Kundenvorteile

Digitale Prozesse ohne Medienbrüche; Automatische Generierung aller relevanten Dateien (Word- und Excel); Mehr Transparenz; Erinnerungen bei Stillstand (abhängig von Warenrückruf- Stufe); Freigabe- und Abschlussworkflow; Flexibles Berechtigungskonzept

Kunde

Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG

Branche

Handel

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Patrick von der Heydt

Teamleiter SharePoint Applications, Software & Solutions Development

+49 211-157673-0

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Projektumfeld

Im Jahr 2012 modernisierte der Selbstbedienungs-Großhändler Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG (vormals FEGRO/SELGROS OHG) in Zusammenarbeit mit Axians seine Informationsplattform im Intranet komplett neu. Mit dem erfolgreichen Aufbau eines zentralen Datenpools wurde die Grundlage für die Umsetzung des nächsten ambitionierten Großprojekts gelegt. Auf Basis der bereits bewährten Produkte Microsoft SharePoint 2010, Nintex Workflow 2010 und Nintex Forms 2010 nahm das Unternehmen nun die Einführung einer unternehmens- und filialweiten Warenrückruflösung in Angriff.

Diese sollte die bislang zu einem großen Teil manuell ablaufenden Prozesse in einem hohen Maße standardisieren und automatisieren. Transgourmet bietet seinen gewerblichen Kunden an 84 Standorten in Deutschland, Polen, Rumänien und Russland ein reichhaltiges und vielfältiges Sortiment mit über 25.000 Food- und 28.000 Non Food-Artikeln. Das Warenangebot ist vor allem auf die Ansprüche von Gastronomen, Kiosken, Einzelhändlern und anderen Gewerbetreibenden zugeschnitten. Um dieses der Klientel entsprechend zuverlässig und sicher anbieten zu können, muss der vorhandene – und aufgrund von Angebotserweiterungen stetig wachsende – Datenbestand entsprechend aktuell gehalten und detailliert verwaltet werden. Neben den Produktinformationen werden dazu sämtliche kunden- und lieferantenbezogenen Datensätze miteinander verknüpft. Wichtig wird dieser Punkt vor allem bei Warenrückrufaktionen, wenn betroffene Ware bereits an Verbraucher abgegeben wurde, oder sich noch im Großmarkt befindliche Waren aus dem Sortiment genommen und entsorgt oder an die Industrie zurückgeschickt werden müssen. Aus Gründen der Sicherheit betrifft das oftmals ganze Lieferoder Produktionschargen.

Projektanforderungen & Projektziele

Gerade im sensitiven Bereich des Einzel- und Großhandels stehen Unternehmen wie Transgourmet unter einem enormen Leistungsdruck und sehen täglich zahlreichen Herausforderungen entgegen. Deswegen sind gerade hier reibungslos ablaufende Geschäftsprozesse entscheidend für den Erfolg. Bislang setzte ein solcher Warenrückruf bei dem Großhändler eine ganze Kette von Prozessen in Gang. Diese durchwegs praxiserprobten Schritte führten zwar in der Summe zum gewünschten Ergebnis, waren jedoch in der Einzelausführung sehr aufwändig. Mussten beispielsweise in den 44 Cash & Carry-Märkten in Deutschland Waren aus dem Sortiment genommen werden, wurden dazu zunächst alle Betriebe mit einem Formular per Fax angeschrieben. Dieses wurde vor Ort ausgedruckt, per Hand ausgefüllt und via Fax an das entsprechende Krisenmanagement-Team in der Zentrale zurückgeschickt. Abhängig von der Einstufung des Warenrückrufs lag es alleine an den Betrieben, für die zügige Umsetzung zu sorgen. Um mögliche Abverkäufe betroffener Artikel zu verhindern, legte der Krisenmanager in der Zentrale ergänzend dazu eine Fakturiersperre im Warenwirtschaftssystem an. Anschließend lag die Verantwortung für die weiteren Abläufe alleine bei ihm. Der Krisenmanager musste beispielsweise selbst den Überblick darüber behalten, welche Betriebe sich schon zurückgemeldet hatten und welche nicht. Außerdem war es seine Aufgabe, im Nachgang eine Excel-Datei für die Einkaufsverwaltung zu erstellen, die alle betroffenen Betriebe inklusive der beanstandeten Warenmengen enthielt.

