Kundenvorteile

Hochverfügbare und homogene Exchange 2016 Infrastruktur inkl. DAG; Einheitliches Adressbuch für alle User an allen Standorten im Unternehmen; Deutlich weniger Aufwand für die Administration

Kunde

Hermann Otto GmbH

Branche

Industrie

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Thomas Hesbacher

Teamleiter IBM Communications, Collaboration Infrastructure

+49 6182 78694-0

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Projektumfeld

Wie kriegt man von einer Produktidee aus dem späten 19. Jahrhundert die Kurve zur Ära von Windows und Outlook? „Fensterkitt“ wäre in diesem Fall das passende Stichwort. Denn anno 1881 gründete Hermann Otto in Berlin seine Firma zur Herstellung dieses essentiellen Klebe und Dichtungsmittels für die Glaserzunft. Heute hat die Hermann Otto GmbH ihren Sitz im Oberbayrischen Fridolfing. Und aus dem einstigen Fensterkitt-Produzenten wurde ein führender europäischer Hersteller von anspruchsvollen Dicht- und Klebeanwendungen für Bau und Industrie. Über 360 Beschäftigte arbeiten bei OTTO in Fridolfing, weitere rund 50 Fachberater sind im Außendienst unterwegs und betreuen Kunden in ganz Deutschland, Österreich, England, Frankreich, Belgien und den Niederlanden. Dazu kommen Partnerunternehmen für den Vertrieb in weiteren Ländern in- und außerhalb Europas. Nicht zuletzt diese intensive Kundenbetreuung in Verbindung mit einer ausgefeilten Logistik ist eine der Stärken der Marke OTTO-CHEMIE – und eine große Herausforderung an den reibungslosen Daten- bzw. Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten. Bislang bildete dafür Citrix in Verbindung mit Lotus Domino als Mailsystem bei OTTO die zentrale Basis. Nun sollte in 2016 der Switch hin zu Exchange erfolgen. Geplant und unterstützt durch Axians Expertise für „wind- und wetterfeste“ Exchange-Lösungen in der Praxis.

Projektanforderungen & Projektziele

Mit Auslaufen der IBM Lotus Domino-Lizenzen stand für OTTO ab Frühjahr 2016 die Ablösung der bestehenden Kommunikationsplattform auf der Agenda. Beschlossen wurde eine Migration der Postfächer, Mail-In Datenbanken und Ressourcen nach Exchange 2016 mit hochverfügbarer Infrastruktur inklusive Database Availability Group (DAG). Das Ganze für rund 250 Clients und mit allen Vorteilen einer top-aktuellen, homogenen Anwendungsarchitektur, wie unter anderem eine Reihe an effektiven Tools für benutzerdefinierte Zusammenarbeit und vor allem auch einer deutlich erleichterten Administration. Für Axians ergab sich daraus folgender Aufgabenkatalog: Projektkonzipierung, Migrations- und Infrastrukturplanung, Installation und Konfiguration der Exchange Infrastruktur, Unterstützung der eigentlichen Migration sowie Abbau der Domino Infrastruktur. Und ganz wichtig war für OTTO dabei neben dem garantierten Abschluss aller Maßnahmen bis spätestens Ende 2016 auch, dass die Migration ohne Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts durchgeführt wird. Fürs Axians-Team hieß es damit: Gesagt, geplant… getan!

Umsetzung

Umstellung ohne Umstände: So hieß hier die Devise für den Kunden. Zur Sicherung eines störungsfreien Arbeitsumfelds für die Mitarbeiter konzipierte Axians für OTTO daher eine Migration mit sogenannter „Koexistenz“. Dabei wird das zu ersetzende System nicht sofort abgeschaltet, sondern steht während der Übergangszeit z.B. weiter als Archiv zur Verfügung. Durch Einsatz des Dell Coexistence Manager wurden so in der „Parallel-Phase“ unter anderem Kalenderzugriffe ermöglicht und beide Adressbücher abgeglichen. Dann, nach Erstellung der Migrations-Waves im Axians Notes2Exchange Projekt-Tool, wurden jeweils über Nacht sukzessive bis zu 20 User migriert, um den Supportaufwand möglichst gering zu halten. Ausfallsicherheit hieß eine weitere Vorgabe an die neue Lösung. Dafür plante Axians zwei Exchange Server in einer DAG mit 8 Datenbanken, womit OTTO auf lange Sicht zukunftssicher aufgestellt bleibt. In diesem Sinne erfolgte nach der Migration auch das kumulative Update der Server auf Exchange 2016 in Form eines CU2 Updaterollup. Gefordert waren die Experten von Axians dann noch an einem speziellen Punkt: beim Anbinden von Microsoft Office 2016 (64-bit) in Kombination mit dem Citrix Terminalserver. Ansonsten erwies sich hier einmal mehr der Wert einer guten Vorbereitung. Denn alles in allem lief die komplette Migration wie am sprichwörtlichen Schnürchen. Zum guten Schluss der Abbau der Domino Migrations Domain sowie der Koexistenz samt der alten Domino Infrastruktur… und die neue Exchange Umgebung inklusive System-Handbuch war fertig zur Übergabe bzw. zum globalen Einsatz. Und das Ganze bereits Anfang November 2016.

Projektergebnis

Alle Anwender bei der OTTO-CHEMIE profitieren ab sofort von einer stabilen, hochverfügbaren und homogenen Infrastruktur als Basis fürs Zusammenarbeiten in neuer Flexibilität. Jeder Mitarbeiter kann auf ein einheitliches Adressbuch zugreifen um jeden seiner Kollegen sicher zu erreichen. Und wie gewünscht hat sich auch der administrative Aufwand für die Benutzerverwaltung erheblich vereinfacht. Für Carlo Biller, IT-Leiter bei der Herrmann Otto GmbH ist die Bilanz damit eindeutig: „Der Wechsel hin zu Exchange 2016 war die richtige Entscheidung mit dem richtigen Partner. Einsatz und persönliches Engagement der Axians-Profis hat sich da in praktisch jeder Hinsicht für uns ausgezahlt. Und von der ersten Analyse bis zum fertigen Resultat ging hier für uns im besten Sinne ‚die Post ab‘. In einem Wort: passt!“

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