Abfallwirtschaft 4.0 – Wie sich Potenziale ausschöpfen lassen

Die Abläufe in der Abfallwirtschaft sind heute von einem großen bürokratischen Aufwand geprägt. Hier bietet eine Umstellung auf elektronische Verfahren erhebliches Einsparpotenzial. Cloud-Lösungen können Prozesse optimieren, mehr Rechtssicherheit schaffen und den Service verbessern.

Die Abfallwirtschaft hat sich im Laufe der Jahre stark verändert. Schon längst geht es nicht mehr nur um die lineare Beseitigung von Müll, sondern um einen komplexen Kreislauf. Abfall und Wertstoffe müssen sorgfältig getrennt und wiederverwertbare Rohstoffe recycelt werden. Was dann als Restmüll übrig bleibt, muss ordnungsgemäß entsorgt werden. Diese Prozesse erfordern einen hohen Organisations- und Verwaltungsaufwand, an dem viele Parteien der Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung beteiligt sind: der Müllerzeuger, der Transporteur, der Entsorger und das Recyclingunternehmen sowie die zuständigen Behörden.

Wie groß der Verwaltungsaufwand inzwischen ist, demonstrieren ein paar Beispielzahlen: Für alle gewerblichen Abfallstoffe, die gefährlich und damit nachweispflichtig sind, muss der Erzeuger die Entsorgung bei der zuständigen Behörde beantragen. Je nach Abfallstoff und Bundesland fallen dabei mindestens acht Seiten mit je vier Durchschlägen an – wohlgemerkt pro Abfallstoff. Jeder Transport erhält zudem einen Begleitschein in sechsfacher Ausfertigung, der von allen Beteiligten im Laufe des Müllentsorgungsprozesses unterschrieben wird. Noch größer wird der Papierkrieg bei der grenzüberschreitenden Verbringung von Abfällen. Denn hier reden neben den Behörden im Start- und Zielland auch die Behörden der Transitländer mit. Hier fallen unter anderem Prozessbeschreibungen der Abfallentstehung, Versicherungsdokumente oder Deklarationsanalysen an – insgesamt sind so rund 20 verschiedene Antrags-Unterlagen nötig, um einen Transport überhaupt zu starten.

Rechtssicherheit und Kosteneffizienz sind gefragt

Bei all diesem bürokratischen Aufwand ist für die Abfalltransportbeteiligten (ATB) vor allem Rechtssicherheit wichtig. Bis er einen Nachweis über die ordnungsgemäße Entsorgung liefert, ist zwar zunächst der Müllerzeuger dafür verantwortlich, was mit seinem Abfall passiert. Aber auch der Transporteur oder der Entsorger können zur Rechenschaft gezogen werden wenn Fehler passieren. Denn auch wenn es nur ein Tippfehler in einem Formular ist, ohne dass tatsächlich Müll falsch abgeladen wird, gilt dies als Ordnungswidrigkeit und kann sehr teuer werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kosteneffizienz. Natürlich möchte der Erzeuger seine Abfälle möglichst kostengünstig entsorgen und eventuelle Wertstoffe im Idealfall noch zu Geld machen. Dafür benötig er ein durchgängiges Stoffstrommanagement, das die Wege der Abfallstoffe genau verfolgt und eine exakte Datenanalyse ermöglicht. Der Abfallentsorger indes, will seinen Kunden einen möglichst schnellen, reibungslosen und günstigen Service bieten. Im harten Wettbewerb gelingt ihm dies nur, wenn er selbst kosteneffizient arbeitet und seine Prozesse optimiert.

Status Quo: Papier und Telefon

Viele Abfallbeauftragte und Abfallentsorger arbeiten heute allerdings immer noch mit Papier, Telefon und Excel. Das kostet nicht nur wertvolle Bearbeitungszeit, sondern ist auch fehleranfällig. So läuft bei einem Entsorger zum Beispiel gleich morgens der Anrufbeantworter voll, auf dem die Aufträge telefonisch eingehen. Mehrere Hundert Anfragen am Tag sind da keine Seltenheit und stellen eine kaum zu überblickende Akkordaufgabe dar. Denn anschließend tippen Mitarbeiter diese Daten schnellstmöglich von Hand in Formulare ein, geht es doch oft um die Abfallentsorgung noch am gleichen Tag.

