Kundenvorteile

Zeit- und Kostenminimierung durch die Betreuung und Unterstützung von Axians während des gesamten Audit-Prozesses.

Kunde

Universität Ulm (kiz)

Ansprechpartner

Thomas Kamp

Consultant, Software Asset Management

+49 211-157673-0

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Projektumfeld

Immer öfter versuchen die großen Softwarehersteller, über Audits eine saubere Lizenzierung ihrer Produkte sicherzustellen. Die Zahl solcher Audits hat in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen und stellt viele Anwender vor große Herausforderungen. Einerseits steigt die Komplexität der Lizenzverträge und damit die Anforderungen an ein funktionierendes Lizenzmanagement. Andererseits sind oftmals die notwendigen strukturellen Bedingungen noch nicht gegeben, um die exakte Nutzung der einzelnen Softwareprodukte einfach und regelmäßig feststellen zu können. Die Gefahr von lizenzrechtlichen Verstößen und den damit verbundenen Haftungsrisiken ist damit fast bei jedem Anwender gegeben.

So auch beim Kommunikations- und Informationszentrum (kiz) der Universität Ulm: Die ca. 140 Beschäftigten erbringen Bibliotheks-, ITund Medien-Dienstleistungen für über 2.000 Beschäftigte und knapp 10.000 Studierende. Gemeinsam mit mehreren anderen Universitäten in Baden-Württemberg hatte das kiz vor mehr als 10 Jahren mit der IBM einen großen Rahmenvertrag über den Kauf und die Nutzung von Tivoli abgeschlossen. Bei anstehenden Vertragsverlängerungen in diesem Zeitraum wurden die bisherigen Berechnungen zur Bestimmung der Anzahl notwendiger Lizenzen mit angepassten Basiswerten in gemeinsamen Einvernehmen fortgeschrieben. Die Ankündigung der IBM, dass sich das kiz als Hauptvertragspartner einem großen Audit bezüglich des Einsatzes von IBM Softwareprodukten unterziehen sollte, kam dann unerwartet. Kurze Zeit später folgte der Anruf der Wirtschaftsprüfer.

Projektanforderungen & Projektziele

Die Herausforderung bei derartigen Audits ist es, in relativ kurzer Zeit den tatsächlichen Einsatz der auditierten Produkte zu ermitteln und zu dokumentieren. Daneben gilt es, Verhandlungen mit dem Hersteller und den Wirtschaftsprüfern zu führen und die Compliance sicherzustellen. Je größer und dezentraler ein Unternehmen oder eine Institution ist, desto schwieriger ist es, ein solches Audit neben dem laufenden Tagesbetrieb zu stemmen. So auch beim kiz: Denn seine ITInfrastruktur ist über den gesamten Uni-Campus verteilt. Zudem betreiben die einzelnen Institute im Rahmen ihrer Forschungsarbeiten die IT-Infrastruktur in Teilen auch komplett selbständig. Auf diese Weise agiert das kiz zum einen als zentraler IT-Dienstleister für die Universität Ulm und zum anderen als reiner Dienstleister für die jeweiligen Institute.

Das kiz bat deswegen seinen langjährigen Partner Axians um Unterstützung. Auf Wunsch des kiz übernahm Axians dabei schnell die direkte Kommunikation mit der IBM und dem Wirtschaftsprüfer. Es zeigte sich rasch, dass die Vorstellungen seitens der IBM bezüglich des Umfangs deutlich zu hoch angesetzt waren. So sollten sämtliche am Rahmenvertrag beteiligten Universitäten in das Audit einbezogen werden. Das jedoch konnten die Spezialisten von Axians im Rahmen der Moderation der Gespräche zwischen Kunden und Hersteller erfolgreich verhindern, da das kiz keinerlei Möglichkeit hat den Einsatz der IBMSoft- und Hardware außerhalb des eigenen Verantwortungsbereichs an anderen Universitäten zu erfassen. Nach längeren Verhandlungen einigten sich die Beteiligten schließlich darauf, das Audit auf die Universität Ulm zu begrenzen.

Bei der Aufbereitung der vom kiz zusammengestellten Daten, konnte erheblich von dem Erfahrungswissen von Axians profitiert werden. Dabei ging es darum, die tatsächliche Nutzung der eingesetzten Software zu messen und mit dem vorhandenen Lizenzbestand abzugleichen. Die IBM forderte insbesondere die Ermittlung des PVU-Wertes (Prozessor Value Unit) und die Lieferung dieser Daten für die gesamte im Einsatz befindliche Hardware. Auf Basis der Erfahrungen in zahlreichen anderen IBM Audits, gelang es dem Team aus Axians und kiz Mitarbeitern relativ schnell, die notwendigen Daten in der geforderten Form zusammenzustellen und den Auditbericht an den Wirtschaftsprüfer zu übergeben. Die solide Vorarbeit und die Aufbereitung der Daten sowie deren Präsentation trug bei den finalen Verhandlungen dazu bei, dass Regelungen für alle aufgetretenen Abweichungen zu vertretbaren Konditionen gefunden wurden und die finanziellen Folgen erträglich blieben.

Projektergebnis

Insgesamt minimierte das kiz durch dieses Vorgehen Aufwand, Zeit und Kosten, da die Spezialisten von Axians nicht nur die Beantwortung aller technischen und lizenzrechtlichen Fragen, sondern auch das komplette Projektmanagement übernahmen. Vor allem die Personalressourcen des kiz konnten durch die enge Zusammenarbeit von Axians mit einem qualifizierten Mitarbeiter des kiz, der als Ansprechpartner fungierte, stark geschont werden. Das kiz konnte sich so auf sein Tagesgeschäft konzentrieren, ohne sich den Problemen direkt auszusetzen, die ein derart komplexes Audit mit sich bringt. Zudem ist nun die Basis für die Einführung eines Software Asset Managements aufgebaut, mit dessen Hilfe Transparenz über die tatsächliche Nutzung von Software-Lizenzen geschaffen werden kann, um so für künftige Audits jederzeit gewappnet zu sein.

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