Kundenvorteile

Mehr Arbeitskomfort bei minimierter Fehleranfälligkeit; Signifikante Zeitersparnis und volle Transparenz aller Prozesse; Automatische Vergabe von Berechtigungen mittels Active Directory; Versionierung bzw. Versionsverwaltung der Dokumente

Kunde

Gerhard Lang GmbH & Co. KG

Branche

Industrie

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Patrick von der Heydt

Teamleiter SharePoint Applications, Software & Solutions Development

+49 211-157673-0

Kontakt speichern

Projektumfeld

Die einen sagen „Schrott“ – die andern sehen: Rohstoff! Denn die Rückgewinnung von Wertstoffen wie u.a. Stahl wird für Industriegesellschaften zunehmend zum veritablen Wirtschaftsfaktor. Effizientes Recycling erfordert heute allerdings auch eine Optimierung aller relevanten Prozesse. Die Gerhard Lang GmbH & Co. KG hat sich in diesem Sinne im Lauf ihrer weit über hundertjährigen Unternehmensgeschichte zu einem international agierenden Spezialisten beim Stahl-, Edelstahlund Metallrecycling entwickelt. Anno 1898 von Karl Lang gegründet, ist dort nun schon die vierte Generation am Ruder. Für das Portfolio aus umfassender Abfall-Analyse, maßgeschneiderten Wiederverwertungs- und Umleitungskonzepten sowie einer reibungslosen Entsorgungslogistik arbeiten am Stammsitz im badischen Gaggenau fast 200 Mitarbeiter. Dazu kommt eine Tochterfirma im französischen Sarreguemines. Eine zentrale Maxime bei Lang lautet: „Um auch in Zukunft den Ansprüchen unserer Kunden gerecht zu werden, haben wir eine innovative Ausrichtung zum integralen Bestandteil unserer Unternehmenspolitik erhoben.“ Nicht zuletzt gilt das auch für die IT-basierte Arbeitsorganisation. Konkreter Innovationsbedarf zeigte sich hier bei den Management Dokumenten: Diese waren nicht zentral, sondern an diversen Stellen zu finden – etwa in FileShare, Lokal oder ausgedruckt. Zudem war die aktuellste Version nicht immer klar ersichtlich. Und auch für den gesamten Workflow gab es keinen digitalen Prozess. Alles in allem also der Idealfall für ein mustergültiges Konzept zur integrierten Dokumentengenerierung und -bearbeitung – realisiert ab Frühjahr 2015 mit der Expertise von Axians.

Projektanforderung & Projektziele

Zu den „Management Dokumenten“ zählen bei Lang-Recycling alle Dokumente, die von der Betriebsleitung oder Fachabteilungen freigegeben werden und dann den jeweils zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Darunter z.B. Arbeitsanweisungen, die verbindlichen Charakter haben. Die primäre Aufgabe für Axians hieß nun: Eine zentrale Anlaufstelle für diese Formulare schaffen. Generell zur effektiven Prozessoptimierung durch Zeiteinsparung und Fehlervermeidung – speziell aber auch für die lückenlose Nachweisbarkeit jedes Vorgangs, etwa bei externen Prüfungen. Entscheidend dafür war eine Minimierung der Medienbrüche beim Dokumenten-Workflow. Es galt also, den gesamten Prozess digital umsetzen: Von der zentralen Ablage aller Management Dokumente über die automatische Erstellung von PDF-Dateien und komplett digitalisierten Prüfungen bzw. Genehmigungen bis hin zur Sicherung der vollen Transparenz aller Prozessschritte. Das Ganze unter Verwendung bzw. Anpassung der bestehenden Dokumenten-Vorlagen bei der Gerhard Lang GmbH.

Umsetzung

Als Plattform für das neue Arbeiten mit den Management Dokumenten etablierte Axians bei Lang eine eigene Webseite für die Lösung. Mit Listen und Dokumentenbibliotheken für die Datenhaltung, klar definierten Rollen für die einzelnen Nutzer im Prozess und der Einbindung von Unternehmensvorlagen mit dynamischer Inhaltsanpassung.

Kernstück des neuen Konzepts bildet ein um die Funktionalitäten der Nintex-Software erweiterter SharePoint Workflow. Dazu installierte das Team von Axians einen speziellen Dokumentenserver für die Generierung von PDF-Dateien. Mit dem grafischen Workflow-Designer von Nintex werden relevante Informationen ab sofort immer an die richtigen Personen weitergeleitet – vor allem aber sind die Formulare bereits automatisch mit den dazu gehörigen Arbeitsabläufen verbunden! In der Praxis enthält so jede Aufgabe per Formular schon alle dafür nötigen Hintergrundinformationen. Und niemand muss mehr auf weitere Links klicken, um herauszufinden, was er mit dem jeweiligen Dokument wann, wo und wie genau genehmigt. Kurz: jedes Dokument initiiert jetzt quasi von selbst den korrekten Workflow für den zugehörigen Prozess. Ohne langes Suchen der Mitarbeiter nach der richtigen Vorlage, ohne manuelles Erstellen von aufgabenspezifischen Formularen und ohne umständliches Abspeichern als PDF.

Projektergebnis

Work? Flows! Für die Gerhard Lang GmbH & Co. KG haben sich alle in das Projekt gesetzten Erwartungen voll erfüllt. Wenn’s um die richtigen Dokumente geht, steht statt „Suchen“ jetzt „Finden“ auf dem Programm, die Anfälligkeit für Fehler auch in komplexen Prozessen wurde deutlich minimiert und der Zeitgewinn bei Genehmigungen oder Freigaben hat sich bereits kurz nach Einführung der Lösung ausgezahlt. Dazu Eduard Panaset, IT Leiter bei Lang: „Know-how und persönliches Engagement der Crew von Axians waren die perfekte Basis, um unser ambitioniertes Ziel sicher zu erreichen. Speziell die neue Versionierung der Dokumente und die automatische Vergabe von Berechtigungen im AD erweisen sich als echte Beschleuniger fürs Tagesgeschäft. Bei weiteren Aufgaben für unsere IT wissen wir also schon, wen wir als erstes anfragen.“ …und das lassen wir als ausgesprochen erfreuliches „Dokument“ auch sehr gern hier so stehen.

Referenz herunterladen