Nicht erst seit Corona ist Microsoft 365 essenziell fürs Teamwork in vielen Unternehmen. Hinzu kommt damit auch eine strategische Ausrichtung in Richtung Public Cloud. Hier ist Microsoft 365 ohne Frage einfach bequem und effizient. Aber wie steht’s um Ihre Datenkontrolle? Microsoft bietet Kunden zwar einen starken Service – allerdings mit Fokus auf die Infrastruktur und dem Sichern der Dienstverfügbarkeit. Der verbreitete Irrglaube, Microsoft erstelle auch vollständige Backups von den Daten seiner Nutzer, kann da fatale Folgen haben. Es gilt, sich der eigenen Verantwortung bewusst zu werden.

Als Office 365-Provider stellt Microsoft sicher, dass Infrastruktur und Applikationen jederzeit zur Verfügung stehen. Doch ein Schutz vor Datenverlust ist damit nicht automatisch gegeben. Hier müssen Unternehmen selbst aktiv werden und zusätzliche Maßnahmen für den Backupschutz etablieren. Letztlich liegt es an Ihrer Initiative, ob Sie immer gesichert auf Ihre Exchange-, SharePoint-, OneDrive for Business- und Teams-Daten zugreifen können – und vor allem auch die Kontrolle über diese behalten. Wenn Sie Ihre Daten On-Premise selbst sichern, warum also nicht in der Cloud?

Das Missverständnis hat einen Namen: Georedundanz

Immer wieder wird Microsoft eine zentrale Verantwortung zugeschrieben, für die aber tatsächlich die Nutzer in der Pflicht stehen: nämlich die Sicherung und langfristige Aufbewahrung von Microsoft 365-Daten. Dazu muss man wissen, dass Microsoft 365 georedundant organisiert ist – und eben dies sehen viele als ein Synonym für Backups. Was aber so nicht stimmt! Ein Backup bedeutet das Kopieren vorhandener Daten, wobei diese Kopie an einem anderen als dem ursprünglichen Speicherort der Daten hinterlegt wird. Georedundanz dagegen schützt vor Standort- oder Hardwareausfällen indem nicht verfügbare Infrastrukturen von anderen Standorten quasi „vertreten“ werden – sodass Nutzer produktiv bleiben können, ohne etwas von den Problemen zu bemerken.

Papierkorb, Postfach und andere Pannenquellen

Eine ergänzende Backup-Lösung für Microsoft 365 ist auch wichtig, weil die nativen Papierkörbe und Versionsverläufe keinem echten Backup entsprechen. Selbst mit den bordeigenen Recovery-Tools von Microsoft 365 ist es nicht immer möglich, beschädigte oder versehentlich gelöschte Dateien wiederherzustellen. Gleiches gilt für E-Mail-Postfächer: Nach einer Löschung ist es nicht automatisch möglich, die Postfächer zeitpunktgenau beim Exchange Server wiederherzustellen. Die Lösung kommt hier nur in Kombination mit dem Backup-Tool eines Drittanbieters. Wobei der Archivierungszeitraum für Mails in Microsoft 365 ohnehin bei nur 30 Tagen liegt, was im Sinne einer rechtssicheren Archivierung von z.B. Geschäftskorrespondenz oder Buchungen kritisch sein kann. Und nicht zu vergessen: die alltäglichen Bedrohungen Ihrer IT. Auch da hilft der Papierkorb nicht wirklich. Durchschnittlich dauert es von einer Daten-Manipulation bis zu deren Entdeckung 140 Tage. Das ist viel zu lange! Mit großer Wahrscheinlichkeit werden Sie erst dann bemerken, dass etwas fehlt, wenn der Papierkorb längst geleert ist.

Individuelles Backup. Kollektive Verantwortung.

Alle Cloud-Services von Microsoft folgen einem Credo: Shared Responsibilities for Cloud Computing. Und nur dieses Prinzip der gemeinsamen Verantwortung sichert Ihnen den Schutz vor versehentlichem Löschen, Malware oder Ransomware-Angriffen sowie Datenverlust aufgrund von ausscheidenden Mitarbeitern oder deaktivierten Konten. Wenn Sie z.B. einen Nutzer löschen, ob gezielt oder aus Versehen, wird diese Änderung aufs gesamte Netzwerk angewendet. Auch die private SharePoint-Website des Nutzers und seine OneDrive-Daten werden gelöscht. Die Papierkorbfunktion und der Versionsverlauf in Microsoft 365 schützen dagegen nur bedingt vor Datenverlust. Anders wiederum das unwiderrufliche Löschen eines Elements aus der Postfachdatenbank. Ein derart gekennzeichnetes Element lässt sich tatsächlich nicht mehr wiederherstellen. Erst eine individuelle Backup-Lösung für Microsoft 365 erlaubt Ihnen die Wiederherstellung von beschädigten oder versehentlich gelöschten Dateien. Zwar bietet Microsoft die Option „Aufbewahrung für juristische Zwecke“ – dabei handelt es sich aber nur um ein kleines Sicherheitsnetz und keine solide Backup-Lösung, auf die Sie sich im justiziablen Ernstfall verlassen können.

Ihr professionelles Backup & Recovery für Microsoft 365

Wie wär’s also mit einem integren und integrierten „Sicherheitsdienst“ für Ihre Daten? Ist der Microsoft 365 Betrieb gesichert, entwickelt Axians für Sie eine maßgeschneiderte Backup- und Restore-Strategie. Zusammen mit Ihnen werden dafür alle zentralen Fragen gestellt – und beantwortet. Insbesondere: Was wird wie, wann und vor allem warum gesichert? Bei der Übernahme der Cloud-Backup-Lösung übernehmen wir auch die Betriebsverantwortung für Sie. Mit Pluspunkten wie unter anderem:

  • Skalierbares Backup
  • Granulare Wiederherstellung für E-Mails, Dateien & Collaboration
  • Multi-Geo Unterstützung
  • Höchste Restore-Performance
  • Einfache such- oder kalenderbasierte Wiederherstellungsoptionen
  • DSGVO-konforme Bereinigung der Backupdaten
Christopher Kosak | Account Manager Christopher Kosak ist Spezialist wenn es um Cloud Managed Services geht. Als ehemaliger Microsoft Cloud Architekt kennt er die Bedürfnisse und Herausforderungen der Kunden an eine Cloud Lösung sehr genau.