Lizenzmanager: die Multitalente der IT

Was haben Lizenzmanager mit Kunstturnern, Detektiven und Mediatoren gemeinsam? Sehr viel sogar. Der Lizenzmanager muss einen detaillierten Überblick über das Terrain haben, auf dem er sich bewegt. Flexibel, technisch versiert und mit einer gehörigen Portion Finesse ausgestattet, muss er nicht nur das Pflichtprogramm beherrschen, sondern auch die Kür. Dabei gleicht seine Tätigkeit oft der akribischen Recherche eines Detektivs, und am Ende gilt es, wie ein guter Mediator, einen Kompromiss zwischen den Bedürfnissen verschiedener Seiten und Abteilungen zu finden.

Fast alle Lizenzmanager, die ich kenne, sind als Quereinsteiger auf diesen verantwortungsvollen Posten gekommen. Ein fester Ausbildungsberuf ist es nämlich nicht. Vielmehr muss ein erfolgreicher Lizenzmanager viele unterschiedliche Fähigkeiten mitbringen, um für sein Unternehmen erfolgreich arbeiten zu können. Er muss den Spagat zwischen verschiedenen Protagonisten und deren Umfeld schaffen: den Spagat zwischen den Wünschen der Anwender und den Anforderungen der Geschäftsprozesse; den Vorstellungen der Geschäftsleitung und den Budget-Plänen des Einkaufs. Darüber hinaus muss er neben den Vertragsvereinbarungen mit dem Software-Hersteller auch den rechtlichen Rahmen im Auge behalten und nicht zuletzt die Compliance-Vorgaben des Gesetzgebers erfüllen.

Ein breites Potpourri an Skills ist gefragt

Lizenz-Spezialisten müssen über ausreichend IT-Wissen verfügen, um mit der IT-Abteilung auf Augenhöhe kommunizieren zu können. Das kann auch bedeuten, so manchen Strauß mit den IT-Kollegen auszutragen, denen die technischen Abfragen aus der Lizenzabteilung Mehrarbeit verursachen. Doch nur auf Basis von auswertbaren Daten aus der IT können Lizenzmanager zuverlässig beurteilen, in welchem Umfang und Rahmen Software genutzt wird und ob Lizenzverstöße vorliegen.

Große Sorgfalt beim Prüfen des Bestands und ein guter Spürsinn für Einsparpotenziale sind weitere Eigenschaften eines guten Lizenzmanagers. Dazu muss er sein Umfeld, also die IT, gut kennen und dafür sorgen, dass ein vollständiges Bild der dort eingesetzten Komponenten vorliegt. Detektivische Fähigkeiten sind dabei durchaus von Vorteil. Die Praxis zeigt: Die technisch orientierten Kollegen sind meist offen für Ratschläge, wie sich Lizenzverstöße und Strafzahlungen vermeiden lassen.

Die beste Möglichkeit, um den notwendigen Überblick zu erhalten, ist ein internes Audit („Healthcheck“), bei dem sämtliche Lizenzen und sämtliche aktuell verwendete Software, inklusive Versionsangaben, erfasst werden. So ein Audit kann die IT-Strukturen durcheinanderwirbeln, denn nicht selten werden dabei auch Produkte aufgespürt, die längst nicht mehr verwendet werden, obwohl die Lizenzgebühren weiterlaufen. Das Einsparpotenzial einer solchen Aktualisierung kann, je nach Umfang der IT-Infrastruktur, beachtlich sein. Nicht selten lassen sich in einem Unternehmen Zehn- oder Hunderttausende Euro einsparen, wenn es sich von solchen „Karteileichen“ trennt und überflüssige Lizenzverträge kündigt.

Gut, wenn der Lizenzmanager weiß, wie hier zu verfahren ist, welche Fristen eingehalten werden müssen und was an den vorliegenden Verträgen mit dem Hersteller zu ändern ist. Damit lässt sich auch beim Einkauf punkten.

