Kundenvorteile

Übersichtliches Dashboard mit allen laufenden Produktentwicklungen; Reduzierung von Fehlerquellen und Datenverlusten; Beschleunigung von Produkteinführungsprozessen

Kunde

Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG

Branche

Handel

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Holger Fleck

Senior SharePoint Consultant, Software & Solutions Development

+49 69 38013500-0

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Projektumfeld

Die Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG ist ein Abhol- und Belieferungsgroßhandel für Kunden aus Gastronomie, Hotellerie, Betriebsverpflegung, sozialen Einrichtungen, Einzelhandel und weiteren Gewerben. Ihr Sortiment umfasst neben Lebensmitteln, Ge- und Verbrauchsgüter auch Großküchenausstattung. Der Abhol- und Belieferungsgroßhändler zählt zu den führenden Unternehmen auf diesem Markt. Das Unternehmen vertreibt zahlreiche Produkte unter Eigenmarken. Ein solches Produkt einzuführen basiert auf einem komplexen Prozess, an dem viele Fachabteilungen und externe Partner beteiligt sind. Bisher hat Transgourmet diesen Prozess über Excel-Listen von Hand gesteuert. Dadurch fehlte ein einheitlicher Überblick und es kam oft zu Verzögerungen. Um neue Eigenmarken-Produkte schneller auf den Markt bringen zu können, wollte Transgourmet den Prozess digitalisieren und wandte sich dafür an Axians IT Solutions.

Projektanforderungen & Projektziele

Die Einführung eines neuen Eigenmarkenproduktes von der Idee bis zur Vermarktung umfasst bei Transgourmet 42 Schritte. Dabei müssen verschiedene Anwender oft gleichzeitig am Prozess arbeiten. Zahlreiche interne Abteilungen sind beteiligt: der Einkauf, das Category Management, Produktmanagement, Qualitätsmanagement und Stammdaten-Management. Darüber hinaus sollten auch externe Dienstleister, Agenturen oder Partner eingebunden werden.

Einen so komplexen Vorgang von Hand mit Projektlisten in Excel zu steuern ist aufwendig, langsam und fehleranfällig. Die Beteiligten hatten kein zentrales, einheitliches System, sondern schickten eine Flut von E-Mails hin- und her. Dadurch war es schwer, den Überblick zu behalten, in welchem Status sich ein Projekt befand oder wo es gerade hakte. Die einzelnen Personen hatten nur einen eingeschränkten Blick auf das Projekt und konnte nicht sicher sein, ob Informationen auch aktuell waren. Auch Zuständigkeiten waren oft nicht geklärt. So konnte es passieren, dass der gesamte Ablauf ins Stocken geriet, wenn ein Ansprechpartner im Urlaub war. Wurden Aufgaben intern weiterdelegiert, wusste am Ende unter Umständen nicht einmal mehr der Projektverantwortliche, welcher Kollege einen Prozessschritt bearbeitete und wo die aktuellen Dokumente dazu lagen. Die Zusammenarbeit mit externen Partnern erhöhte die Komplexität zusätzlich.

All dies führte dazu, dass Transgourmet wertvolle Zeit verlor. Um Eigenmarkenprodukte schneller auf den Markt bringen zu können, beschloss das Unternehmen, den Prozess zu digitalisieren und ein Workflow-System einzuführen. Anforderung war, dass alle Beteiligten künftig jederzeit den selben Informations- und Bearbeitungsstand haben sollten. Gleichzeitig musste garantiert sein, dass entscheidungsrelevante Daten immer aktuell sind. Deshalb wollte Transgourmet den Prozess in Microsoft SharePoint abbilden.

Umsetzung

Mit der Umsetzung beauftragte Transgourmet Axians IT Solutions. „Die Axians ist schon sehr lange ein Partner von uns und hat jedes Mal bei unserer Zusammenarbeit zur erfolgreichen Umsetzung von den Projekten beigetragen“, erklärt die hauptverantwortliche Projektmanagerin für Geschäftsführungsprozesse bei Transgourmet. „Daher kennt Axians die Prozesse von Transgourmet und konnte uns sehr zielgerichtet und effizient beraten.“ Als Workflow-System wählte man Nintex für SharePoint, da sich die Lösung direkt in die Oberfläche von SharePoint integriert und ermöglicht, schnell und einfach auch komplexe Workflows abzubilden. Als Vorarbeit hatte die IT-Abteilung von Transgourmet ein Prozessmodell entwickelt. Auf dessen Basis setzte Axians ein detailliertes Lösungskonzept für die technische Umsetzung in SharePoint auf. Gleichzeitig haben die Fachabteilungen Dokumente und Formulare erstellt, die im Laufe der Einführung einer Eigenmarke auszufüllen sind, etwa das Fact Sheet zum neuen Produkt oder Anleitungen für einzelne Prozessschritte.

Im Anschluss daran begann die eigentliche Umsetzung der Lösung, welche Axians Schritt für Schritt durchgeführt hat. Dafür haben die Experten den Gesamtprozess technisch in kleinere Workflows aufgeteilt, da sich diese leichter und effizienter in SharePoint abbilden lassen. Die Herausforderung bestand darin, dass der Prozess aus einer Vielzahl von Einzelschritten bestand, die ineinandergreifen. Viele verschiedene Personen führen einzelne Aktionen durch. Axians hat sich daher bei der Programmierung eng mit der IT-Abteilung, sondern auch mit den vielen beteiligten Fachabteilungen abgestimmt. Dank der langjährigen Partnerschaft gelang dies reibungslos.

Projektergebnisse

Transgourmet verfügt nun über einen einheitlichen Prozess für die Einführung neuer Eigenmarkenartikel. Dank Nintex Workflows können Mitarbeiter ihre Projekte jetzt direkt in SharePoint managen. Als Startseite sehen sie ein übersichtliches Dashboard, in der alle laufenden Produktentwicklungen abgebildet sind. Jeder sieht dabei nur die Schritte, zu denen er berechtigt ist. Aktionen, die in seiner Verantwortung sind und die er durchführen muss, werden hervorgehoben. Der Mitarbeiter hat den aktuellen Status immer im Blick und erkennt, wo es eventuell hängt. Dauert ein Schritt zu lange, gibt das Workflow-System eine Warnmeldung aus und bietet entsprechende Eskalationsschritte an.

Alle entscheidungsrelevanten Informationen für ein Projekt werden jetzt in SharePoint abgelegt. Dadurch können alle Beteiligten – interne und externe – jederzeit transparent den Informations- und Bearbeitungsstand eines Projekts abrufen und sicher sein, dass die Daten aktuell sind. Gleichzeitig fällt die bisherige E-Mail-Flut weg und Datenverluste werden vermieden. Der Prozess ist auch dann noch flexibel anpassbar, wenn er bereits gestartet ist. So können zusätzliche Teilnehmer hinzugefügt oder Zuständigkeiten transparent delegiert werden.

Insgesamt konnte Transgourmet seinen Produkteinführungsprozess durch die Digitalisierung beschleunigen. Dadurch spart das Unternehmen Kosten und ist in der Lage, seinen Kunden neue Food Trends schneller anzubieten.

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