Kundenvorteile

Bestandenes Audit bestätigt die korrekte Lizenzierung; Unterlizenzierung konnte vermieden werden; Optimierung der Prozesse bei der Softwarebeschaffung- und dem Management

Kunde

gebrüder götz GmbH & Co. KG

Branche

Handel

Ansprechpartner

Thomas Kamp

Consultant, Software Asset Management

+49 211-157673-0

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Projektumfeld

Was in Würzburg vor über 75 Jahren mit der Gründung einer regional agierenden Schuhhandlung begann, hat sich zu einem international tätigen Versandhandelsunternehmen entwickelt. Die gebrüder götz GmbH & Co. KG versendet heute pro Saison bundesweit sowie in Österreich über 2 Millionen Kataloge, in denen etwa 2.500 Markenartikel vertreten sind und beschäftigt rund 450 Mitarbeiter. Im Online-Shop sind über 80 Marken präsent, darunter Brands wie Paul Green, Tamaris, Rieker und Gabor. Als das Unternehmen seitens IBM einem Software-Audit unterzogen wurde, wandte es sich zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen an Axians. Die Spezialisten begleiteten die gebrüder götz GmbH & Co. KG durch alle Phasen des Projekts und konnten neben etlichen Prozess- und Dokumentationsverbesserungen eine korrekte Lizenzierung erreichen.

Projektanforderung

Ein Software-Audit ist generell mit einem entsprechenden Zeit- und Personalaufwand verbunden. Darüber hinaus birgt es im Falle einer Unterlizenzierung ein hohes finanzielles Risiko. Aus diesen Gründen holte sich die gebrüder götz GmbH & Co. KG die externe Expertise von Axians ins Haus. Die erfahrene Software Asset Management (SAM)-Division des Ulmer IT-Hauses verfügt nicht nur über die speziell für dieses Projekt nötigen Kenntnisse bei der IBM Software- Lizenzierung. Darüber hinaus ist ein breiter Erfahrungsschatz und Spezialwissen aus über 70 ähnlich gelagerten Projekten vorhanden. Dieses geballte Know-how kam dem Unternehmen zugute. Denn das Ziel des SAM-Projekts war klar definiert: Mögliche Nachzahlungen aufgrund einer Unterlizenzierung sollten vermieden werden.

Projektumsetzung & Projektergebnis

Axians begleitete den Kunden durch alle Prozessschritte des Audits. Nach einer Erfassung aller im Unternehmen vorhandenen IBM Software Produkte wurde der Bestand mit der tatsächlichen Nutzung abgeglichen. Zu Beginn der Evaluierung konnte tatsächlich eine leichte Unterlizenzierung festgestellt werden, die im Rahmen einer Selbstauskunft des Kunden (Coming Forward) umgehend bei der IBM angemeldet und ausgeglichen wurde. Im sensiblen Bereich der genutzten Sub-Capacity-Lizenzierung galt es jedoch, die von IBM vorgeschriebenen Voraussetzungen penibel einzuhalten. Aufgrund der intensiven technischen und lizenzrechtlichen Beratung von Axians konnte auch diese Hürde genommen werden.

Das Spezialwissen von Axians kam abermals zum Einsatz, als der Prüfungsbericht des Wirtschaftsprüfers in zwei Produktkategorien eine Unterlizenzierung konstatierte. Das SAM-Team konnte über eine erarbeitete Gegendarstellung und eine entsprechende Argumentationsstrategie eine Anpassung des ursprünglichen Ergebnisses erreichen. In der finalen Version wies der Bericht schließlich keine Unterlizenzierung mehr auf.

Angefangen von der ersten Sichtung der Daten bis zum erfolgreichen Abschluss erstreckte sich das Projekt über einen Zeitraum von rund dreieinhalb Monaten. Währenddessen wurden zudem zahlreiche Prozesse rund um die Lizenzbeschaffung optimiert, die Dokumentation verbessert und ein nachhaltiges Lizenzmanagement eingeführt. Die gebrüder götz GmbH & Co. KG kann nun sicher sein, dass alles korrekt lizenziert ist. Damit der aktuelle Zustand dauerhaft erhalten bleibt, hat Axians die Einführung eines regelmäßigen Lizenz-Health-Checks empfohlen. Über eine einmal im Jahr erfolgende Bestandsaufnahme können etwaige Veränderungen in der Kundenstruktur und IT-Umgebung erfasst und abgestimmt werden. Dadurch erhöht sich die Transparenz und der Aufwand bei zukünftigen Audits reduziert sich entsprechend.

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