GOPA Firmen im SharePoint und muss zu definierten Zeiten uneingeschränkt erreichbar sein.

Projektergebnis

In Time, in Budget und in neuem Design: Nach erfolgreichem Abschluss der Migration verfügt GOPA nun wieder über eine SharePoint-Umgebung auf aktueller Version mit sauber-durchgängiger Dokumentation und komfortabler Wartbarkeit. Dazu erweitert um neue Funktionalitäten wie dox42 zur Dokumentautomation und Datenintegration oder Nintex Workflow zur grafisch unterstützten Automatisierung von Geschäftsprozessen. Und zum Hintergrund des Engagements von Axians für dieses Projekt resümiert Stefan Dörr als CIO der GOPA GmbH wie folgt: „Mit dem SharePoint Team von Axians haben wir uns eindeutig die richtige Expertise für diese Migration ins Haus geholt. Ohne deren akribische Einarbeitung in unsere Besonderheiten und die Lösungskompetenzen bis ins Detail wäre dieser Weg für rund 500 Clients sicher nicht im Rahmen unserer Kapazitäten und Vorstellungen gangbar gewesen.“

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