Kundenvorteile

Zeitersparnis durch automatische Verarbeitung der E-Mails für bestimmte Postfächer; Automatisiertes Ausdrucken von E-Mails in Outlook; Automatische Speicherung von Anhängen;

Kunde

Josef Witt GmbH

Branche

Handel, Logistik

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Johannes Wahl

SharePoint Entwickler, Software & Solutions Development

+49 69 38013500-0

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Projektumfeld

Mode bequem nach Hause geliefert… ganz was Neues? Nun, Kunden der Witt-Gruppe kennen diesen Service schon seit 100 Jahren! Denn die Geschichte des Unternehmens beginnt anno 1907, als Josef Witt vom oberpfälzischen Reuth aus seinen Versandhandel startet. Anfangs im Angebot: „Brauchbare, verschiedene Sachen“. Heute mit Stammsitz in Weiden, hat sich aus dem einstigen Ein-Mann-Betrieb ein international engagiertes Unternehmen mit rund 2.950 Mitarbeitern entwickelt. Als Markenanbieter für Textilien ist die Josef Witt GmbH in 12 Ländern aktiv. Und mit über 15 Millionen Kunden europaweit ist die Witt-Gruppe dabei ein führender Spezialanbieter auf dem wachsenden Markt der Zielgruppe 50plus. Zu Spitzenzeiten verlassen täglich ca. 100.000 Sendungen das Warenverteilzentrum in Weiden-Brandweiher. Dazu kommt neben den Onlineshops auch die persönliche Kundenbetreuung in 115 WITT WEIDEN und Preisland-Filialen. Alles in allem also auch viel Stoff für die Korrespondenz im Unternehmen selbst sowie zwischen der Josef Witt GmbH und Partnern, Kunden oder Lieferanten. Und die läuft heute fast immer per E-Mail. Nach der Migration von Lotus Notes auf Microsoft Exchange sollten daher nun die bei Witt eingeführten Features auch in der neuen Mail-Umgebung etabliert werden. Mit weiteren Optionen für die User und mit speziellem Know-how von Axians.

Projektanforderungen & Projektziele

Für das frühere Lotus Notes-System waren bei der Witt-Gruppe eigene Lösungen im Einsatz, um die Verwaltung und weitere Aufgaben zu vereinfachen. In dieser Hinsicht durfte der Switch hin zu MS Exchange natürlich keinen Rückschritt darstellen. Die primäre Zielvorgabe für Axians hieß also: die gewohnten Funktionalitäten auch auf der neuen Mail-Plattform zu implementieren. Nämlich Lösungen für das Automatisieren von Vorgängen und die einfachere Bedienung – was wiederum für die Nutzer viel Zeit spart. So bestand eine Anforderung darin, Operationen in definierten Postfächern durchführen zu können. Dazu sollte die Lösung erstens mit frei definierbaren Infotexten über neue Mails informieren und zweitens ein Postfach nach Mails mit Anhängen durchsuchen sowie diese in einen konfigurierbaren UNC-Pfad speichern. Konkret stellt die UNC-Adresse hier einen „Netzwerkpfad“ dar, über den Ressourcen wie z.B. Verzeichnisse oder Dateiordner genutzt werden, auf die erst nach einer Netzfreigabe der Zugriff von anderen Rechnern aus möglich ist. Als weitere Operation sollten Mails mit abgespeichertem Anhang in einen Ordner verschoben werden, um eine saubere Struktur im Postfach zu sichern. Und schließlich sollten Endbenutzer die Möglichkeit bekommen, Anhänge von E-Mails selbst auszudrucken.

Umsetzung

Vor dem Machen stand das Prüfen. Nach eingehender Machbarkeitsstudie wurde dann von Axians das erste Konzept erstellt und auf Basis des Kundenbedarfs finalisiert. Die Implementierung selbst verlief in Iterationen und konnte so in jeder Phase an aktuelle Wünsche seitens der Witt-Gruppe angepasst werden. Für alle Anforderungen an die Operationen in den Postfächern brachte das Axians-Team eine Konsolenanwendung zum Einsatz – also ein rein textbasiert gesteuertes Programm, das über die Befehlszeile mit frei konfigurierbaren Parametern aufgerufen werden kann. Und damit lassen sich nicht nur die Operationen per Aufgabenplanung flexibel einstellen, auch die Intervalle werden damit flexibel konfiguriert. Für den E-Mail-Druck wurde mit dem Entwicklungs-Tool VSTO ein Outlook-Add-In geschaffen, bei dem das Zielpostfach angegeben werden kann und auf Knopfdruck die Mail-Anhänge eines bestimmten Ordners ausgedruckt werden. Zur Realisierung der Konsolenanwendung wurde die Schnittstelle „Exchange Managed API“ verwendet. Einen gewissen Kunstgriff erforderte hier die Kundenvorgabe, keine Nutzername/Passwortkombinationen in den Steuerungs-Skripten der Anwendung zu speichern. Dafür wurde eine neue Option implementiert: Account-Daten werden jetzt sicher in der Anmeldeinformationsverwaltung von Windows hinterlegt und über den jeweiligen Bezeichner auf die User/Passwort-Kombination im Programm zugegriffen.

Projektergebnis

Gesparte Zeit und gewonnener Komfort für die Anwender: das sind kurz gesagt die zentralen Vorteile der neuen Mail-Verwaltung für die Witt-Gruppe. Mails für bestimmte Postfächer werden automatisch verarbeitet und dank den Benachrichtigungs-E-Mails müssen die Nutzer lediglich auf den Posteingang reagieren, der für sie tatsächlich von Interesse ist. Und auch das automatisierte Ausdrucken von E-Mails in Outlook oder das ebenfalls automatisierte Speichern von Anhängen sorgt schnell für gut organisierte Effizienz im alltäglichen Arbeitsablauf. Die Bilanz von Markus Zimmermann, IT-Systemadministrator der Witt-Gruppe bringt’s wie folgt auf den Punkt: „Wir haben mit Axians schon ein kleines IT-Projekt erfolgreich gemeistert. Die jetzt erfolgte Anpassung der neuen Mail-Plattform war da ein guter Beweis für das tolle Engagement und die absolut kundenbezogene Professionalität dieses Teams. Für mich heißt das ganz einfach: Axians in der Betreffzeile – gute Nachricht!“

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