Aus dieser Datei wurde anschließend eine Aufwandsentschädigung berechnet, die an die Lieferanten weitergegeben wurde. Generell wurde der gesamte Warenrückruf-Prozess zu einem großen Teil manuell abgewickelt, unter anderem mussten sämtliche Dokumente, wie das Warenrückruf-Formular oder die abschließende Excel-Auflistung, per Hand erstellt werden. Der Ablauf war zudem nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, da beispielsweise die Warenmengen aus den gefaxten Dokumenten einzeln in die Excel-Datei übernommen werden mussten. Übertragungsfehler oder schlecht lesbare Eintragungen sorgten hier oft für aufwändige Nachfragen. Bei zusätzlich auftretenden filialseitigen Verzögerungen im Ablauf musste jeder Krisenmanager trotzdem zu jeder Zeit den Überblick über die ganze Aktion behalten und etwaige Stillstände melden. Insgesamt war die bisherige Situation aufgrund mangelnder Alternativen zwar nicht ideal, aber praxiserprobt.

Umsetzung

Axians initiierte zunächst einen Strategieworkshop, um gemeinsam mit dem Kunden sämtliche Prozesse rund um einen Warenrückruf im Detail erfassen zu können. Der Großhändler nahm das Projekt an dieser Stelle zum Anlass, die Prozesse grundsätzlich zu überprüfen und – falls nötig und möglich – zu verbessern. Es folgte die Erstellung eines Feinkonzepts und die Abbildung der Abläufe in der Software. Ein von Axians bereitgestelltes Testsystem versetzte Transgourmet dann in die Lage, die ersten Warenrückrufe über alle 44 deutschen Filialen hinweg zu simulieren. Aufgrund der positiven Erfahrungen wurde die Lösung bereits nach zwei Monaten in den Live-Betrieb übernommen. Aus technischer Sicht enthält die mit Nintex Workflow 2010 und Forms 2010 realisierte Warenrückruflösung mehrere SharePoint-Listen, denen unterschiedliche Aufgaben zugewiesen sind. Die Tabellen für Produktund Rückrufaktionen wurden dazu beispielsweise miteinander verknüpft, um die jeweiligen Bezüge zwischen den Daten herstellen zu können. Ergänzend dazu erarbeitete das Projektteam nach der Detailanalyse insgesamt 13 neue Workflows und Formulare. Diese wurden anschließend mit dem Warenwirtschaftssystem des Großhändlers verknüpft und können aus ihm verschiedene Daten abrufen, beispielsweise Warenbestände, Dispositionsvermerke, Kundenadressen etc.

Projektergebnis

Das Herzstück der neuen Warenrückruflösung stellt eine in SharePoint beheimatete Webseite im Intranet der Zentrale dar. Diese ermöglicht dem Krisenmanager nun eine einfachere Verwaltung und Durchführung von Warenrückrufen. Tritt ein solcher Fall ein, trägt er zunächst in ein angepasstes Formular alle für den Warenrückruf relevanten Daten ein. Über eine integrierte Schnittstelle zum WWS-System kann bereits an dieser Stelle im Formular nach den zurückzurufenden Artikeln gesucht werden. Aufgrund des großen Sortiments stellt diese hilfreiche Funktion eine große Erleichterung im Vergleich zu vorher dar. Nach der Eingabe weiterer Informationen wird mit dem Abschluss des Formulars dann der Warenrückrufprozess gestartet und die Filialen entsprechend informiert. Diese erhalten automatisiert eine personalisierte Aufgabe mit genauen Mengenvorgaben. Aufgrund der intelligenten Workflows und der Kommunikation in Echtzeit weiß der Krisenmanager stets für jeden Markt, welche Aufgaben noch offen sind und welche Warenmengen bereits zurückgemeldet wurden. Sobald alle Daten vorliegen und der Rückruf abgeschlossen ist, wird vom System wiederum automatisch eine Excel-Datei für die Einkaufverwaltung erstellt und diese mit einem Link benachrichtigt. Seit Mai 2013 hat sich mit dieser Lösung bei Transgourmet die Verwaltung und Erstellung von Warenrückrufen enorm vereinfacht.

Alle Prozesse sind nun, angefangen von der Erstellung eines Warenrückrufs in einem eigenen Projektbereich bis zum Abschluss, durchgängig digital abgebildet und nachverfolgbar. Die bisher oft nötigen manuellen Eingriffe und Aktionen wurden dadurch komplett überflüssig. Zudem tragen die teilweise drastisch einfacheren Prozesse deutlich zur Fehlervermeidung bei und sorgen darüber hinaus für mehr Transparenz. Vor allem im Bereich der ressortübergreifenden Zusammenarbeit und geschäftlichen Zusammenarbeit profitiert Transgourmet von der neuen Lösung. Der zentrale Datenpool ermöglicht den einfachen Zugriff auf alle Dokumente. Die automatische Indexierung von Dokumenten nach bestimmten Begriffen vereinfacht allen Benutzern die Suche. Seitens der Anwender hielt sich der Schulungsaufwand aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche in Grenzen, die Anwendung erfährt generell eine hohe Akzeptanz im Unternehmen.

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