Rechnungen werden zum größten Teil noch gedruckt und per Post versendet – zur Weiterverarbeitung dann in die verschiedenen EDV-Systeme eingetippt. Mit jedem manuellen Arbeitsschritt und vor allem mit jedem Medienbruch steigt die Gefahr für Übertragungsfehler. Das adressieren Lösungen wie Newsystem, indem sie den gesamten Prozess digitalisieren. Denn nur durch eine vollständig elektronische und medienbruchfreie Abwicklung lassen sich solche Fehlerquellen vermeiden und eine sichere und gleichzeitig deutlich schnellere Bearbeitung erreichen. Nach Abschluss des Prozesses stapeln sich zudem keine Papierberge im Archiv, sondern die Daten liegen sicher, platzsparend und jederzeit einsehbar auf dem eigenen Server oder in der Cloud.

Das elektronische Abfallnachweisverfahren

Erste Schritte in die richtige Richtung sind bereits getan. Für die Entsorgung von gefährlichen gewerblichen Abfallstoffen innerhalb Deutschlands wurde eine gänzlich digitale Abwicklung des bürokratischen Prozesses verpflichtend umgesetzt: Seit April 2010 gilt das elektronische Abfallnachweisverfahren eANV als gesetzliche Vorgabe. Alle Dokumente für die Abfallerfassung, den Transport und die Entsorgung müssen papierlos bearbeitet werden. Die Daten werden als strukturierte Nachrichten unter Verwendung standardisierter Schnittstellen übermittelt.

Anstelle einer Unterschrift von Hand kommt eine qualifizierte, elektronische Signatur zum Einsatz. Dafür benötigen alle Beteiligten eine persönliche Signaturkarte, die kostengünstig zu haben ist. Derzeit sind etwa 50.000 Unternehmen und deren Mitarbeiter von diesem Gesetz betroffen. FRITZ & MACZIOL hat entscheidend an der Einführung des elektronischen Abfallnachweisverfahrens mitgewirkt und unterstützt Beteiligte mit spezialisierten Online-Portalen bei der einfachen und sicheren Abwicklung der Prozesse. So führt das „eANVportal“ von FRITZ & MACZIOL zum Beispiel fachlich durch alle Stufen der Formulare, erkennt Eingabefehler und schafft dadurch mehr Rechtssicherheit. Und nicht zuletzt zeitliche Freiräume für andere strategische Aufgaben.

Warten auf die europäische Lösung

Für die grenzüberschreitende Verbringung von Abfällen gilt dagegen bisher noch keine verpflichtende papierlose Abwicklung. Viele Unternehmen, die innerhalb von Deutschland bereits die Vorteile des elektronischen Verfahrens schätzen, wünschen sich dies auch auf europäischer Ebene. Denn damit gehen große Einsparpotenziale einher: Wenn die Daten automatisiert in die Behördensysteme übernommen werden, ergibt sich ein Einsparungspotenzial von ca. fünf Minuten pro Vorgang bzgl. Datenerfassung und Prüfung. Bei einer Anzahl von 50.000 Vorgängen pro Bundesland, könnte damit jede Behörde 520 Arbeitstage sparen. Diese Zeit, die sonst in die manuelle Datenerfassung fließen würde, könnte dann in abfallrechtlich wichtige Prüfungen gesteckt werden.

Die anderen, am Verfahren beteiligten, Unternehmen profitieren sogar zusätzlich. Neben monetären Einsparungen werden sie technisch unterstützt, um den Entsorgungsprozess abfallrechtlich sicher durchzuführen. Zusätzlich ermöglicht die Online Kommunikation einen schnelleren und einfacheren Informations- und Unterlagenaustausch.

In Brüssel wird noch über ein entsprechendes Gesetz beraten, parallel läuft eine zweite Studie und einige Pilotprojekte sind schon am Start. Eine Regelung auf europäischer Ebene eTFS, vergleichbar mit dem deutschen eANV, ist für die Zukunft also zu erwarten, allerdings kann sich der Abstimmungsprozess in der EU noch hinziehen. Wer bereits ohne gesetzliche Verpflichtung auf den Zug aufspringen will, findet auch hier Unterstützung durch Portale spezialisierter IT-Dienstleister.

Weitere Einsparpotenziale

Doch auch für viele andere Bereiche der Abfallwirtschaft liegt in digitalen Lösungen großes Einsparpotenzial. Alleine die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungsabwicklung könnte die Kosten erheblich reduzieren: Laut einer Studie von Billentis zur E-Rechnung sind Einsparungen von ein bis zwei Prozent des Umsatzes eine realistische Zielsetzung.

