Kundenvorteile

Sämtliche Prozesse für Reporting, Planung und Konsolidierung wurden rationalisiert und sind durchgängig transparent; Prozess- und Datensicherheit wurden verbessert;

Kunde

FLEX-Elektrowerkzeuge GmbH

Branche

Industrie

Lösungen

Data Analytics

Ansprechpartner

Philipp Ripkens

Senior Solution Manager | Data Analytics

+49 89 4567858-0

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Effiziente Finanzkonsolidierung im Konzern sowie ein zentrales Reporting mit integrierter Planung sorgen für signifikante Wettbewerbsvorteile. Dank des Projektes COMPETE setzt sich das erfolgreiche Unternehmen noch weiter vom Mitbewerb ab. Möglich wurde dies durch die Straffung der Datenbewirtschaftung und die Einführung einer Komplettlösung für BI, Planung und Konsolidierung innerhalb von nur wenigen Monaten.

Wie bei vielen Unternehmen waren auch bei FLEX in der Vergangenheit erhebliche IT-Kapazitäten für die Erstellung von Reports und insbesondere Ad-Hoc-Reports im Einsatz. Das institutionalisierte Berichtswesen hatte zu einer großen Zahl von wartungsintensiven Auswertungen geführt, deren Relevanz und Qualität jedoch teilweise infrage standen. Trotz sehr hoher Datenqualität in den Vor-Systemen gab es aufgrund Excel-basierter BI-Insellösungen, verschiedener Begrifflichkeiten, unterschiedlicher Abfrage-Zeitpunkte und Datenquellen immer wieder Inkonsistenzen, die entsprechende Diskussionen nach sich zogen.

„Der Begriff Umsatz wurde z. B. völlig unterschiedlich interpretiert“, erzählt Elmar Vogt. „Bruttoumsatz vor oder nach Kundenrabatt, Nettoumsatz vor Rechnungsrabatt oder nach Erlösschmälerung – je nach Abteilung und Berichtszeitpunkt ergab sich ein anderer Wert. Und jeder war natürlich richtig.“

Defizite traten in der Konsolidierung, bei Reporting und Analyse sowie bei der Unternehmensplanung zutage – und diese waren in allen Bereichen ähnlich: mangelnde Transparenz sowie hoher Aufwand bei der manuellen Datenbeschaffung und Aufbereitung. Allein 5 – 10 % der Arbeitszeit wurden schätzungsweise nur zur Erstellung von Ad-hoc-Reports aufgewendet. Diese zeitintensiven Arbeiten führten trotzdem zu zweifelhaften Ergebnissen, da eine einheitliche Informationsplattform fehlte. Die Excel-basierten Abläufe waren mühsam, fehleranfällig und nicht nachvollziehbar. Richtigkeit, Validität und Unveränderlichkeit der Daten in Excel – insbesondere für Externe wie Banken enorm wichtig – waren kaum zu gewährleisten. Die originären Aufgaben des Controllings kamen viel zu kurz, IT-technische und manuelle Aufgabeninhalte nahmen überhand. Die Fachbereiche und das Management erhielten die notwendigen Steuerungsinformationen nur bedingt in der erforderlichen Qualität und das nicht immer termingerecht.

Zeit für die inhaltliche Weiterentwicklung des Controllings war nicht vorhanden, aber das hat sich durch das Projekt COMPETE drastisch geändert. „Während in der Vergangenheit nur rd. 20 % der Zeit für eigentliche Analysen zur Verfügung standen, sind es jetzt dank der Axians Analytics & Data Lösungsbibliothek ca. 60 %“, schätzt Vogt. Die Automatisierung der Standardprozesse mit Hilfe der Lösungsbibliothek erlaubte eine Verschiebung des Tätigkeitsschwerpunkts von der Datenaufbereitung hin zu wertschöpfenden Aufgaben.

Die im Zuge des Projektes vereinheitlichte Begriffswelt wurde konsequent in der Lösung abgebildet. Spricht man heute vom Umsatz, weiß jeder, dass es sich um den Bruttoumsatz nach Kundenund Rechnungsrabatt handelt.

Sämtliche Prozesse für Reporting, Planung und Konsolidierung wurden rationalisiert und sind durchgängig transparent. Prozess- und Datensicherheit wurden verbessert: so ist die Verarbeitung jetzt personenunabhängig, regelbasiert, automatisiert und damit jederzeit nachvollziehbar. Individuelle Queries sowie Daten aus Excel-Listen werden nur noch in Einzelfällen verwendet. Insbesondere die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der Flexi-Analysen haben bei FLEX dafür gesorgt, dass die Anzahl an Standardberichten um ca. 30 – 35 % reduziert wurde. Das gesamte Berichtswesen des Vertriebs und die für die Steuerung des Unternehmens wichtigen Vertriebsanalysen erfolgen auf Grundlage der Daten aus dem Datawarehouse. Das Reporting- on-Demand in IBM Cognos BI liefert schnelle, flexible und transparente – aber immer korrekte – Informationen und unterstützt damit das Management optimal.

Begeistert ist man bei FLEX auch von der Umsetzung des Projektes, das trotz des großen Anpassungsaufwands unter hohem Zeitdruck termingerecht abgewickelt wurde.

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