Kundenvorteile

Hochverfügbare Mail-Umgebung mit mehr Optionen für Empfang, Versand und Sicherheit; Synchronisation der Postfächer über mehrere Devices; Globaler Zugriff auf Mails, Geschäftsdaten, Kontakte und Kalender; Leichtere Administration durch komfortable Administrationsoberfläche

Kunde

Neudeck GmbH & Co. KG

Branche

Industrie

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Julian Wendt

Microsoft Consultant, Collaboration Infrastructure

+49 69 38013500-0

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Projektumfeld

Auf dem „Holzweg“ kann man sehr erfolgreich unterwegs sein! Wie gut das geht, beweist die Firma Neudeck schon seit 1946. In der europäischen Holzbranche zählt die Robert Neudeck GmbH & Co. KG mit ihren rund 140 Beschäftigten zu den besten Adressen. Und das gleich an mehreren Orten. Mit Niederlassungen in Germersheim, Minden, Erkheim und Trosdorf sowie zwei Seehafenlager in Bremerhaven und Antwerpen bedient das familiengeführte Unternehmen den gesamten deutschen Markt und das europäische Ausland. Kerngeschäft ist der Vertrieb von Holzhalbfertigprodukten für den Handel, die Industrie und für Baumärkte aller Größen. In den vergangenen Jahren hat sich Neudeck außerdem zu einem der wichtigsten deutschen Importeure für Holzprodukte entwickelt. Eine sichere, standortflexible Kommunikation, unter anderem per eMail, ist da essentiell für den Erfolg. Allerdings stand den Mitarbeitern bei Neudeck bis Mitte 2016 dafür nur ein Mail-Paket beim Hoster der Firmenwebsite zur Verfügung. Zeit also, für eine zeitgemäße Lösung. Hochverfügbar, mit innovativen Features und mit passendem Konzept bei der Umsetzung. Kurz: ein Fall für Exchange Online und die Expertise von Axians.

Projektanforderungen & Projektziele

Mit der eigenen Fahrzeugflotte und Präsenz an mehreren Standorten sichert die Firma Neudeck ihren Kunden eine zuverlässige Belieferung. Lückenlose Logistik basiert aber nicht zuletzt auf stabiler Kommunikation. Volle Anwendungsbandbreite, auch über Tablet oder Smartphones, und das Nutzen moderner Anwendungen standen daher ganz oben auf dem „Wunschzettel“ an die neue Mail-Plattform. Denn bisher mussten Postfächer dort über die Protokolle POP3 und IMAP abgerufen werden. Kam POP3 zum Einsatz, hieß das dann: Mails werden vom Server heruntergeladen und anschließend gelöscht. Eine „Online-Kopie“ für den Abruf auf mobilen Geräten existierte somit nicht. Bei IMAP war dies zwar möglich – aber ohne Internetverbindung gab’s trotzdem keinen Zugriff auf Mails, da diese direkt vom Server gestreamt und nicht heruntergeladen wurden. Und auch eine Synchronisierung von Kontakten oder Kalender war unmöglich. Zentrale Ziele des Projektes waren somit: Uneingeschränkter Zugriff und Steigerung der Usability durch eine Synchronisation von Mails, Kalender und Kontakten über alle genutzten Geräte. Und das Ganze mit deutlichen Erleichterungen bei der Administration.

Umsetzung

Die neue Mail-Lösung für Neudeck realisierte Axians mit Exchange Online: Einer autarken Plattform, rein im Online-Betrieb und ohne lokales Active Directory. Damit bietet sich den Anwender im Unternehmen eine hochverfügbare und komfortable Basis, um praktisch von überall aus auf Mails, Kalender und Kontakte zuzugreifen – auch mobil via Outlook oder einem anderem Webzugang. Exchange Online ermöglicht dazu durch die Protokolle MAPI/http und ActiveSync eine Synchronisierung der Mailbox auf dem Server mit dem jeweiligen Client. Und da die IT bei Neudeck kein Active Directory betreibt, mussten lediglich die Domains des Kunden in Office 365 registriert sowie die DNS-Einstellungen entsprechend konfiguriert werden. Die insgesamt 70 User wurden dann manuell angelegt und lizenziert. Für die Migration aktivierte Axians die Mailboxen in Exchange Online und konfigurierte eine Weiterleitung beim alten Provider, sodass neue Mails direkt in Exchange zugestellt bzw. von dort aus versendet werden konnten. Nach Migration des letzten Postfachs wurden dann beim vorgeschalteten Mail Security Provider die Smarthosts für den Versand nach Exchange Online angepasst – und voilà: für Neudeck war die Umstellung ohne Umstände beendet.

Projektergebnis

Für die Firma Neudeck haben sich alle Erwartungen an die eMail-Anwendung erfüllt: viele neue Optionen für den Mail-Empfang und -Versand, eine Synchronisation der Postfächer über mehrere Devices und dazu die einfachere Administration dank der modernen, komfortablen Administrationsoberfläche. Darüber hinaus basiert Exchange Online auf einer jederzeit aktuellen Infrastruktur. Anwender bei Neudeck nutzen somit immer die neuesten Versionen und Funktionalitäten. Unter anderem sind hier eine gesicherte Notfallwiederherstellung, effektiver Spamschutz oder laufend aktuelle Antiviren-Programme integriert bzw. automatisch aktiviert.  Entsprechend positiv dann auch das Fazit von Stella Hellmann und Markus Busch, IT-Leiter der Robert Neudeck GmbH & Co. KG: „Die Kompetenz und der persönliche Einsatz des Axians-Teams hat uns beim gelungenen Umstieg auf die neue Mail-Plattform sehr geholfen. Von der ersten Beratung bis zum Admin-Training – hier hatten wir immer das gute Gefühl, die richtige Wahl getroffen zu haben. Und die praktische Nutzung der neuen Vorteile bestätigt uns das quasi täglich.“

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