Kundenvorteile

Klar geregelter Verleihprozess für alle; VPN Connection Sticks; Automatisierung der manuellen Prüfungen; Schnelle und einfache Sperrungen von Sticks durch die zentrale IT

Kunde

Betrieb für Bau und Liegenschaften Mecklenburg-Vorpommern

Ansprechpartner

Projektumfeld

„Das Land zum Leben“ heißt das Motto von Mecklenburg-Vorpommern. Und zum guten Leben gehört eine passende bauliche Infrastruktur. Für einen großen Teil davon sorgt seit 2001 der Betrieb für Bau und Liegenschaften Mecklenburg-Vorpommern (BBL M-V). Als obere Landesbehörde mit rund 600 Beschäftigten an sechs Standorten plant und realisiert der BBL M-V Bauprojekte für das Land und den Bund. Dazu kommen die Bewirtschaftung und die Verwaltung landeseigener und angemieteter Liegenschaften. Das operative Geschäft wird dabei von den Geschäftsbereichen in Schwerin und Neubrandenburg gemanagt. Bauaufgaben für die Universitäten und Hochschulen fallen in die Verantwortung der Dezernate in Wismar, Rostock, Stralsund, Greifswald und Neubrandenburg. Die Zentrale in Rostock übernimmt zudem alle Rechts-, Personal- und IT-Aufgaben. Für viele Mitarbeiter beim BBL M-V wird somit das ganze Bundesland zum Arbeitsplatz: ob in den Behörden, bei Projekten vor Ort oder vom Home-Office aus. Der BBL M-V stellt dafür VPN Sticks zur Verfügung, um Kollegen den mobilen Zugriff auf Unternehmensdaten zu ermöglichen. Die Sticks werden temporär verliehen – eine einfache effektive Nachverfolgung war damit allerdings kaum möglich. Eine praktikable Lösung musste also her – und kam vom IT-Partner Axians in Verbindung mit myOperations für den System Center Service Manager (SCSM).

Projektanforderungen & Projektziele

“Connection Sticks” sollen einen sicheren SSL VPN-Tunnel für die Verbindung zum Firmennetzwerk aufbauen. Gewissermaßen als persönlicher digitalen Schlüssel. Die Frage ist nur: Wer hat den Schlüssel gerade in der Hand? Im Besitz von unautorisierten Personen, wie z.B. Ex-Mitarbeiter, stellen VPN Sticks immer auch ein Sicherheitsrisiko dar. Für den BBL M-V hatte daher oberste Priorität, dass der aktuelle Verleihstatus (wo, an wen, wie lange) für jeden Stick jederzeit bekannt ist. Ein Anspruch, der sich auf Basis von Handzetteln (Excel Listen) oder ähnlichen „Registraturen“ zur Nachverfolgung nicht wirklich einlösen lässt. Gefragt war eine IT-gestützte Verwaltung. Um u.a. Sperrungen von Sticks schnell und effektiv durch die zentrale IT durchzuführen. Um den zentralen Überblick für alle Sticks mit jeweils aktuellem Status zu bekommen. Und um weitere Prozesse wie Benutzeraustritte etc. problemlos selbst integrieren zu können. Da die zuständigen Mitarbeiter als Vorortbetreuer in der Regel auch keine ausgewiesenen SCSM Analysten sind, musste fürs komplette Procedere außerdem eine intuitiv verständliche Oberfläche mit integrierten Automatismen erstellt werden. Last not least sollte die gesamte Verwaltung dann zentral über die Configuration Management Database (CMDB) erfolgen.

Umsetzung

Axians konzipierte den Service Request Process für die VPN Sticks auf Basis zweier beim Kunden vorhandenen Komponenten: CMDB und myOperations Portal. In CMDB erfolgen Abbildung und Definition der Sticks und deren Eigenschaften wie Verleihstatus, spätestes Rückgabedatum sowie die Verknüpfung zum Stickverwalter und momentanem -nutzer. Um diesen Prozess weiter zu automatisieren, schuf Axians über die allgemeinen Freitextfelder hinaus einen neuen Service Request Typ: mit speziellen Eingabemasken, um sämtliche Anfragen nicht nur zu konkretisieren, sondern auch schon bei der Eingabe verifizierbar zu machen. Wichtig war dem BBL M-V außerdem ein Überblick zu nicht verliehenen Sticks und über alle, die aktuell im Bestand sind. Hier konnten dann die Vorteile von myOperations elegant ausgespielt werden.

myOperations Portal - Übersicht
Abbildung 1: myOperations Portal – Übersicht

 

Liste in SCSM Konsole
Abbildung 2: Liste in SCSM Konsole

Das myOperations Portal von Axians ist ein individuell abgestimmtes Add-On für den Microsoft SCSM. Um nun nicht jedem Stickverwalter ein Ticketsystem zur Verfügung stellen zu müssen, wurde in diesem Portal eine Maske fürs einfache Handling erstellt – einschließlich diverser Prüf- und Notification-Workflows. Die hochwertigen Asset-Daten bildeten dann die Basis für Automatismen wie der pünktlichen Benachrichtigung bei der Rückgabe von Sticks oder auch einer Warnung bei Verzug.

myOperations - Self-Service Formular
Abbildung 3: myOperations – Self-Service Formular

Projektergebnis

Ein zuverlässiges, komfortables und umfassend informatives Verleihportal für die „Stick-Verantwortlichen“ vor Ort: Dank der frei designbaren myOperations Konsole konnten alle Erwartungen des Kunden an die neue Lösung sauber und sicher eingelöst werden. Der komplette Verleihprozess zeigt sich nun klar geregelt, alle manuellen Prüfungen wurden automatisiert, Fehlerquellen eliminiert und Maßnahmen wie Sperrungen etc. zentralisiert.

Daniel Schramm, verantwortlich für IT Infrastruktur und Datenbankadministration bei der BBL M-V zieht dazu sein Fazit für die Praxis wie folgt: „Die Konsolen-Lösung von Axians ermöglicht jetzt auch nicht-IT Personal eine einfache Steuerung des mobilen VPN-Zugangs für die Kollegen. So konnten die Aufgaben schließlich an unsere zuständigen Fachabteilungen delegiert werden. Ein echtes Plus ist dabei ganz sicher die vollständige Automatisierung. Und die manuelle Pflege der Daten, etwa in Excel-Tabellen, ist damit passé.“ Damit aber nicht genug! Die Vorteile einer funktionierenden CMDB inkl. Self Service Portal sind längst noch nicht ausgereizt. In diesem Sinne hat der BBL M-V mit Axians auch bereits neue Projekte gestartet, um die IT und weitere Fachbereiche durch automatisierte Prozesse zu entlasten.

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