Kundenvorteile

Analyse der IT-Infrastruktur und Bewertung der Zukunftsfähigkeit; Erstellung einer TCOBetrachtung kombiniert mit einer Nutzwertanalyse als Entscheidungsgrundlage für weitere Investitionen

Kunde

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Lösungen

Managed Services

Ansprechpartner

Jana Paul

Teamleiterin IT Cost Optimization

+49 69 3801-3500-0

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Projektumfeld

Die Haufe Gruppe mit Hauptsitz in Freiburg im Breisgau ist eines der führenden Medien- und Softwarehäuser in den Bereichen Recht, Wirtschaft und Steuern (RWS) sowie Informationsverarbeitung. Rund 1.500 Menschen sind für das Unternehmen an unterschiedlichen Standorten tätig, dazu kommen noch über 1.000 freie Autoren, Entwickler und Designer. Gemeinsam erarbeiten sie auf dem Gebiet der Informationsverarbeitung moderne Lösungen für den Arbeitsplatz von heute und morgen. Dem Themen-komplex IT kommt daher auch intern eine große Rolle zu. Gemeinsam mit Axians nahm die Haufe Gruppe eine detaillierte TCO-Betrachtung von drei in Frage kommenden Betriebsmodellen für die neue Storage-Umgebung vor. Das Angebot des familiengeführten Konzerns spiegelt ein breites Spektrum der Informationsverarbeitung wieder: Neben Fachinformationen und -portalen befinden sich (Cloud Computing-) Applikationen, E-Procurement-Lösungen, Online-Communities, fachbezogene Software sowie Seminare und Beratungsmöglichkeiten zur Personal- und Organisationsentwicklung im Portfolio der Haufe Gruppe. Zielgruppe sind große und mittelständische Unternehmen, Steuerberater und Anwälte, der Öffentliche Dienst, Immobilienverwalter und Wohnungsunternehmen.

Projektanforderungen & Projektziele

Der Erfolg der Haufe Gruppe hat ein konstantes Wachstum zur Folge – nicht nur aus wirtschaftlicher Sicht, sondern auch in der Auslastung der eigenen IT-Infrastruktur. In diesem Bereich verfolgt das Unternehmen daher eine konsequente Optimierungs- und Konsolidierungsstrategie. Ein überproportionales Datenwachstum sorgte jedoch dafür, dass die vorhandene Storage-Lösung innerhalb der nächsten zwölf Monate an ihre Kapazitätsgrenzen gelangt wäre. Mit ihrer Vorgehensweise konnte sich schließlich die Axians gegen andere Partner durchsetzen und den Zuschlag für die Analyse und die Umsetzung gewinnen. Die Spezialisten des Ulmer IT-Hauses wurden damit beauftragt, ein zukunftsfähiges Storage-Konzept zu entwickeln. Die grundsätzliche Anforderung war, dass die neue Umgebung skalierbar und damit langfristig nutzbar gestaltet wird. Über eine weitgehende Konsolidierung sollte zudem auch der heterogene Bestand an Storage-Systemen mit teilweise nicht mehr verlängerbaren Wartungsverträgen abgebaut werden.

Umsetzung

Zur Entscheidungsfindung, welches Storage-Konzept am wirtschaftlichsten sein möge, schlug Axians die Erstellung einer Total Cost of Ownership (TCO)-Betrachtung kombiniert mit einer Nutzwertanalyse vor. Neben der wirtschaftlichen Betrachtung sollten dabei auch qualitative Aspekte berücksichtigt werden, wie beispielsweise Performance, Energieverbrauch, Entwicklung der Systemverfügbarkeit, Personalbedarf sowie Zukunftsfähigkeit. Technische Fachconsultants aus den Bereichen EMC und NetApp ergänzten die Betrachtung durch die Zulieferung entsprechender Fachkonzepte, welche die Basis für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung darstellte. Neben dem Know-how der Spezialisten kam zudem das Axians TCO-Tool zum Einsatz, welches die Evaluierung und Bewertung von Investitionsvorhaben ohne Blackboxes erlaubt. So können die Kostenpositionen transparent nachvollzogen werden und bei Bedarfsfall im Einzelnen erörtert werden. Es kristallisierte sich schnell heraus, dass es für die Anforderung der Haufe Gruppe insgesamt drei verschiedene Lösungsansätze gibt. Die „kleine Lösung“ schien zunächst mit wenig Kosten und Migrationsaufwand verbunden, da sie darauf basierte, den Altbestand zu erhalten, Kapazität nachzukaufen und dabei einen Teil der Altsysteme außer Betrieb zu nehmen. Alternativ zu diesem Szenario entwickelte das Fachteam der Axians ein hochskalierbares und hochperformantes „Storage on Demand“-Konzept. Dieses stellt sicher, dass nur der tatsächlich genutzte Storage bezahlt wird. Bei einem größeren Wachstum ließe sich dieser schnell und unproblematisch erweitern.

Durch moderne Administrationswerkzeuge sollte zudem der Personalaufwand im Betrieb über die Zeit sukzessive reduziert werden. Alle Bestandssysteme wurden hierbei ersetzt. Eine dritte Variante sah den Einsatz von technisch ähnlichen, etwas weniger leistungsfähigen Komponenten vor, die ebenfalls den Austausch des gesamten Storage-Bestands bedeutet hätten und im Verlauf der betrachteten 5 Jahre noch einmal aufzurüsten gewesen wären. Die Konzeption von Axians basierte jedoch anstelle eines kaufmännischen „pay on Demand“-Konstrukts auf einer klassischen Beschaffung. Die Umsetzung der beiden „großen“ Lösungen war allerdings – gerade zu Beginn – mit einem deutlich größeren Migrationsaufwand verbunden.

Projektergebnis

Sobald die drei möglichen Fachkonzepte beschrieben waren, wurden Schritt für Schritt die Erstinvestition sowie alle Folgekosten – wie Erweiterungsinvestitionen, Veränderungen in den Betriebsaufwänden, laufende Ausgaben an externe Dienstleister etc. – erfasst und ausgewertet. Bei der Gegenüberstellung der Varianten in einer Gesamtbetrachtung der Kosten über die kommenden fünf Jahre wurde schnell klar, dass die scheinbar kleine Lösung die teuerste war. Sie würde im Betrachtungszeitraum zu weiteren Folgeinvestitionen führen, während außerdem mit einem höheren Personalaufwand auf Grund des Mengenwachstums und der Heterogenität zu rechnen war. Im Vergleich zur ersten als auch zur dritten Alternative bot die skalierbare und kaufmännisch optimierte „Storage on Demand“-Lösung hingegen den größten Vorteil für den Kunden – auch in qualitativer Hinsicht. Damit ging die Handlungsempfehlung auf Basis der Erkenntnisse klar zu Gunsten des zweiten Szenarios.

Axians konnte der Haufe Gruppe damit eine Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stellen, die in allen drei Möglichkeiten auch die wirtschaftlichen und technischen Eventualitäten für den Betrachtungszeitraum von fünf Jahren abdeckt. Aufgrund seiner umfassenden Herstellerpartnerschaften ist Axians nicht nur in der Lage, die vorgestellten technischen Fachkonzepte zu erstellen, sondern im Nachgang auch umzusetzen. Der Kunde kann dadurch sicher sein, „alles aus einer Hand“ zu erhalten – was gerade bei komplexeren Projekten einen großen Vorteil darstellt.

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