ATAX – So überprüfen Sie USt-ID-Nummern schnell & sicher auf SAP S/4HANA

Seit einigen Jahren sind Unternehmen durch ein Gesetz dazu angehalten, die Gültigkeit der USt-IdNr. eines Abnehmers oder Lieferanten in der EU, im Inland wie im Ausland, zu überprüfen. Durch eine aktuelle Gesetzesänderung werden die Bedingungen sogar noch verschärft. Unternehmen müssen zusätzlich dokumentieren und für mehrere Jahre archivieren, dass sie die USt-IdNr. validiert haben. Eine Vernachlässigung dieser Pflicht kann drastische steuerliche Auswirkungen nach sich ziehen.

Von der SAP werden bisher keine hauseigenen Prüfmethoden zur Verfügung gestellt. Was also tun, wenn der Zwang da ist, das Werkzeug aber fehlt? Vor dem Hintergrund der Transition zu SAP S/4HANA stehen zahlreiche SAP-Anwenderunternehmen vor genau dieser Herausforderung – zumal viele Drittanbietertools (noch) keine S/4HANA-Kompatibilität aufweisen.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen unsere Antwort auf diese Frage vorstellen: ATAX (Axians Lynx TAX-Id Check) – ein Add-on, dessen Kernfunktion in der Bestätigung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern per Online-Schnittstelle für ein SAP-System besteht. Geprüft werden Geschäftspartner und Vertriebsbelege im In– und EU-Ausland.

Woher kommt ATAX?

Beim Add-on ATAX handelt es sich um eine Eigenentwicklung der Axians Lynx GmbH. Die erste Generation des Programms zur Prüfung hieß „LAUI“ – Lynx Auslandsumsatzsteuer-ID Prüfung. Dieses Add-On besteht schon seit mehreren Jahren und wurde konstant weiterentwickelt. Mit der Anpassung des Gesetzes, der Pflicht zur Validierung der Umsatzsteuer-ID und der Veröffentlichung des neuen SAP S/4HANA Systems wurde eine komplette Neuentwicklung des Programms vorgenommen.

Denn genau hier liegt der Fokus von ATAX: die gezielte Lauffähigkeit für S/4HANA. Während der Source Code verschlankt wurde, wurden Funktions- und Einstellungsvielfalt für den Benutzer vergrößert. Zudem sorgen wir dafür, dass die Softwarelösung möglichst einfach auf einem SAP-System installiert werden kann. Neben der einfachen Installation der Software beinhaltet der ATAX eine lauffähige Grundeinstellung, die immer mit ausgeliefert wird. Der Benutzer kann mit wenigen Klicks selbstständig den ATAX zu jederzeit auf die lauffähigen Grundeinstellungen zurücksetzen.

Wie funktioniert ATAX?

  • Das Programm ATAX nutzt die offiziell verfügbaren Webservices. Zum einen ist das der EU-weite Webservice (MIAS). Dieser Webservice wird grundlegend bei einer Prüfung genutzt, bei der nur die Umsatzsteuer-ID geprüft werden muss.
    Neben der einfachen Prüfung der Umsatzsteuer-ID gibt es noch die qualifizierte Prüfung. Bei dieser Prüfung werden neben der Umsatzsteuer-ID auch die Adressdaten geprüft. Für qualifizierte Prüfungen stehen bspw. Webservices vom Bundesfinanzministerien in Deutschland und Österreich zur Verfügung. Durch die Möglichkeit zur Nutzung von staatlichen Webservices werden dritte Parteien und Webseiten umgangen und die Daten sicher übertragen.
  • Interessenten, Debitoren, Kreditoren und der, ab S/4HANA verpflichtende Business Partner, können geprüft werden.
  • Die Bestätigungsmitteilungen der Finanzbehörde können im Zuge dieser Prüfungen zusätzlich angefordert werden. Darüber hinaus können Angebote, Aufträge, Lieferungen und Fakturen geprüft werden. Das Add-On kann so eingestellt werden, dass bei negativen Prüfergebnissen die Belege oder Partner automatisch gesperrt werden. Automatisches Entsperren nach der Korrektur der Belege ist ebenso möglich.
  • Die Prüfungsergebnisse werden im SAP für jeden Prüfvorgang gespeichert und stehen dort für Auswertungen und den Nachweis der ordnungsgemäßen Prüfung zur Verfügung.
  • ATAX verbindet die Vorteile von serverbasierten Zusatzlösungen außerhalb des SAP mit einer einfachen und kostengünstigen Implementierung. Die Lösung erzeugt keine Lizenz-, Hardware oder Wartungskosten!