Manchmal muss es ein Spezialist sein

Ein Audit kann ein aufwendiges Projekt sein und sich über Wochen, manchmal sogar Monate hinziehen, selbst wenn intelligente Scan-Tools verwendet werden. Der Zeitrahmen hängt von der auditierten Software und dem Umfang ab, in dem die Produkte genutzt werden.

In großen Organisationen sind in der Regel mehrere Lizenzmanager im Einsatz, denn niemand kann die unterschiedlichen Lizenzbestimmungen sowie die Prüfmodalitäten sämtlicher Hersteller vollständig im Blick haben. Deshalb ist es in einem Unternehmen mit einer komplexen Infrastruktur sinnvoll, für jeden Software-Hersteller einen eigenen Lizenzmanager zu beschäftigen. Das gilt besonders dann, wenn sich die Unternehmensstrukturen möglicherweise auf eine Vielzahl nationaler und internationaler Niederlassungen verteilen.

Eine besondere fachliche Herausforderung stellt der Bereich der IBM-Software dar. „Big Blue“ hat ein umfangreiches Portfolio und deckt damit ein breites Spektrum an Anwendungen und Geschäftsprozessen ab. Ohne SaaS hat der IT-Pionier aktuell mehr als 5.500 Produkte im Angebot.

Von Metriken und Stolpersteinen

Bei einem IBM-Audit können unterschiedlichste Metriken (insgesamt gibt es mehr als 150) ins Spiel kommen. Dabei geht es nicht nur um die Produkte an sich, sondern auch um die jeweiligen Versionsstände. Hinzu kommen die in feinster Bürokratensprache formulierten Lizenzbestimmungen, die manchen versteckten Stolperstein enthalten können.

Die Lizenzbestimmungen beziehen sich manchmal aber auch auf die Verbindungen zu anderen Komponenten und/oder Sonderbedingungen, die sich auf die individuellen Unternehmensstrukturen beziehen. In der Regel müssen auch aufwendige technische und organisatorisch anspruchsvolle Nachweise erbracht werden. Dafür kommt häufig das IBM License Metric Tool (ILMT) zum Einsatz. Die Wahrscheinlichkeit, ungewollt Lizenzverstöße zu begehen, ist signifikant. Schon ein paar versehentlich falsch kopierte virtuelle Maschinen können schnell einen finanziellen Schaden in sechs- bis siebenstelliger Höhe verursachen.

Externe Unterstützung ist sinnvoll

Einen Überblick über die Anforderungen des Lizenzmanagements im IBM-Umfeld zu behalten, ist nicht einfach, weshalb häufig weitere Spezialisten zu einem Audit hinzugezogen werden. Axians beispielsweise hat jahrelange Erfahrungen und kann dem Lizenzmanager sowohl im Audit als auch in den Abschlussgesprächen mit den IT-Abteilungen, der Unternehmensleitung und dem Einkauf unterstützend zur Seite stehen.

Lizenzmanagement ist keine Lösung von der Stange, sondern erfordert viel Maßarbeit und ein feines Gespür dafür, wie sich Bestand, Bedarf und Budget unter einen Hut bringen lassen. Ein Lizenzmanager braucht daher ein dickes Fell und ein gerütteltes Maß an Durchsetzungskraft, denn er belastet seine IT-Kollegen mit zusätzlichen Aufgaben oder macht sich unbeliebt, wenn er Lizenzverstöße meldet. Und nach einem Audit notwendige, nicht budgetierte Nachlizensierungen sorgen beim Einkauf oft für Schweißausbrüche.

Der Lizenzmager muss nicht nur die Eigenschaften eines Kunstturners, Detektivs und Mediators haben. Er ist auch als Kommunikator gefragt, der die Sprachen der verschiedenen Geschäftsbereiche und Einsatzgebiete beherrschen und übersetzen muss. Sein Aufgabenbereich ist denkbar vielseitig – er muss zugleich „Allrounder” und hochspezialisiert sein. Je nach Unternehmensgröße übersteigt diese Aufgabe die internen Kapazitäten. Kompetente Partner helfen, dieses Kunststück erfolgreich zu meistern.

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