Kundenvorteile

Schnelles Finden archivierter Dokumente durch Indexierung von Schlagworten/Suchbegriffen; Keine Archivräume für Tourendokumente da keine Ablage mehr in Papierform; Dokumente bei Bedarf einfach via Suchportal drucken oder per E-Mail versenden.

Kunde

Landgard eG

Branche

Logistik

Lösungen

Analytics & Data

Ansprechpartner

Ingo Weber

Consultant, Analytics & Data

+49 6182 78694-0

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Projektumfeld

Frische ist auf den ersten Blick kein Aspekt fürs Archiv. Aber eine Frage der Logistik. Denn die bringt Frisches erst in Fahrt. Und ohne Lieferpapiere, Frachtbriefe und eben einer revisionssicheren Archivierung all dieser Dossiers läuft da in dieser Hinsicht nun mal nichts. Das weiß natürlich auch die Landgard eG – eine der führenden deutschen Erzeugergenossenschaften für Blumen, Pflanzen, Obst & Gemüse. Die Fresh Logistics System GmbH (FLS) ist als Tochter von Landgard spezialisiert auf sensible, temperaturgeführte Transporte. Mit 6 Standorten von Südwest-bis Norddeutschland, 40 Fahrzeugen, 230 Mitarbeitern und einem Umsatz von über 80 Mio. Euro fungiert die FLS damit als zentraler Partner in der Logistik hochverderblicher Produkte. In Folge fielen bei der FLS aber auch monatlich rund 100.000 Seiten an Frachtdossiers an. Auf Papier, in Ordnern und händisch zu bearbeiten. Die bessere Lösung: alles gescannt und als Daten abgelegt. Und weil Landgard schon viele Jahre beim Enterprise Content Management von Axians Expertise profitiert, war das neue Mandat an das bekannt engagierte Team zur Erweiterung der Infrastruktur im Bereich Logistik quasi logisch.

Projektanforderungen & Projektziele

Bei Landgard und damit auch bei der FLS sind alle Frachtbriefe für eine Tour in Dossiers zusammengefasst, die dem jeweiligen Fahrer vor dem Start ausgehändigt werden. Nach den Liefertouren sollen jetzt diese Dossiers eingescannt, archiviert und über einen Datei-Link in der branchenführenden Brabender Logistik-Software verfügbar gemacht werden. Dazu sollen die Frachtpapiere durch den Wareneingang im Batch-Prozess gescannt und möglichst automatisiert verarbeitet werden. Das zentrale Ziel für die Lösung von Axians ist damit eine komplette Ablösung des Papierarchivs. Mit allen Vorteilen wie z.B. dem schnellen Finden bzw. Weiterleiten von Dokumenten per Mausklick, der lückenlosen Dokumentation aller Bewegungen im digitalen Archiv und nicht zuletzt auch dem Wegfall der enormen Platzverschwendung für laufend wachsende Kubikmeter an Leitz-Ordnern voller einzeln abgehefteter Papiere.

Umsetzung

Hocheffizient in der Wirkung und elegant einfach in der praktischen Anwendung – so hieß hier der Anspruch an das Konzept. Zur Digitalisierung der Frachtbriefe per Scan brachte Axians Kofax Express™ als performante und leicht zu bedienende All-In-One Anwendung zum Einsatz. Mit dieser Lösung wird der gescannte Content dann auch direkt ins digitale Archiv exportiert, wobei die Software bereits Bildoptimierung, Text- und Barcodeerkennung, PDF-Komprimierung sowie das Exportmodul beinhaltet. Für die Archivierung selbst wird die beim Kunden vorhandene Umgebung mit dem IBM Content Manager als Repository verwendet. Was in der Praxis heißt: der Content Manager übernimmt die Verwaltung aller Daten und steuert die angeschlossenen Storage Subsysteme – und das Ganze logisch in Dokumentklassen gegliedert, die zum einen die diversen Metadaten enthalten und zum anderen definieren, ob ein Dokument etwa unveränderbar archiviert oder mit DMS-Versionierung gespeichert werden soll. Als Recherche-Client wurde dazu IBM Content Navigator implementiert. Durch ein von Axians entwickeltes Plugin in dessen Benutzeroberfläche ist auch gesichert, dass eine aus dem Navigator versendete E-Mail automatisch im Archiv mit abgelegt und so für die anderen Benutzer sichtbar wird. Die Authentifizierung der User erfolgt über ein zentrales Benutzerdirectory via LDAP.

Projektergebnis

Kurz gesagt: aus „Zettelwirtschaft“ wurde Archivökonomie. Innovativ, effektiv und mit einem digitalen System, das allen Mitarbeiten beim Ablegen, Suchen und Finden eine ganze Menge an Zeit, Platz und Neven spart. Karsten Albrecht, Leiter Abrechnung, zieht bei Landgard dazu seine Bilanz wie folgt: “Konzept und Umsetzung von Axians haben praktisch sofort für uns funktioniert. Lieferscheine werden nicht mehr in Papierform abgelegt, sondern direkt nach der Archivierung durch Scannen ins ECM System entsorgt. Das Suchen nach Lieferpapieren klappt digital genial anstatt händisch im Lager in einer Box mit unsortierten Belegen. Und mit der Indexierung gewisser Schlagworte in Kombi mit der Brabender Speditionssoftware wird wirklich alles schnell gefunden – ob Lieferant, Datum, Fahrer, Lieferort, Kunde oder was auch immer“. Bleibt als bezugsreiches Fazit: Frisches bringt eben oft auch für die Logistik mehr Biss.

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