Kundenvorteile

Valide Lizenzbilanz, garantiert durch SAM-Experten der Axians; Auditsicherheit für den Hersteller Microsoft; Keine ungeplanten Nachlizenzierungen; Genauere Budgetplanung; Einsparung von ca. 23 % der jährlichen Lizenzkosten

Kunde

Johanniter- Unfall-Hilfe e. V.

Branche

Gesundheit

Ansprechpartner

Mathias Sellnow

Senior Consultant, Teamleiter Software Asset Management

+49 30 4303-3080

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„Der Johanniter lässt sich rufen, wo die Not des Nächsten auf seine tätige Liebe […] wartet“, so lautet seit Jahrhunderten das Credo dieses geistlichen Ritterordens. Konkret in unsere Zeit übertragen heißt das: Rettungs- und Sanitätsdienst, Katastrophenschutz, Erste-Hilfe-Ausbildung und soziale Dienste wie unter anderem die Betreuung und Pflege von älteren oder kranken Menschen, Arbeit in der Flüchtlingshilfe und Integration sowie das Betreiben von über 350 Kindergärten. In diesem Sinne ist die Johanniter-Unfall-Hilfe e. V. seit über 60 Jahren in Deutschland aktiv – und mit mehr als 20.000 Beschäftigten, 34.000 ehrenamtlich Engagierten sowie rund 1,3 Millionen Fördermitgliedern und 1.200 Standorten allein in Deutschland heute eine der größten Hilfsorganisationen in Europa. Allerdings: auch eine andere große Organisation gibt gern und schnell ihr „Stelldichein“. Speziell, wenn realer oder auch nur eventueller Handlungsbedarf vermutet wird. Die Rede ist dabei von Microsoft bzw. deren freundlichen Aufforderungen zum Lizenzaudit. Für eine Institution in den Dimensionen der Johanniter ist dies dann alles andere als eine triviale Angelegenheit. Immerhin betreibt die IT der Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. (JUH) 1.187 Server und 5.616 Clients, auf denen diverse Windows Betriebssysteme und viele Windows Anwendungen im Einsatz sind, derzeit noch dezentral organisiert und mit stark steigender Tendenz.

Lizenz reimt sich zu Recht auf Transparenz.

Bei der Suche nach einem neuen langfristigen Partner für ein auditsicheres Software Asset Management (SAM) fiel die Wahl der Johanniter- Unfall-Hilfe e.V. auf die Expertise der Profis von Axians. Zwei Gründe waren dafür besonders ausschlaggebend. Erstens wurde 2012/2013 bei den Johannitern bereits ein Microsoft-Lizenzaudit mit einem anderen IT-Partner durchgeführt – nur leider ohne den gewünschten Erfolg. Und zweitens bietet Axians mit dem Produkt „Managed SAM Gold“ seinen Kunden ein langfristig effektives Lizenzmanagement inklusive Lizenzmanagement- Datenbank und dezidierter Umsetzung bis ins Detail. Die Ziele der JHU waren dabei klar gesteckt: Eine genaue Lizenzbilanzierung, bei der sowohl Datenaufnahme wie -verarbeitung komplett automatisiert ablaufen sollen sowie der Erwerb eines SAM-Zertifikats, in dem Microsoft der Organisation die korrekte Lizenzierung bescheinigt. Im Endeffekt erwartete man bei der Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. dadurch auch eine signifikante Reduzierung der jährlichen Kosten und natürlich einen detaillierten Überblick über Anzahl, Aktualität, Einsatzorte und tatsächliche Nutzung aller relevanten IT-Assets.

Der „Zweisatz-Einsatz“: Sondersignal für Sonderkonditionen.

Das Projekt startete im August 2015 mit einem Kick-off-Workshop, um den aktuellen Status profund zu analysieren und einen Fahrplan für alle anstehenden Aufgaben zu erstellten. Bereits hier kristallisierten sich die zentralen Faktoren der Lösung heraus. So vor allem die Notwendigkeit einer kompletten technischen Anbindung der SAM-Tools über Schnittstellen – und zwar vom Inventarisierungsscanner über das Active Directory bis zu den Terminalservern – um die gesamte Datenbehandlung künftig vollständig zu automatisieren. Außerdem war die Etablierung nachhaltig effektiver Prozesse gefordert. Konkret betraf dies unter anderem die lizenzrelevante Behandlung der dezentralen Struktur bei der Johanniter Unfallhilfe mit mehr als 5.000 Kostenstellen (sogenannten Betriebskennziffern), die in der Datenbank dargestellt werden mussten. Damit nicht genug, ist die Hilfsorganisation auch für zweierlei Lizenzarten mit jeweils unterschiedlichen Kostensätzen berechtigt: Mitarbeiter aus Verwaltung und Ausbildung dürfen vergünstigte Lizenzen für „Forschung & Lehre“ nutzen – für alle anderen gelten Sonderkonditionen, die Microsoft über den sogenannten Wohlfahrtsvertrag nach BMI-Konditionen entsprechenden Organisationen bietet. Und diese zwei Lizenzgattungen mussten in der Bilanzierung sauber getrennt dargestellt werden. Zusätzlich zur Gesamtbilanz für Microsoft. Dafür erstellten die Spezialisten von Axians spezielle Regeln (ICPs) zur Verifizierung der technischen Daten, um somit die automatische Verarbeitung aller Sonderanforderungen zu ermöglichen – z. B. also die richtige Zuweisung zu den verschiedenen Lizenzbereichen.

