Kundenvorteile

Transparenter Überblick über das Hard- und Software-Inventar; Erfüllung aller Compliance-Vorgaben von Microsoft; Audit-Schutz für weitere zwölf Monate; Kostensenkung durch Lizenzierung gemäß dem tatsächlichen Bedarf

Kunde

Messe Düsseldorf

Ansprechpartner

Mourad Misse

Senior Consultant, Software Asset Management

+49 211-157673-0

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Projektumfeld

Die Messe Düsseldorf zählt zu den zehn umsatzstärksten Messeveranstaltern, agiert über acht Tochtergesellschaften international und organisiert rund 100 Veranstaltungen im Jahr. Mit über 800 Mitarbeitern erwirtschaftete das Unternehmen 2015 einen Umsatz von über 300 Millionen Euro. 2014 führte Axians ein erstes Software-Asset-Management (SAM)-Projekt für 1.300 Clients und 110 Server durch. Das SAM-Zertifikat von Microsoft endete nach zwölf Monaten im Sommer 2015 und musste erneuert werden.

Projektanforderungen & Projektziele

Für die Messe Düsseldorf ist Compliance ein essentieller Grundsatz – ebenso wie eine unbedingte Rechtssicherheit und maximale Transparenz, wenn es um unternehmensweit eingesetzte Software und deren Lizenzierung geht. Darüber hinaus sind weniger Aufwand bei der Administration und eine valide Budgetplanung weitere lohnende Nebeneffekte eines optimierten Lizenzmanagements. „Im Jahr 2014 haben wir das erste SAM-Compliance-Projekt bei der Messe Düsseldorf durchgeführt. Nachdem Microsoft das Projekt abgenommen hatte, stellte der Hersteller dem Unternehmen das ersehnte SAM-Zertifikat aus“, erinnert sich Mourad Misse, Senior Consultant Software Asset Management bei Axians. Gerade die erste Zusammenarbeit veranschaulicht, wie aufwendig und komplex es sein kann, zu einem rechtlich sauberen Lizenzbestand zu kommen. Denn die Vertragshistorie war undurchsichtig. Zu klären galt es im ersten Schritt, wo die Messe Düsseldorf lizenztechnisch steht: Wann wurden welche Lizenzen gekauft? Erfolgten die Verlängerungen immer ordnungsgemäß? Entsprechend komplex gestaltete sich die Herausforderung, sämtliche der im Einsatz befindlichen Microsoft-Lizenzen zu erfassen und im Rahmen einer Bilanz zu konsolidieren. Doch dies war ein notwendiger Schritt, um deren dauerhafte und nachhaltige Verwaltung inklusive einer umfassenden Lizenz-Compliance sicherzustellen. Erschwerend kommt hinzu, dass jeder Software- Hersteller auf andere Lizenzmetriken und Vertragsformen setzt. „Metriken entbehren außerdem einer gewissen Logik. Man sollte sich davor hüten, irgendetwas herzuleiten – und denken, das müsste so passen. Das führt im schlimmsten Fall in die vollkommen falsche Richtung und endet in einem gravierenden Fehler“, warnt Peter Röper. Der Abteilungsleiter Information Technology bei der Messe Düsseldorf nennt ein Beispiel: „Ein Exchange Server wird in der Enterprise-Ausführung gekauft, aber in der Standardversion betrieben. Das funktioniert bei Datenbankprodukten, aber nicht bei dem Exchange Server. Auf solche Fallstricke gilt es zu achten. Microsoft prüft nicht, ob die Bestellungen der Anwenderunternehmen wirklich zusammenpassen.“

Umsetzung

Für die Re-Zertifizierung, die sowohl in 2015 und 2016 durchgeführt wurde, lag die kaufmännische Datenbasis durch das erste SAM-Projekt bereits vor. Axians aktualisierte und validierte die vorhandenen Daten zu allen Lizenzeinkäufen der vergangenen 12 Monate. Im Rahmen der Inventarisierung folgte dann die Sammlung aller relevanten technischen Daten. Neben den reinen Betriebs- und Serversystemen wurden auch die aktiven Office-Installationen und weitere Anwendungen erfasst und ausgewertet. Im Anschluss erfolgte die Prüfung und lizenzrechtliche Beurteilung durch Axians. Nach Abschluss der eigentlichen Arbeiten und die Erstellung einer Lizenzbilanz, die den Ist-Soll- Zustand gegenüberstellt, führte Mourad Misse im Rahmen eines SAM-Optimierungsmodells (SOM) eine intensive Betrachtung aller mit der Beschaffung und Verwaltung von Lizenzen verbundenen Prozessen durch.

Projektergebnisse

Bereits Ende Juli 2016 nahm Microsoft das dritte SAM-Projekt ab. Microsoft stellte das SAM-Zertifikat ohne Beanstandungen im September 2016 aus. Die Messe Düsseldorf bleibt nun ein Jahr von einem Audit verschont. Das etablierte, kontinuierliche wie transparente Compliance-Reporting hilft, die Re-Zertifizierung jedes Jahr ohne großen Aufwand zu erneuern. „Axians ist ein kompetenter Partner, der uns gut berät, die Angst vor dem SAM-Projekt nimmt und gemeinschaftlich konstruktive Lösungen anstrebt. Unter solchen Umständen macht es sogar Spaß, das Optimum aus den Lizenzen herauszuholen“, freut sich IT-Abteilungsleiter Peter Röper über die Microsoft- Zertifizierung. Das erfolgreiche SAM versetzt ihn zudem in die Lage, gezielt Lizenzen zu kaufen. Das wiederum wirkt sich auf das IT-Budget aus, welches sich besser planen und effizienter einsetzen lässt. Peter Röper zieht eine persönliche Bilanz: „Es gibt einem ein gutes Gefühl, einen sauberen Lizenzbestand zu haben. Für uns ist es wichtig, dass wir den Compliance-Gedanken hochhalten und richtig lizenziert sind. Die latente Angst vor einem Audit schwindet – und als Verantwortlicher kann ich ruhig schlafen“ – auch im nächsten Sommer.

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