Kundenvorteile

Transparenter Überblick über das Hard- und Softwareinventar an allen Standorten; Kostensenkung durch Lizenzierung gemäß des tatsächlichen Bedarfs; Minimierung der Risiken durch unvollständige Lizenzierung

Kunde

RHÖN-KLINIKUM AG

Branche

Gesundheit

Ansprechpartner

Stefan Klein

Business Unit Manager Bayern

+49 911 255669-0

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Projektumfeld

Die Rhön-Klinikum AG ist einer der größten Gesundheitsdienstleister in Deutschland. Mit zehn Kliniken an fünf Standorten und insgesamt 5.300 Betten konzentriert er sich auf den Ausbau der wissenschafts-medizinisch orientierten Kompetenzen. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen 15.000 Mitarbeiter, die mehr als 2,5 Millionen Patienten im Jahr behandeln.

Eine genaue Dokumentation der Patienten und ihrer Behandlungen gehört im Gesundheitswesen zu den unverzichtbaren Bestandteilen der täglichen Arbeit. Einen ähnlich hohen Anspruch an die Compliance hat die Rhön-Klinikum AG aber auch in anderen Bereichen. Was die Lizenzierung der eingesetzten Software anging, wollte das Unternehmen hier für mehr Transparenz und Rechtssicherheit sorgen. Deswegen beauftragte das Rhön-Klinikum Axians mit dem Aufbau eines umfassenden Software Asset Management-Systems (SAM) sowie der Erstellung einer Microsoft Lizenzbilanz.

Projektanforderungen & Projektziele

Entsprechend komplex gestaltete sich auch die Herausforderung, sämtliche der im Einsatz befindlichen Microsoft-Lizenzen zu erfassen und im Rahmen einer Bilanz zu konsolidieren. Doch dies war ein notwendiger Schritt, um deren dauerhafte und nachhaltige Verwaltung inklusive einer umfassenden Lizenz-Compliance sicherzustellen. Nur so ließen sich zudem die weiteren Vorteile eines umfassenden SAM erschließen, wie etwa Kosteneinsparungen und mehr Flexibilität beim Erwerb neuer Software.

Umsetzung

Deswegen entschloss sich Axians für ein sehr systematisches Vorgehen, inklusive einer engen Abstimmung zwischen Microsoft als Lieferanten auf der einen Seite sowie den internen und externen Mitgliedern des Projektteams auf der anderen. Zu Beginn wurde das Projektteam intensiv geschult und parallel dazu eine Lizenzmanagement- Datenbank vom Typ Aspera SmartTrack implementiert. Die einzelnen Klinik-Standorte wurden über unterschiedliche Schnittstellen an diese Datenbank angebunden, dazu gehörten OCS Inventory, AD, VMware, Citrix sowie ein Terminal Server-Zugriff.

Im Rahmen der Inventarisierung folgte dann die Sammlung aller relevanten technischen Daten durch die Projektmitarbeiter an den einzelnen Standorten. Die dazugehörigen kaufmännischen Nachweise wurden zentral erfasst, digitalisiert und ebenfalls in Aspera SMT hinterlegt. Um ein genaueres Bild zu gewinnen, erstellte Axians nicht nur eine Gesamtlizenzbilanz für das Rhön- Klinikum, sondern parallel auch Einzelbilanzen für jeden der fünf Standorte. Danach folgte die Analyse, inwieweit die Lizenzen an den einzelnen Arbeitsplätzen genutzt werden, um so Klarheit über den tatsächlichen Bedarf zu gewinnen.

Projektergebnis

Im Ergebnis hat das Rhön-Klinikum heute nicht nur absolute Transparenz, was das Hard- und Softwareinventar der Klinikgruppe angeht. Auch die Beschaffungsprozesse wurden vereinheitlicht und erfolgen nun zentral über einen Select Vertrag. Zudem ist nun die Basis geschaffen, um auch die Lizenzen aller weiteren im Einsatz befindlichen Softwareprodukte in der Aspera Smart- Track Datenbank zu erfassen und zu verwalten. Auf diese Weise konnte das Rhön-Klinikum die Risiken einer unvollständigen Lizenzierung und die damit verbundenen Haftungsrisiken für die Geschäftsleitung minimieren.

Die Rhön-Klinikum AG hat sich das Ergebnis in Form eines offiziellen SAM-Zertifikats durch die Microsoft bestätigen lassen.

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