So sieht ATAX aus

Der ATAX hat eine zentrale Administrationsoberfläche, um einfach und zentral alle benötigten Inhalte zu sehen und einzustellen. Sie erhalten einen Überblick über alle gesperrten Objekte, ein Protokoll aller Prüfung und die Möglichkeit den ATAX auf das aktuelle System anzupassen. Zusätzlich kann eingestellt werden, nach welchen Regeln die Prüfung durchgeführt werden soll.

ATAX zur Prüfung der USt-ID
ATAX zur Prüfung der USt-ID

Verschiedene Prüfungsarten vom ATAX

Der ATAX bietet eine Auswahl vom insgesamt drei Prüfungen an:

  1. Online-Prüfung für die Anlage und Änderung von Geschäftspartnern und Vertriebsbelegen. Diese grundlegende Prüfung wird immer ausgeführt, wenn in der SAP-Oberfläche einer der oben beschriebenen Objekte angelegt oder geändert wird.
  2. Batch-Prüfung für die Anlage oder Änderung der Partner und Belege im Hintergrund: Dies funktioniert mit anschließendem E-Mail-Versand, um die Ergebnisse der Prüfung mitzuteilen.
  3. Massenprüfung für bestehende Geschäftspartner und Vertriebsbelege im Hintergrund.

Alle diese Prüfungen können die Vertriebsbelege oder Geschäftspartner abhängig von den eingestellten Regeln und dem Prüfungsergebnis sperren. Die Prüfung kann auf zwei Arten erfolgen: Eine simple Prüfung der Ust-IdNr. oder eine qualifizierte Prüfung der Ust-IdNr mit der Prüfung bzw. dem Erhalt einer Adresse.

Funktionen im Detail

Axians bietet die Umsatzsteuer-Identifikationsnummernprüfung mit folgenden Kernfunktionen an:

  • Automatische Anforderung der schriftlichen Bestätigungsmitteilung, falls diese von den Webservices mitgeliefert wird
  • Einstellbare Prüfung
    • einfache Prüfung: Prüfung der Ust.-IdNr.
    • qualifizierte Prüfung: Umfassendere Prüfung der Ust-IdNr. in Kombination mit der Adresse
  • Automatische Protokollierung der Ust-IdNr. Prüfungen
  • Automatisches Sperren/ Entsperren von geprüften Objekten, wenn gewünscht
  • Einfache und zentrale Administrationsoberfläche für das vollständige Customizing des Add-On’s
    • Generelles Customizing des Add-On’s (bspw. E-Mail-Empfänger, Webservice Einstellungen, Prüfungseinstellungen etc.)
    • Zurücksetzen auf die Standardeinstellungen
    • Überblick über die protokollierten Prüfungen
    • Überblick über die gesperrten Objekte
  • Bereitstellung eines Reports zur Massenprüfung der Geschäftspartner, die noch nicht geprüft wurden
  • Benachrichtigung des Nutzers bei falscher Umsatzsteuer-ID. Dabei kann der Benutzer, über ein Pop Up, eine E-Mail oder über beide Möglichkeiten gleichzeitig, benachrichtigt werden.

Ausblick

Das Add-On entwickelt sich laufend weiter, um auch zukünftige Anforderungen erreichen zu können. Was ist für die Zukunft geplant?

  1. Übernahme der Administrationsoberfläche in das SAP-Fiori Launchpad
  2. Erweiterungspunkte für Kundenentwicklung in dem Add-On

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