Komplex ist okay. Kompliziert nicht unbedingt.

Eine besondere Herausforderung für das Projektteam SAM, bestehend aus Mitarbeitern der Axians und der IT der JUH bestand zunächst darin, die Erreichbarkeit aller Geräte im Netzwerk der JUH sicherzustellen. Dazu kamen unterschiedliche Versionen im Virtualisierungsumfeld. Und auch die SQL-Landschaft musste ins zentrale Rechenzentrum migriert werden. Hochgradig komplex gestaltete sich die erwähnte Abbildung der Organisationstruktur auf Basis der Berechtigung für Lizenzen im Bereich „Forschung & Lehre“ oder „Wohlfahrt“. Hier spielte die Einführung des Aspera SmartTrack Tools als Lizenzmanagement- Datenbank eine zentrale Rolle. Damit werden sämtliche Informationen zu Herstellern, Lizenzierungen und Rechten an der überprüften Software konsolidiert und der komplette Lebenszyklus erworbener Lizenzen komfortabel verwaltet. Darüber hinaus installierte Axians für die Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. eine einheitliche Inventarisierungslösung, die organisationsweit jede eingesetzte Hard- und Software scannt und damit eine exakte Bestandsermittlung garantiert. Um dabei die Datenaufnahme und -verarbeitung automatisiert ablaufen zu lassen, mussten nicht nur der Inventarisierungsscanner, sondern auch das AD, VMware, Citrix und die Terminalserver per Schnittstellen an die SAM-Lösung angebunden werden.

Compliance gesichert. Und Kosten gesenkt.

Im Oktober 2016 wurde das Projekt mit dem Überreichen des SAM-Zertifikats an die Johanniter- Unfall-Hilfe e.V. abgeschlossen. Übrigens trotz den großen Herausforderungen durch die Flüchtlingskrise im Herbst und Winter 2015, die auf Seiten der Hilfsorganisation zeitweise zu Kapazitätsengpässen führte. Dank der neuen SAM-Lösung hat die Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. jetzt den Überblick über alle IT-Assets und eine sattelfest-valide Lizenzbilanz, regelmäßig garantiert durch Axians. Das Ganze mit Audit- Sicherheit für den Hersteller Microsoft und ohne Gefahr von ungeplanten Nachlizenzierungen. Und was sagt der Kunde dazu? Dustin Kaufmann, Bereichsleiter IT bei der Johanniter-Unfall-Hilfe e.V., fasst die erfolgreiche Zusammenarbeit wie folgt zusammen: „Der innovative Lösungsansatz von Axians hat uns genauso überzeugt, wie das große persönliche Engagement des Teams. Dank der automatischen Berechnung aller möglichen Lizenzmetriken profitieren wie jetzt von spürbaren Kosteneinsparungen. Allein durch die optimale Ausnutzung der Forschung & Lehre-Konditionen konnten wir unsere jährlichen Lizenzkosten um ganze 23 Prozent reduzieren und durch bedarfsgerechte Beschaffung und die notwendige Transparenz auch in der sonstigen Umgebung extreme Einsparungen innerhalb der Verträge realisieren. Und in Bezug auf Microsoft: da haben wir lange Zeit auf eine Eskalation gewartet, die nicht kam. SAM war da – Plups!“ Im Rahmen des Produkts Managed SAM Gold betreut Axians seither das Lizenzmanagement bei Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. dauerhaft, um sicherzustellen, dass die Gesamtinvestitionen in das Thema Lizenzmanagement von rund 1,7 Mio. in den letzten Jahren auf nachhaltig zielführend eingesetzt werden. Und da Axians das Consulting und den Lizenzverkauf in unterschiedlichen Bereichen betreut, kann sich die Hilfsorganisation hier auch zukünftig einer unabhängigen Beratung sicher sein. Stichwort Zukunft: Aufgrund der positiven Erfahrungen will die Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. im Anschluss jetzt das Trend Thema Cybersecurity/Schatten-IT mit Axians umsetzen, auf Basis bereits gewonnener SAM Daten, denn auch hier bietet die nachhaltige Vorgehensweise in der Zukunft echte Mehrwerte.

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