Kundenvorteile

Ablösung der Telefonhardware durch ein Tool für die gesamte Kommunikation & Collaboration · Kurze Abstimmungswege durch Chats und einfaches Aufsetzen von Telefonkonferenzen; Komfortable Konfiguration von Anrufgruppen; Einfachere Administration und homogene Integration der Lync Server in die bestehende Infrastruktur

Kunde

Reifen Straub GmbH

Branche

Handel

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Philipp Langer

Microsoft Consultant, Collaboration Infrastructure

+49 251 971398-0

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Projektumfeld

„Der Straub“ – das ist sowohl Internetadresse als auch gelerntes Synonym in der Fahrzeugbranche für Know-how und Logistik rund um Reifen. Mit ihrem Programm von mehr als 500.000 Produkten und einem seit über 50 Jahren gepflegten Kundendienst, ist die Reifen Straub GmbH heute einer der führenden Reifen-Großhändler in Deutschland. Für PKW, LKW, Industriefahrzeuge oder Motorräder – und für Kunden von Dänemark über Benelux, Frankreich und Polen bis nach Italien, Österreich und in der Schweiz. Gegründet wurde das Unternehmen 1964 in Bad Schussenried. Mittlerweile hat Reifen Straub seinen Stammsitz in Kirchberg a. d. Iller, direkt an der Landesgrenze zwischen Baden-Württemberg und Bayern. Hier befindet sich nicht nur das moderne Logistikzentrum des Großhändlers, Kirchberg ist auch der Drehpunkt des unternehmensweiten Kommunikationsnetzwerks. Bis vor kurzem lief dies allerdings noch auf der Basis von Tischtelefonen und mit einer in die Jahre gekommenen Telefonanlage von Cisco. Darüber hinaus war die eingesetzte Firmware aus dem Support gelaufen: weitere Updates standen nicht mehr zur Verfügung. In dieser Hinsicht war das Profil der Lösung also buchstäblich aufs kritische Maß hin „abgefahren“. Und so stand ab Februar 2015 bei Reifen Straub eine umfassende Runderneuerung auf dem Programm: mit einem Konzept, das diverse Kommunikationsmedien wie Telefonie, Videokonferenz oder Real-time Collaboration in einer einheitlichen Anwendungsumgebung integriert. Das Produkt dazu heißt Lync 2013. Die Beratung und Umsetzung dafür kam von Axians.

Projektanforderungen & Projektziele

Telefon, E-Mail oder persönliches Gespräch: zielgerichtete Kommunikation dient immer dem Austausch von Information – und damit im besten Fall auch einer Optimierung der Prozesse zwischen Abteilungen. Die Transformation der Telefonie bei Reifen Straub hin zu einer integrierten Kollaborations-Lösung sollte damit also die Initialzündung für ein ganzes Vorteilsbündel werden: mehr Schnelligkeit im Wettbewerb, Erleichterung der internen Zusammenarbeit, Reduzierung der Handwarekosten, automatisiertes Routing von Fax-Kommunikation zum Exchange Server und nicht zuletzt eine wesentliche Vereinfachung der IT-Administration insgesamt. Mit Microsoft Lync 2013 als maßgeschneiderte Implementierung von Axians ging der Kunde dafür den innovativen Weg: die konsequente Ablösung der Telefonhardware durch eine nutzerfreundliche Softwarelösung. Lync 2013 verbindet u.a. IP-Telefonie, Instant Messaging und Videokonferenz. Die Verfügbarkeit von Kontakten und Gruppen basiert dabei auf dem Adressbuch von Outlook bzw. Exchange. Dazu kommen die Optionen, Kontaktlisten lokaler Verzeichnungsdienste abzurufen oder auch Dateien sicher (z.B. mit SIP) zu übertragen. Eine wichtige Zielvorgabe galt für alle Maßnahmen quasi gleichzeitig: das Projekt musste vor Beginn der „Reifensaison“ – also spätestens Ende März – komplett umgesetzt sein und alle Mitarbeiter sollten dann auch über Lync Telefonie arbeiten können.

