Kundenvorteile

Massive Zeitersparnis dank Automatisierung und Standardisierung der Datenbank für E-Mails; Optimierte Prozesse beim Suchen, Finden und Bearbeiten von Mails für alle Anwender; Umsetzung spezifischer Anforderungen

Kunde

U.I. Lapp GmbH

Branche

Industrie

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Thomas Hesbacher

Teamleiter IBM Communications, Collaboration Infrastructure

+49 6182 78694-0

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Projektumfeld

Kabel und ihre Verbindungen sind die Nervenstränge unserer Welt. Und das „Gehirn“ dahinter sitzt in Stuttgart. Als Weltmarktführer entwickelt LAPP Kabel, Leitungen und das passende Zubehör für praktisch alle Anforderungen. Dazu kommen sämtliche Anschluss- und Steuerelemente, umfassendes Know-how sowie Daten oder Lichtwellenleiter. Lösungen von LAPP inszenieren so die Shows der Rolling Stones genauso wie die Besuchererlebnisse an und in der Cheops Pyramide.

Und auch hinter den Kulissen von großen Flughäfen wie etwa London-Heathrow, beim Transrapid in Shanghai oder in der Metro von Neu-Delhi sorgt Kabel-Technik von LAPP für optimale Verbindungen. Gegründet im Jahr 1959 beschäftigt das Unternehmen heute rund 3.770 Mitarbeiter an weltweit 17 Fertigungsstandorten und erwirtschaftet damit einen Jahresumsatz von über 1 Milliarde Euro. Für ihre globale Kommunikation, ob unternehmensintern oder mit Kunden und Partnern, setzt LAPP schon seit vielen Jahren auf das Engagement von Axians. Unter anderem zur professionellen Betreuung aller Notebooks, für den Support der mobilen End-user oder bei der Implementierung der IBM Team Collaboration Plattform Lotus Quickr samt Erweiterung des Systems. Die aktuelle Aufgabe für Axians hieß nun: Automatismen schaffen, um den LAPP Mitarbeitern die Arbeit mit der Datenbank für ankommende Kunden-Mails zu erleichtern und zu standardisieren.

Projektanforderungen & Projektziele

Axians unterstützt die IT bei LAPP seit längerem bei der Administration von IBM Notes/Domino, Traveler, Sametime und Quickr. Für den Fachbereich Central Logistics hatte Axians auch bereits eine In-Datenbank für E-Mails von Kunden eingerichtet. Diese Datenbank sollte helfen, der enormen Zahl ankommender Mails – anfangs geschätzt auf 600 pro Tag mit der Prognose einer Steigerung auf bis zu 1.200 – Herr zu werden und eine schnelle Bearbeitung durch verschiedene Personen zu ermöglichen. Bisher musste allerdings bei eingehenden E-Mail jeweils manuell ein sogenanntes „Tagging“ vorgenommen werden. Der „Tag“ (englisch für Etikett) ist eine Art von Stichwort, um Inhalte zu klassifizieren bzw. die Kontakte zu charakterisieren. Anschließend mussten die Mails ebenfalls händisch in einem Kategorien-Ordner abgelegt werden – um dann wiederum manuell in einen Bearbeiter-Ordner verschoben zu werden. Und ja: Dieses Procedere ist durchaus so nervig und zeitraubend, wie es klingt! Zudem ließen sich auf diese Weise abgeschlossene Dokumente zwar archivieren, waren danach im Archiv aber nur schwer auffindbar. Alles in allem: Kein wünschenswerter Dauerzustand. Gefragt war somit eine intelligente Erweiterung der Standard-Applikation. Und nach einem Kick-off Meeting mit der Abteilung „Central Logistics“, bei dem alle Spezifika und Ziele des Kunden besprochen wurden, starteten die Axians Spezialisten für angewandte IBM-Lösungen mit der entsprechenden Programmierung.

Umsetzung

Die kundespezifische „Export Application“ für E-Mails verlangte maßgeschneiderte Modifikationen von Funktionen, die seitens IBM in der Standardversion so nicht vorgesehen sind. Die individuelle Programmierung durch Axians betraf daher zu Anfang gleich mehrere zentrale Features. So galt es zunächst, E-Mails mit einem bestimmten Wort im Betreff automatisch in Unterordner zu verschieben. Des Weiteren sollten alle eingehenden Mails automatisch ein eindeutiges „Tagging“ erhalten. Das gleiche Procedere musste dann auch für eingehende Antworten etabliert werden. Für definierte Kategorien werden zudem automatisch festgelegte Farben vergeben. Und beim Archivieren einer Mail zeigt sich ab jetzt die Kategorie des entsprechenden Ablageordners direkt im Betreff. Über allem musste dann natürlich auch die neue Ordnerstruktur festgelegt und geschützt werden. Soweit die Basics des Konzepts. Aber: Eine individuelle Umsetzung muss auch weitere Anforderungen bedienen. Dazu zählten für den Einsatz bei LAPP unter anderem:

  • Eine Ansicht, bei der nur die Funktion „Neue Nachricht“ sichtbar sein soll
  • Zusätzliche Bezeichnungen in der E-Mail Erstellungsmaske auf Englisch
  • Die optionale Sperrung der Lesebestätigung für E-Mails
  • Der Austausch von Absender/Empfänger in gesendeten Mails
  • Neue Ordnerstrukturen aufgrund neuer Archivierungsparameter

Projektergebnis

„Deutliche Zeiteinsparung, klare Strukturen sowie ganz einfach mehr Effizienz und Nachvollziehbarkeit bei der Arbeit mit E-Mails“, so bringt es Tobias Frank als Manager Logistics Systems and Services bei der U.I. LAPP GmbH auf den Punkt. Und weiter: „Hier hat uns das konzentrierte Engagement, die einfache und unkomplizierte Zusammenarbeit sowie die schnellen Reaktionszeiten des gesamten Axians-Teams sehr geholfen.“ Und weil man’s besser kaum ausdrücken kann, lassen wir dieses schöne Resümee einfach mal so stehen. Auch für den Anschluss an die weiteren Mandate von Axians bei der LAPP Gruppe.

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