Andere Prozesse lassen sich zum Beispiel durch eine gemeinsame standardisierten Datenplattform für alle am Abfalltransport Beteiligten optimieren. Hier können Daten in beliebiger Form einfließen und automatisiert, in der richtigen Form an die verschiedenen Systeme übergeben werden – zum Beispiel in ein ERP-System wie SAP. Aktuell gibt es rund 50 verschiedene Schnittstellen, die für die Abfallwirtschaft relevant sind. Auch wenn je nach Entsorgung nur eine bis drei zum Einsatz kommen, ist die Pflege für ein einzelnes Anwenderunternehmen schier unmöglich. Mithilfe einer zentralen vereinheitlichten Datenplattform müssten sich Beteiligte künftig nur noch um eine einzige Schnittstelle kümmern, nämlich die Anbindung an die Plattform. Ein weiterer Vorteil: die Daten werden unmittelbar dort erfasst, wo sie anfallen. Sie kommen einmal ins System und werden später ohne Medienbruch ergänzt oder weiterverarbeitet. Das vermeidet Übertragungsfehler und spart erheblich Arbeitszeit.

Müllerzeuger profitieren insbesondere von einem detaillierten Stoffstrommanagement, das ihnen genaue Kostenanalysen der Abfallentsorgung ermöglicht und Optimierungspotenziale aufzeigt. Abfallentsorger wiederum können ihre Serviceprozesse mit einer digitalen Kommunikationsplattform verbessern, auf der sie alle relevanten Dokumente wie Angebote, Lieferpapiere oder Rechnungen für die entsprechenden Benutzergruppen bereitstellen, statt einzelne E-Mails zu verschicken und nach zu verfolgen. So sind Informationen stets auf dem neuesten Stand, im Überblick abrufbar und griffbereit. Für all diese Arbeitsschritte existieren bereits Software-Lösungen, die optimal auf die Bedürfnisse der Abfallwirtschaft abgestimmt sind und laufend weiterentwickelt werden.

Einfacher Einstieg dank Cloud

Viele Unternehmen in der Abfallwirtschaft stehen der digitalen Transformation jedoch noch zögerlich gegenüber, weil sie Angst vor dem IT-Aufwand und den damit verbundenen Kosten sowie Sicherheitsbedenken haben. Mithilfe von Cloud-Lösungen lässt sich vieles jedoch einfach, sicher und kosteneffizient realisieren. Solche Lösungen können sowohl als Public Cloud, Private Cloud oder Hybrid Cloud umgesetzt werden – und zwar ganz nach dem jeweiligen Sicherheitsbedarf und geforderten Datenschutzniveau. Cloudbasierte Plattformen erfordern keine lokale Installation und Vorinvestition, sondern lassen sich von jedem beliebigen Gerät im Internetbrowser aufrufen. Das macht sie skalierbar und für den Anwender flexibel zugänglich. Sie können mit minimalem Aufwand in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden. Dort ersetzen sie das aktuelle ERP-System nicht, sondern setzen darauf auf. Unternehmen können ihre eigenen Programme also weiter verwenden und diese um eine zusätzliche, übergeordnete Schicht ergänzen, die den Alltag erleichtert.

Fazit

Immer mehr Unternehmen nutzen bereits die Möglichkeiten, die eine starke Vernetzung und Digitalisierung mit sich bringt. Auch für alle Abfallbeteiligten wird es Zeit, dieses Potenzial auszuschöpfen: Abfallwirtschaft 4.0 optimiert die Prozesse dahingehend, dass sie durchgängig digital und papierlos ablaufen – von der Entstehung über den Transport hin zu Entsorgung und Abrechnung. Denn gerade dort, wo viel Formulararbeit und ein hohes Maß an Bürokratie anfallen, lässt sich mit papierlosen Verfahren viel einsparen. Cloud-Lösungen machen den Einstieg einfach und kosteneffizient. Wer digitale Plattformen und elektronische Datenverarbeitung nutzt, kann Prozesse unternehmens- und sogar länderübergreifend optimieren, Arbeitszeit und Ressourcen sparen und mehr Transparenz gewinnen. Dadurch sichern sich alle, an der Abfallwirtschaft beteiligten Unternehmen ihre Marktposition in dem heiß umkämpften Markt der Entsorgungswirtschaft.

Zu den Produkten von Axians

 

Hinweis: Der Beitrag ist im Blog von FRITZ & MACZIOL erschienen, heute Axians IT Solutions GmbH.

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