Kundenvorteile

Sicherung der Qualität der Migration durch ausführliche Workshops; Vorgehen mit einer gesteuerten und strukturierten Projektmanagementmethodik nach PRINCE2; Hohe Akzeptanz durch schrittweises Vorgehen

Kunde

Mediengruppe Pressedruck Augsburg

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Thomas Hesbacher

Teamleiter IBM Communications, Collaboration Infrastructure

+49 6182 78694-0

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Projektumfeld

Die Mediengruppe Pressedruck in Augsburg gehört zu den führenden deutschen Informationsanbietern. Das Kernprodukt, die Augsburger Allgemeine, ist die zweitgrößte regionale Abonnementzeitung in Deutschland. Neben der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Zeitung und ihres Onlineangebots steht der Ausbau der medialen Produktpalette in den Bereichen Radio, Fernsehen, Internet, Call-Center, Briefzustellung, Corporate Publishing und Direktverteilung im strategischen Fokus. Darüber hinaus ist die Mediengruppe Pressedruck Gesellschafter der Mediengruppe Main-Post (100 %, Würzburg), des Südkurier Medienhaus (100 %, Konstanz), der Allgäuer Zeitung (50 %, Kempten) sowie des Nordkurier (33 %, Neubrandenburg).

Projektanforderungen & Projektziele

Aus strategischen Gründen entschloss sich das Unternehmen, die eingesetzten Software-Produkte auf Basis der Microsoft-Produktpalette zu vereinheitlichen. Auf diese Weise sollten auch die betrieblichen Abläufe optimiert und vereinfacht werden. Nachdem zunächst Microsoft SharePoint erfolgreich eingeführt worden war, stand als nächster Schritt die Migration der vorhandenen Lotus Notes-Umgebung auf Microsoft Exchange an. Axians erhielt für dieses Projekt aufgrund seines ausgewiesenen Know-hows und der langjährigen Erfahrung in der Durchführung von ähnlichen Projekten den Zuschlag. Denn das Vorhandensein einer entsprechenden Expertise stellte ein ganz zentrales Kriterium für die Vergabe dar.

Bereits in der Startphase des Projektes sollte die Migration durch ausführliche Workshops vorbereitet werden, um so einen reibungslosen Umstieg zu gewährleisten. Neben Microsoft Exchange wurde parallel und zunächst nur für die IT die Einführung von Microsoft Lync eingeplant, damit den Mitarbeitern neben der E-Mail zusätzliche Möglichkeiten der internen Kommunikation angeboten werden können, beispielsweise Instant Messaging oder die Anzeige von Verfügbarkeiten durch den Presence Status. Eine weitere Vorgabe war die Einbindung der E-Mail-Lösung in die Windows-Serverbasierte Infrastruktur auf Basis von ActiveDirectory. Auf diesem Wege sollte ein Single Sign On eingeführt werden. Dazu kamen die Connectivity zum bestehenden CRM-System, die Anbindung der Tochterfirmen, die Integration von iOS-Geräten wie iPhone und iPad sowie der produktiven SharePoint-Umgebung.

Umsetzung

Um diese komplexen Anforderungen umsetzen zu können, analysierten die Spezialisten von Axians ab Oktober 2013 zunächst die IST-Situation der bestehenden Lotus Notes-Infrastruktur. Damit wurde die Entscheidungsgrundlage für das Gesamtprojekt geschaffen. Auf Basis der Analyse wurden mehrere mögliche Migrationsszenarien abgeleitet und anschließend mit der IT-Abteilung abgestimmt. Die Umsetzung selbst erfolgte ab Januar 2014. Die Projektleitung der Axians plante zusammen mit den IT-Verantwortlichen der Mediengruppe Pressedruck ein phasenweises Vorgehen. So wurde als erstes eine Testumgebung aufgebaut und Testmigrationen durchgeführt.

Anschließend wurden die eigentliche Produktionsumgebung implementiert und erste Pilotmigrationen umgesetzt. Parallel dazu erfolgte die Schulung der Administratoren über weitere Workshops, wie etwa zum Thema Migration. Grundsätzlich galt während des gesamten Projekts: „Qualität geht vor Geschwindigkeit!“ Den einzelnen Usern an den rund 1.200 Clients sollte nicht einfach ein neues Mailsystem vor die Nase gestellt werden, es galt, sie „mitzunehmen“, um so auch die notwendige Akzeptanz sicherstellen zu können.

Technisch wurde zunächst eine separate Ressourcen-Domäne (AD) für Exchange 2013 aufgebaut – inklusive einer eigenen Testumgebung, in der alle Komponenten, wie Active Directory, Exchange oder Lync, installiert wurden. Dadurch konnte die Migration bereits vorab simuliert werden. Parallel dazu liefen die Implementierung einer zentralisierten Signatur-Lösung und die ersten User-Schulungen ab. Dabei erfolgte eine Differenzierung nach Administratoren und Key Usern. Auch die betrieblichen Abläufe in der IT wurden zur Steigerung der Effizienz vereinheitlicht. Diese komplexen Aufgabenstellungen und umfangreichen Ziele erforderten ein hohes Maß an Planung, Steuerung, Kontrolle bis hin zum Abschluss des Projekts. Projektmanagement ist und bleibt dafür die wirkungsvollste Methode. Um diese projektbezogenen Aufgaben gekonnt zu managen, wurde seitens Axians ein qualifizierter und erfahrener Projektleiter eingesetzt, damit das Projekt für alle Beteiligten erfolgreich umgesetzt werden konnte.

Projektergebnis

Nach Abschluss des Migrationsprojekts im Februar 2015 sind bereits weitere Schritte geplant. Dazu gehört die Anbindung der Tochterunternehmen, die bis Sommer 2015 erfolgen wird. Anschließend ist die Ausweitung der Lync-Implementierung auf alle Gruppenstandorte geplant. Positive Effekte sind aber schon vor dem Februar 2015 sichtbar geworden. So gestaltete sich die Einarbeitung neuer Benutzer wesentlich einfacher, da nun ein einheitliches „Look & Feel“ vorhanden ist. Die interne Kommunikation hat durch die Migration auf Exchange in jedem Fall bereits an Dynamik gewonnen.

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