Kundenvorteile

Günstigstes Mietmodell; Mehr Flexibilität für die Anwender; Skalierbares System; Verbesserung der Zusammenarbeit; Schnellerer Zugriff auf Informationen; Keine Administration nötig

Kunde

ImevaX – Spin-off der TU München

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Romy Laternicht

Projektentwicklung, Software Asset Management

+49 89 4567858-0

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Projektumfeld

Das Institut für Medizinische Mikrobiologie, Immunologie und Hygiene der TU München ist auf die Identifikation von Erregern und die Bestimmung ihrer Resistenzen spezialisiert. Als Teil des GoBio-Förderprogramms des BMBF arbeitet das Spin-off Projekt ImevaX der Forschungsgruppe von Prof. Gerhard an der Entwicklung hoch spezifischer Impfstoffe gegen Krankheitserreger chronischer Infektionskrankheiten. Im Institut trägt die von modernen IT-Lösungen unterstützte Teamarbeit essentiell zum Erfolg der Forschungsarbeit bei. Um eine reibungslose und schnelle Zusammenarbeit zu gewährleisten, wurde die lokale Installation von Microsoft SharePoint in Erwägung gezogen. Nach einer Beratung von Axians stellte sich jedoch heraus, dass die Online- Plattform Office 365 für die aktuellen und künftigen Anforderungen die weitaus bessere und kostengünstigere Alternative darstellt.

Projektanforderungen & Projektziele

Dr. Christian Bolz, IT-Projektleiter in der ImevaX, interessierte sich zunächst für eine Microsoft SharePoint-Lizenz ohne Office für Kleinunternehmen. In einem ersten Gespräch zwischen Microsoft und Herrn Bolz wurde Axians empfohlen. Zum Zeitpunkt seines ersten Kontaktes mit Romy Laternicht von Axians ging er von der recht geringen Anzahl von nur sieben Anwendern und der Nutzung lediglich bestimmter Funktionen aus.

Umsetzung

Romy Laternicht vom Ulmer Systemhaus analysierte die Situation im Institut vor Ort und stellte Christan Bolz eine dem Projekt angepasste und günstige Lösung vor: die Office 365 Plattform. Im Rahmen dieser Web-Lösung können grundsätzlich die Server Exchange Online, Share- Point Online und Lync Online in unterschiedlichen Ausprägungen genutzt werden. Im Bereich Enterprise („E“) wurden dafür seitens Microsoft verschiedene Nutzungspläne (1-4) hinterlegt. Aufgrund des geplanten Anforderungsprofils und der geplanten Ausgründung der ImevaX aus der TUM sprach Axians eine Empfehlung für die E1/ E2-Pläne aus. Denn Office 365 E1 beinhaltet neben den drei Server-Produkten zusätzlich lokale Lync Clients sowie die Outlook Web App für die E-Mail-Bearbeitung im Browser. Ergänzend dazu kommen bei Office 365 E2 die Office Web Apps in Form der Online-Varianten von Word, Excel, Power Point und OneNote hinzu.

Projektergebnis

Für ImevaX war diese Lösung optimal – und das nicht nur aus Kostengründen. Sie bot aufgrund der enthaltenen Funktionsvielfalt mehr Möglichkeiten als das ursprünglich angedachte Modell. Nach einem von Axians durchgeführten Workshop zu SharePoint und Office 365 erfolgte schließlich die Online-Bereitstellung der Plattform, eine Anpassung des Active Directory sowie die Einrichtung von SharePoint Online gemäß den Anforderungen aus den unterschiedlichen Abteilungen des Instituts. Obwohl bei der Nutzung in erster Linie SharePoint Online zum Einsatz kam, war dieses Abo-Modell insgesamt günstiger als der ursprünglich geplante Kauf einer Unternehmenslizenz nur für SharePoint alleine – bei einem viel größeren Funktionsumfang. Denn in Office 365 sind einerseits bereits 20 User-Lizenzen enthalten. Darüber hinaus konnte das Institut bereits vom Start weg mehr Flexibilität bei der Verwendung der restlichen Online-Anwendungen an den Tag legen und den Nutzerkreis auf diese Weise entsprechend erweitern. Mittlerweile verwenden bereits rund 20 User unterschiedliche Teile von Office 365. Sie profitieren von Funktionen wie einer zentralen Ablage und Bereitstellung sowie gemeinsamen Speicherung und Bearbeitung der Daten, Analysen, Ergebnissen etc. Insgesamt hat sich seitdem die Kommunikation enorm verbessert und einer reibungslosen und flexiblen Ausgründung steht somit nichts mehr im Weg. Außerdem ist die Gefahr von Inkompatibilitäten innerhalb der Software gebannt, da alle stets mit der aktuellen Version arbeiten. Neben den Anwendern profitiert auch die IT-Abteilung von der neuen Online-Lösung. Da keine lokale Installation erfolgte, fällt kein Administrationsaufwand an. Die Nutzung kann zudem auf Mausklick einfach erweitert werden, beispielsweise bei einer größeren Projektgruppe. Weitere Services stehen zudem jederzeit online zur schnellen Aktivierung zur Verfügung. Das Institut hat sich aufgrund der Vorteile für ein 1-Jahres-Abo von Office 365 mit SharePoint entschieden; seitens der TU München wird dieses Projekt zudem gefördert.

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