Umsetzung

Nach den vorbereitenden Besprechungen mit der IT-Abteilung bei Reifen Straub, dem Kickoff Meeting und dezidierten Terminplanungen wurde von Axians zunächst ein Lync Server 2013 in der Standard Edition im Netzwerk des Kunden installiert und konfiguriert. Dieser stellte u.a. Telefonie in Verbindung mit dem Media Gateway, Webconferencing, Instant Messaging und Desktop & Application Sharing über den Lync Client auf den Rechnern für alle Anwender bereit. Zur Anbindung ans Telefonnetz wurde das Office Master Advanced Gateway implementiert, und zwar zwischen alter TK-Anlage und dem Amtsanschluss des Telefonproviders. Eine entsprechende Konfiguration leitet damit alle ein- und ausgehenden Gespräche ohne Beeinträchtigungen weiter. Am Gateway erfolgte anschließend die Anbindung des Lync Servers. Auf diesem erfolgte die Konfiguration der Voice Funktionalitäten wie Routing, Wählpläne, Richtlinien, Anrufgruppen etc. Mit Hilfe der Ferrari Directory wurde dazu ein dynamisches Routing am Media Gateway konfiguriert. Auch eingehende Faxe werden vom Gateway erkannt und an die Ferrari Office Master Suite weitergeleitet, dort in .pdf konvertiert und an das richtige Exchange Postfach weitergeleitet. Gleichzeitig wird so das Versenden von Faxen aus Outlook heraus möglich. Texte und angehängte Dokumente werden so ebenfalls via Media Gateway versendet. Soweit – so gut. Für das Team von Axians war dieses Projekt aber aus einem anderen Grund eine Art „heißer Reifen“: Alle Maßnahmen wurden im laufenden Betrieb durchgeführt. Und dabei durfte es für die Mitarbeiter bei der gesamten Reifen Straub GmbH zu keiner Zeit irgendwelche Beschränkungen bei der laufenden Telefonie geben. Entsprechend musste die Gateway-Konfiguration in Vorfeld ausgiebig getestet werden. Mit einem rekordverdächtigem Resultat: Die Downtime der Telefonie bei der finalen Umstellung außerhalb der Geschäftszeiten bei Reifen Straub betrug gerade mal knapp 3 Minuten!

Projektergebnis

„Wir haben uns für Axians entschieden, weil uns hier im Vergleich das beste Know-how und die detaillierte Beratung, gerade in Bezug auf die Nutzung von Lync als Telefonie Lösung, vermittelt wurde. Diese Sorgfalt, Pünktlichkeit und die professionell kundenspezifische Planung als Basis der Umsetzung waren letztlich wesentliche Erfolgsfaktoren fürs gute Gelingen.“, so Thomas Göttl, Leiter IT, Organisation und Logistik bei der Reifen Straub GmbH. Im Ergebnis hat und nutzt das Unternehmen nun ein hoch performantes Tool für die gesamte Kommunikation. Ohne zusätzliche Hardware am Arbeitsplatz – dafür mit kurzen Abstimmungswege durch Chat oder einem einfachen Aufsetzen von Telefonkonferenzen. Dazu kommt ein schneller und einfacher Wechsel zwischen den Medien: etwa während eines Gesprächs den Bildschirm freigeben und den Kollegen so unterstützen oder ein Hinzuziehen weiterer Gesprächsteilnehmer mittels „drag&drop“. Und um die Sache richtig Rund zu machen: Reifen Straub profitiert jetzt auch von einem vereinfachteren ITManagement. Die Verwaltung von Lync läuft komfortabel über grafische User Interfaces. Und nicht nur Lync selbst integriert sich perfekt in die durchgehende Microsoft Produktlandschaft des Kunden – auch die zugehörigen Server sind homogen in die bestehende IT-Infrastruktur integriert.

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