Kundenvorteile

Compliance im Bereich Microsoft; Optimierung der IT-Management Prozesse; Kosteneinsparungen durch bedarfsorientiert optimierte Beschaffung; Vollständiges kaufmännisches Lizenzinventar; Valide MS-Lizenzbilanz mit SAM-Zertifikat und Auditsicherheit; Erkennen von Optimierungsoptionen durch Aspera SmartTrack

Kunde

Wuppertaler Stadtwerke GmbH

Ansprechpartner

Mourad Misse

Senior Consultant, Software Asset Management

+49 211-157673-0

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Projektumfeld

Wuppertal: die „Großstadt im Grünen“ mit rund 350.000 Einwohnen südlich des Ruhrgebiets. Als Wirtschafts-, Bildungs- und Kulturzentrum des Bergischen Landes unter anderem bekannt für seine Universität, die Oper, das Tanztheater Pina Bausch, das historische Zentrum mit dem Engels-Haus – und natürlich die weltberühmte Schwebebahn. Seit 1901 ein Wahrzeichen der Stadt, das heute ebenfalls von einer Unternehmenssparte der WSW betrieben wird. Die Wuppertaler Stadtwerke GmbH (WSW) leisten seit ihrer Gründung 1948 für die Stadt und ihr Umland ein breites Spektrum an zentralen Aufgaben: von der Energieversorgung über die Trinkwasserproduktion und öffentliche Mobilität bis hin zur Abfallwirtschaft und -entsorgung. Mit über 3.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zählt der kommunale Dienstleister außerdem zu den größten Arbeitgebern in Wuppertal. Unterstützt wird die WSW bei ihrem Engagement für die Lebensqualität vor Ort seit 2009 auch durch Axians als Partner für IT-Lösungen und Softwarefragen. So auch, als ab Ende 2016 für die städtische Holding ein umfassendes Compliance Projekt im Bereich der betrieblichen Microsoft-Anwendungen auf der Agenda stand.

Projektanforderungen & Projektziele

Ein wesentlicher Aspekt beim Einsatz kommerzieller Software ist die Schaffung und Aufrechterhaltung der Compliance. Und die betrifft in erster Linie das Einhalten aller Vorgaben in Bezug aufs jeweilige Lizenzrecht. Nicht zu verwechseln mit Software Asset Management. Denn beim SAM geht es vor allem darum, dass die Anwender den Wert ihrer Investitionen maximieren und die Risiken minimieren – also insgesamt mehr mit der Software erreichen. Und die WSW wollte beides für sich. Zum einen die Microsoft Compliance als Grundlage für weitere Entscheidungen samt umfassender Transparenz über den MS-Lizenzstatus. Und darüber hinaus zur offiziellen Bestätigung auch eine qualifizierte SAM Zertifizierung inklusive Auditschutz seitens Microsoft. Damit nicht genug. Im Rahmen eines Health-Checks sollte Axians für die WSW anhand der damit erfassten Daten auch mögliche Optimierungspotentiale decken. Konkret also spürbare Kosteneinsparungen durch eine bedarfsorientierte Beschaffung, effizientere Nutzung und verbesserte Management-Prozesse im Bereich Software. Das Ganze gern auch perspektivisch auf Basis von „Was wäre, wenn“-Szenarien. Alles in allem ergab sich daraus für Axians ein Microsoft Compliance Projekt plus SAM plus erweiterter Prozess- und Tooloptimierung. Und das in Summe für rund 400 Server sowie etwa 1.730 Clients.

Umsetzung

Eine zentrale Rolle spielte hier der Einsatz von Aspera SmartTrack. Diese SAM-Plattform wurde speziell für die  Anforderungen großer Unternehmen und komplexer IT-Landschaften entwickelt. Mit SmartTrack lassen sich nicht nur Softwareinventar und -nutzung, Wartung, Berechtigungen Lizenzrechte und finanzielle Details konsolidieren, sondern auch der komplette Lebenszyklus erworbener Lizenzen verwalten – also auch den Blick in die Zukunft schärfen! Denn im Endeffekt musste dieses Projekt für die WSW zwei Fragen beantworten: Ist unsere aktuelle Lizenzierung korrekt? Und wo ergeben sich Optionen, um unsere Prozesse bzw. die Softwarenutzung zu optimieren? Mit Installation des Inventarisierungstool Lansweeper startete Axians dazu den Scan aller Userdaten sowie von Hard- und Software, der Konfigurationseinstellungen und Betriebssysteminformationen etc. So zeigte sich unter anderem, dass die Scope-Definition laut Microsoft Vertrag nicht korrekt war und im Sinne der WSW angepasst werden musste. Besondere Anforderungen stellten neben der Serverinventarisierung und der Erhebung von Clusterinformationen auch die Analysen der beim Kunden eingesetzten Virtualisierungstechnologien und -optionen. Schließlich dann die Quintessenz aller Maßnahmen: die Erstellung einer unternehmensweiten Lizenzbilanz auf Basis der aktuellen Datenerhebung einschließlich der Prozessreifegradanalyse nach SOM, dem SAM Optimierungsmodell zu Stärken bzw. Schwächen bei der Infrastruktur, den Prozessen und dem administrativen Management. Das Ganze sauber dokumentiert und flankiert von praxisbezogenen Handlungsempfehlungen zur operativen wie wirtschaftlichen Optimierung der Lizenzsituation im gesamten Microsoft Einsatzgebiet.

Projektergebnis

Seit Juni 2017 können alle gesetzten Zielmarken für die WSW erfolgreich im laufenden Betrieb abgebildet werden: volle Compliance im Bereich Microsoft, effektive Optimierung der softwarerelevanten Prozesse im IT-Management, korrekte SAM Zertifizierung und spürbare Kosteneinsparungen dank einer konsequent bedarfsorientierten Beschaffung. Auch für den weiteren Erfolgsweg sind die Leitplanken gesetzt. So wurden die diversen Handlungsempfehlungen von Axians im Sinne einer maximal effizienten Lizenznutzung bereits realisiert. Eine Re-Zertifizierung, um den Compliance-Status zu erhalten, wird 2018 ebenfalls durchgeführt. Und wie sehen es die Verantwortlichen in der Praxis? Dazu hier die Bilanz von Jens Goldau, IT-Lizenzmanager bei der Wuppertaler Stadtwerke GmbH: „Ein mögliches Microsoft Audit ist schon so etwas wie der Zahnarzttermin zur Wurzelbehandlung. Für uns war da Vorbeugung die bessere Lösung. Und zwar als rechtliche Sicherheit durch die Nachweisbarkeit unserer Lizenzierung. Dazu ein vollständiges kaufmännisches Lizenzinventar mit strukturierter Dokumentation der bestehender Lizenznachweise. Axians hat uns mit dem erweiterten SAM-Konzept aber noch mehr als die geforderte Transparenz über den Status quo geliefert. Nämlich eine Grundlage für weitere IT Entscheidungen. Potentielle  Risiken sind nun bekannt – genauso wie die optional sinnvollen Maßnahmen zur Erreichung höherer SAM-Stufen.“

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