Kundenvorteile

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten; Bessere und effizientere Teamarbeit; Kostenreduktion durch Standardisierung; Minimierung von Fehlerquellen; Strukturierung von Informationen und Wissensmanagement

Kunde

LAPP Service GmbH

Branche

Industrie

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Constanze Dollmetsch

Senior Account Manager

+49 711 782609-60

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Die Lapp Gruppe in Stuttgart ist ein international führender Anbieter von Kabeln, Industrie-Steckverbindern und Kommunikationstechnik. Das Unternehmen beschäftigt weltweit 3.300 Mitarbeiter in 39 Vertriebsgesellschaften und an 16 Produktionsstandorten. Länderübergreifende Teamarbeit wird bei LAPP groß geschrieben. Das bereichert zwar den Arbeitsalltag, erhöht jedoch auch die Komplexität der Kommunikation.

Bei LAPP wurden Daten bislang mittels Terminalserver verwaltet; die Team-Kommunikation lief über Telefon, E-Mail und FTP-Verbindungen. Diese relativ unstrukturierte Datenhaltung verursachte jedoch zunehmend Probleme, etwa bei der gezielten Suche nach aktuell gültigen Dokumenten. Dabei wurden nicht zuletzt Workflows in der Teamarbeit immer wieder verlangsamt. Außerdem war man auf der Suche nach einer Lösung, die Wissensmanagement-Prozesse in der firmeninternen Weiterbildung unterstützen sollte. Deshalb beschloss LAPP eine integrierte Plattform zu schaffen, mit der sich Inhalte unternehmensweit sinnvoll nutzen und die Aufgaben von Projektteams elektronisch unterstützen lassen sollten. Die IT-Tochter LAPP Service GmbH sorgte für die Umsetzung und holte sich dafür Unterstützung beim langjährigen Partner Axians. Der IT-Partner empfahl die Implementierung der IBM Team Collaboration Plattform Lotus Quickr sowie in einem zweiten Schritt die Erweiterung des Systems

Neue Formen der Zusammenarbeit

Gestartet wurde 2009 mit einem Quickr-Pilot- Projekt, das dann ein Jahr später in den Echtbetrieb überführt wurde. „Teamleiter können in diesem System virtuelle Team Places erstellen, die es den Projektteams ermöglichen, Informationen zu erstellen, diese auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten“, beschreibt Martin Tepe, IT-Leiter der LAPP Service GmbH die Lösung. „Alle Dokumente werden versioniert gespeichert und können bei Bedarf mit Freigaben versehen werden“, so Tepe weiter. Die LAPP Gruppe profitiert seit der Implementierung vor allem von schnellerer und effizienterer Teamarbeit ihrer Mitarbeiter rund um den Globus. „Wir sind nun in der Lage, eine große Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig und rasch mit aktuellen Informationen zu versorgen. Dadurch konnte das Versenden von redundanten Dokumenten via E-Mail drastisch reduziert werden“, zeigt sich Andreas Metz, Quickr- Projektleiter und Teamleiter des Infrastrukturteams bei der LAPP Service GmbH, erfreut. Sobald die im Arbeitsablauf benötigten Unterlagen – wie Prozessbeschreibungen, Baupläne oder Ausschreibungen – im zentralen Quickr- File-Archiv gespeichert sind, können Teams und Arbeitsgruppen gemeinsam an den Dokumenten arbeiten.

„Durch integrierte Standardisierung, Personalisierung und Versionierung bleiben sie dabei immer auf dem letzten Stand. Das reduziert potenzielle Fehlerquellen auf ein Minimum und entlastet die IT-Administration“, so Metz weiter. Quickr fügt sich nahtlos in die bereits bestehende IT-Welt des Unternehmens ein.

Mit Hilfe von integrierten Konnektoren ist es möglich, Files aus Desktop-Anwendungen des Mitarbeiters, wie beispielsweise E-Mail-Anhänge, direkt in das webbasierte Collaboration-System zu übernehmen.

Auch Dokumente, die in Microsoft Office erstellt wurden, können per Mausklick in den Lotus Quickr-Bibliotheken ein- und ausgecheckt werden. Die Lösung verbessert jedoch nicht nur die Datenstrukturierung, sondern erweitert mit integrierten Web 2.0-Funktionen, wie beispielsweise Wikis, auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Besonders in den technischen Fachabteilungen wirkt sich das strukturierte Sammeln und Teilen von Spezialbegriffen im Web positiv auf die Innovationsfähigkeit aus und bewahrt Expertenwissen im Unternehmen.

Expertensuche 2.0

Um die Kommunikation und den Wissenstransfer weiter zu verbessern, plant die LAPP Gruppe bereits den nächsten Schritt, hin zu einem sozialen Unternehmensnetzwerk. „Zur Zeit testen wir in einem weiteren Pilotprojekt gemeinsam mit Axians die Software IBM Connections“, beschreibt IT-Leiter Tepe die aktuelle Entwicklung. Sollte Connections künftig zum Einsatz kommen, wird es dem Benutzer auf seinem Rechner zum Beispiel die Profile anderer LAPP-Mitarbeiter mit Kontaktdaten, Qualifikationen oder Aktivitäten zur Verfügung stellen. „Auf diese Weise könnten Projektleiter künftig sehr einfach Experten für bestimmte Teamaufgaben finden und sie gleich direkt über Instant Messaging kontaktieren“ skizziert Tepe die Zukunftsvision.

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