Kundenvorteile

Aus komplizierten und fehleranfälligen; Abläufen wurde ein reiner Prüfprozess; Automatische Archivierung von Projekten;Strake Reduzierung der Aufwände in der IT

Kunde

Betrieb für Bau und Liegenschaften Mecklenburg-Vorpommern

Ansprechpartner

Projektumfeld

Als Behörde im Ressort des Finanzministeriums trägt der „Betrieb für Bau und Liegenschaften Mecklenburg-Vorpommern“ (BBL M-V) seit 2001 die Verantwortung für landeseigene Grundstücke und Gebäude. Zum Aufgabenspektrum der rund 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an sechs Standorten zählt der staatliche Hochbau für das Land Mecklenburg-Vorpommern und die Bundesrepublik Deutschland, die Ansiedlung von Landesdienststellen in geeigneten Liegenschaften und sämtliche Bauaufgaben für die Universitäten und Hochschulen des Landes. Hierfür arbeitet der BBL M-V in vielen Bereichen projektorientiert – und natürlich mit der Unterstützung einer agilen IT. So kommt hier für die IT-Verwaltung vom Rechenzentrum bis zu mobilen Endgeräten auch die Tool-Suite Microsoft System Center Service Manager (SCSM) zum Einsatz. Die Projektarbeit läuft u.a. mit Hilfe von Projektordnern im Filesystem und der Vergabe entsprechender Berechtigungen. Dabei war die IT bislang allerdings komplett von Informationen aus dem Fachbereich abhängig. Ein Prozedere mit reichlich Gelegenheiten für Kommunikationsprobleme, Kompetenzhürden und nicht zuletzt einem erheblichen Anteil komplexer manueller Maßnahmen. Zeit also für ein automatisiertes und effizientes Projektmanagement für den Service Request Prozess. Konzipiert und realisiert vom langjährigen IT-Partner Axians.

Projektanforderungen & Projektziele

Im IT-basierten Projektmanagement ist es essenziell, jederzeit den aktuellen Stand für jedes Projekt zu haben: über die generelle Gültigkeit des Projektes, die leitenden Personen, deren Stellvertreter und alle beteiligten Mitarbeiter. Konkret beim BBL M-V stockte dieser Informationsfluss aber oft schon an der Quelle. So mussten Änderungen mehr oder weniger zeitnah vom Fachbereich gemeldet und anschließend manuell durch einen IT Mitarbeiter angepasst werden. Für Stolpersteine ein geradezu ideales „Biotop“. Hier nur ein Beispiel: Der Stellvertreter eines Projektes ist immer der Vorgesetzte des eigentlichen Projektleiters. Wechselt nun der Projektleiter, ändert sich auch der Stellvertreter. Und dieser musste dann auf manuellem Weg darüber informiert werden. Gleiches galt beim Ausscheiden eines Mitarbeiters oder Projektleiters oder Vorgesetzen des Projektleiters – und zwar für alle Projekte, die mit diesen Personen in irgendeiner Form zu tun haben. Hier wird schnell klar: Eine Prüfung oder ein Ändern der Rechte lassen sich auf diese Weise, selbst wenn die Kommunikation lückenlos war, praktisch nicht vollständig durchführen. Zudem zeigt sich der manuelle Aufwand für die IT immens, da bei einem Betrieb wie dem BBL M-V mehrere Tausend Ordner im Spiel sind. Gefragt war daher ein automatisierter Service Request Prozess fürs Projektmanagement. Und als zentrales Feature dabei die eigenständige Rechtevergabe auf Ordner, um Wartezeiten zu verkürzen und bei Bedarf schneller reagieren zu können.

Umsetzung

Kern des Axians Konzepts für den BBL M-V bildet die Etablierung diverser Workflows zum Automatisieren der Prozesse – zum Teil im SCSM nativ und teilweise durch den Kunden selbst im grafischen Workflowtool. Grundlegend dafür war zunächst die Erstellung des Typs „Projekt“ im SCSM mit Verknüpfung zu Projektleiter, Stellvertreter, Mitarbeiter, Gültigkeit etc. Gefolgt von der Anbindung der AD als zusätzlichem Workflowtrigger, um Schiefständen vorzubeugen. Wenn also ein Projektleiter etwa kündigt, muss automatisch allen verknüpften Projekten gemeldet werden, dass es einen neuen Leiter gibt bzw. welche Person das ist.

Rollen & Rechte im myOperations Portal

Für die hohe Usability sorgt eine Einbindung in die Oberflächen des myOperations Portals, dem individuell anpassbaren Axians Add-On für den Microsoft SCSM zur komfortabel einfachen Kommunikation mit allen Nutzern. Allerdings war auch davon auszugehen, dass nicht alle relevanten Informationen die IT immer zeitnah via Service Requests erreichen. Somit mussten weitere Quellen zur permanenten Gegenprüfung herangezogen werden, um die gute Datenqualität zu gewährleisten. Und schließlich mussten via Workflow auch spezielle AD Felder ausgeführt werden, um die gesamte Organisationstruktur im SCSM abzubilden.

rollen im myOperations Portal
Projektergebnis

Aus einer schon allein durch ihre Häufigkeit und Masse sehr aufwendigen, komplizierten und damit auch fehleranfälligen Prozedur wurde ein reiner Prüfprozess. Daniel Schramm, verantwortlich für IT Infrastruktur und Datenbankadministration bei der BBL M-V geht mit seinem Fazit dazu wie folgt ins Detail: „Die Lösung von Axians ermöglicht unseren Projektleitern die selbstständige Vergabe von Rechten im Filesystem und reduziert so den Aufwand bei der IT in erheblichem Maße. Abgelaufene Projekte werden über einen Automatismus aufgeräumt und archiviert. Durch die automatisierte Prüfung werden beim Ausscheiden von Mitarbeitern außerdem die zuständigen Personen informiert und können entsprechend reagieren. Und was mich ganz besonders freut: Die Akzeptanz des Systems ist sehr gut, das Feedback der Anwender durchweg positiv!“

Dies war übrigens eines der ersten Projekte beim BBL M-V, das die Vorteile einer funktionierenden Configuration Management Database inklusive Self Service Portal aufzeigen führen konnte. Konsequenterweise wurden daher beim Kunden bereits Konzepte ähnlicher Art gestartet, um die IT und die jeweiligen Fachbereiche durch automatisierte Prozesse weiter zu entlasten.

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