Elektronische Notifizierungslösung eTFSportal nimmt Fahrt auf

Erste Pilotphasen gemeistert: Grenzüberschreitende Entsorgung wird papierlos

Axians hat die abfallwirtschaftliche Speziallösung eTFSportal erfolgreich im Markt bei mehreren Unternehmen pilotiert. Entsorger, Abfalltransporteure, Speditionen und Abfallerzeuger setzen das Portal jetzt im Live-Betrieb ein, um ihre gesamten Prozesse bei der grenzüberschreitenden Verbringung von Abfall nahtlos zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren. Sie kommunizieren mit den beteiligten Partnern und Behörden jetzt papierlos und sparen sich dadurch nicht nur Zeit, sondern auch mehrere tausend Papierdokumente pro Jahr.

Der Weg zur elektronischen Kommunikation bei der grenzüberschreitenden Entsorgung steht Transporteuren jetzt grundsätzlich offen. Das neue Gesetz zur Änderung abfallverbringungsrechtlicher Vorschriften vom 1. November 2016 schreibt lediglich die Zustimmung der jeweiligen Behörden vor, um die notwendigen Dokumente für die Entsorgung in elektronischer Form übermitteln zu können. Jedoch viele Unternehmen zögern aufgrund von Rechtsunsicherheit noch mit der Umsetzung. Denn bei jedem Notifizierungsantrag müssen alle beteiligten Behörden einzeln zustimmen und verlangen unterschiedliche Prozesse, Authentifizierungs-Maßnahmen und -Dokumente. Das flexible eTFSportal schlägt die Brücke: Durch die Unterstützung der Axians-Spezialisten beim Einholen der Genehmigungen kommunizieren erste Unternehmen papierlos über eine elektronische Nachricht im BMU-XML-Format mit den Länderbehörden. Mit der Portallösung können Nutzer trotz europaweit unterschiedlicher Vorgaben damit starten, ihre Prozesse zu digitalisieren. Nach wie vor sind die gewohnten Kommunikationsvarianten Fax und E-Mail integriert, damit auch mit den Beteiligten, die papierlose Prozesse noch nicht umgesetzt haben, weiterhin Daten ausgetauscht werden können.

Entsorgungsspezialist Schirra kommuniziert papierlos und spart bei jedem Transport

Das Spezial-Entsorgungsunternehmen Schirra GmbH hat mit der Einführung der elektronischen Kommunikation nicht gezögert. Die europaweiten Öl- und Schmierstoff-Transporte werden über das eTFSportal gesteuert. „Wir wollten nicht mehr damit warten Kunden, Partnern und unseren Mitarbeitern die Prozesse zu vereinfachen. Außerdem bestand so die Chance Notifizierungsanträge und Transporte zu beschleunigen“, so Geschäftsführer Matthias Schirra. „Dank der Portallösung kommunizieren wir bei unseren aktiven Transporten schon jetzt in einem durchgängigen digitalen Prozess, beispielsweise mit den Behörden in Luxemburg und Deutschland. Weil die Behörden die Daten direkt einsehen können, sparen wir 10 bis 50 Prozent Kosten pro Transport dank der elektronischen Übermittlung. Trotzdem können wir mit anderen Beteiligten nach wie vor per Fax oder E-Mail interagieren, nun mit dem großen Vorteil, dass alle Vorgänge in einer zentralen Verwaltungs- und Managementplattform zusammenlaufen.“

Das Spezial-Entsorgungsunternehmen Schirra GmbH kommuniziert in einem durchgängig digitalen Prozess (Quelle: Schirra GmbH)

Durch die Einführung elektronischer Prozesse können in der Abfallwirtschaft bei allen Beteiligten signifikant Kosten eingespart werden. Conrad Paulus, Business Development für die Abfallwirtschaft der Axians IT Solutions, erläutert: „Die europäischen Behörden haben errechnet, dass sie europaweit 44 Millionen Euro sparen könnten. Bei einzelnen Landesbehörden ist schon ab 3.000 Transporten ein Einsparpotential von circa einhundert Tagen Erfassungs- und Kontrollaufwänden realistisch. Bei unseren Kunden wiederum zeigt sich, dass beispielsweise schon bei nur 100 Transporten pro Jahr – je nach Route – ein Verwaltungsaufwand von circa 1.200 Papierdokumenten wegfallen kann. Unsere größeren Kunden sparen somit an die 100.000 Dokumente pro Jahr! Mit dem eTFSportal realisieren wir dies bereits, während andere noch darüber nachdenken. Mit der Flexibilität unserer Lösung findet jedes Unternehmen rechtssicher die Digitalisierungsmöglichkeiten, die zu ihm passen. Es gibt eigentlich keinen Grund, die elektronische Kommunikation in der Abfallwirtschaft weiter aufzuschieben.“

Mit dem eTFSportal kommunizieren Unternehmen jetzt schon papierlos. Weiterhin sind die gewohnten Kommunikationsvarianten Fax und E-Mail integriert. (Quelle: Axians IT Solutions)

Elektronische Kommunikation und zentrales Prozessmanagement

Mit dem eTFSportal werden Daten nur einmal erhoben, und zwar dort wo sie entstehen. Die Lösung erlaubt die lückenlose Erfassung, Steuerung und Archivierung sämtlicher zum Entsorgungsprozess gehörender Dokumente und Genehmigungen sowie deren einfachen Austausch – egal welche Anforderungen der Kommunikationspartner stellt. Aus einem zentral, intuitiv nutzbaren Dashboard heraus können Entsorgungs-Verantwortliche zu jedem Transportvorgang zusätzliche Informationen wie etwa Wiegescheine hinterlegen und rechtssicher archivieren. Das erleichtert insbesondere Prüfungen und Audits durch die Behörden.

Das eTFSportal ist ein mandantenbasiertes Onlineportal, mit dem alle Daten zur Notifizierung sowie die Begleitformulare erstellt werden können. Vom Notifzierungsantrag bis hin zur Freigabe der hinterlegten Sicherheiten nach der Entsorgung wird der gesamte Ablauf zentral erfasst, dokumentiert und kommuniziert. Zu allen Vorgängen wie Authentifizierung und Datenübermittlung sind die gängigen Verfahren im Portal verfügbar. So werden alle Beteiligten eingebunden und die unterschiedlichen Ländervorschriften erfüllt – jetzt und künftig. Weitere Informationen zur elektronischen Notifizierungslösung erhalten Sie auf der Website.