Kundenvorteile

Hochverfügbare und homogene Exchange Infrastruktur mit Anbindung an Office 365; Signifikante Entlastung des EKIBA IT Support; Usergerechte Projektkommunikation für alle Fragen zwischen IT-Bereich und Endanwendern; Zentrale, übergreifende Projekt- und Schulungssteuerung

Kunde

Evangelische Landeskirche in Baden

Ansprechpartner

Thomas Hesbacher

Teamleiter IBM Communications, Collaboration Infrastructure

+49 6182 78694-0

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Projektumfeld

Die Evangelische Landeskirche in Baden, kurz EKIBA, ist eine der beiden evangelischen Kirchen in Baden-Württemberg. Mit über 1,15 Millionen Mitgliedern in 640 Gemeinden versteht sich die EKIBA als Volkskirche, die lutherische und reformierte Christen vereinigt. Sitz der Kirchenleitung, vertreten vom Landesbischof, ist in Karlsruhe. In ihrem Wirkungsbereich fungiert die EKIBA auch als Arbeitgeber, der in diversen kirchlichen Diensten ca. 33.000 Menschen beschäftigt. Darunter neben theologischem Personal viele Angestellte in Gemeinden und Bezirken. Ein Leitspruch der evangelischen Kirche heißt „Glaube ist Kommunikation“. Und die erfolgt heute auch per Mail übers Web. Für die gesicherte Hochverfügbarkeit plante der evangelische Oberkirchenrat Karlsruhe daher 2018, die bestehende Infrastruktur aus sechs Domino Servern durch eine Exchange Hybrid Umgebung mit Office 365 in der deutschen Cloud zu ersetzen. Das Ganze möglichst reibungslos für über 5.500 Postfächer mit einem Daten-Volumen von 1,5 TB. „Kommunikation ist die Basis von Verständigung“ lautet ein weiteres Credo. Und in diesem Sinne war auch eine professionelle Vermittlung der neuen Funktionen an die Anwender ein wesentliches Kriterium für das Axians Engagement bei diesem Projekt.

Projektanforderungen & Projektziele

Wichtig war der EKIBA vor allem, dass durch die Migration keine Störungen im Tagesgeschäft entstehen. Die Lösung von Axians: Im Rahmen einer Koexistenz werden die Postfächer einzeln umgezogen – und das alte Notes-System steht während dieser Übergangszeit in vollem Umfang weiter zur Verfügung. Das zu migrierende Volumen umfasste beim Projektstart ca. 4.500 User und über 1.000 Mailing- oder Ressourcen- Postfächer. Die Anwender bei der EKIBA greifen dabei unterschiedlich auf die Office Anwendungen zu: per Full-Client, als Citrix Benutzer und als Web-User. Zudem bestehen Access-Optionen über mobile Endgeräte. Eine zentrale Herausforderung ergab sich allerdings daraus, dass hier User wie auch Mailboxen über ganz Baden verteilt sind. Außerdem sollte bei auftauchenden Fragen der EKIBA 1st Level Support professionell unterstützt werden. Denn eines war von Anfang klar: Die IT-Abteilung in Karlsruhe wird in dieser Hinsicht während der Migration stärker gefordert sein. Dazu Timo Geiss, Leiter IT bei der EKIBA: „Wir suchten einen Dienstleister als Partner, der vor Ort sitzt und den 1st Level Support unterstützt. Darüber hinaus sollten Planung, Migration, Tracking und Schulung unserer User am Standort durch Trainings begleitet werden. Für Axians haben wir uns auch deshalb entschieden, da in dieser Beziehung genau auf unsere Bedürfnisse eingegangen wurde.“

Umsetzung

Mailanwendungen, Zugriff auf die Archive und weitere Office-Funktionalitäten sind essenziell für die Arbeit jeder Organisation und mussten bei der EKIBA über die gesamte Migration hindurch gesichert bleiben. Dafür kamen unter anderem spezielle Tools wie der Analyzer aus der myOperations-Familie von Axians zum Einsatz, um z.B. die aktuelle Domino-Umgebung zu analysieren. Gefolgt vom Erstellen der einzelnen Migrations-Wellen mit dem Axians Notes2Exchange Projekt-Tool samt intelligenter Automatismen zur Entschlüsselung und Archivauflösung. Ein wesentlicher Faktor für erfolgreiche Migrationen ist aber immer auch die richtige Kommunikation. Denn technische Brillanz bedeutet nicht automatisch menschliche Akzeptanz! Selbst vermeintlich kleine Änderungen für den User können große Auswirkungen auf seine gewohnte Arbeit haben. Somit war es wichtig, alle Anwender schon vor Projektbeginn zu informieren. Dazu stellte Axians die Kommunikation über alle Neuerungen ganz klar in den Fokus: Zwischen IT-Profis und Endanwendern – und zur Abstimmung bzw. Umsetzung geeigneter Trainingsmaßnahmen. Entsprechende Schulungen waren dann auch im Preis pro Mailbox enthalten. Dieses „Fitnessprogramm“ für die Usergruppen wurde parallel an neun Standorten angeboten. Durchgeführt von zertifizierten Trainern, inklusive umfassender Dokumentation und persönlichen Unterlagen. Auch die Unterstützung von sehbehinderten Personen wurde individuell nach Absprache gestaltet und war ebenfalls ohne Aufpreis im Angebot inbegriffen.

Projektergebnis

Eine Exchange Hybrid Umgebung mit Microsoft Office 365 bedeutet den parallelen Betrieb der vorhandenen Server bei der EKIBA mit den erweiterten Cloud-Services von Office 365. Jeder Mitarbeiter kann damit auf ein einheitliches Adressbuch zugreifen, um jeden gewünschten Kontakt zu erreichen. Zugriffe aufs Postfach erfolgen in Verbindung mit Outlook, wenn gewünscht, weltweit von jedem webfähigen Gerät aus. Ein besonderer Vorteil für den Kunden und für den nachhaltigen Erfolg der kompletten Migration war aber ganz sicher die Projektleitung und das Projektoffice mit Axians Mitarbeitern vor Ort. Nicht zuletzt, um damit quasi „auf dem kleinen Dienstweg“ eine aktive Unterstützung bei Outlook-Fragen und weiteren Projekt-Themen zu garantieren. Entsprechend positiv fällt auch das Resümee des Kunden aus. Dazu nochmal ein Statement von EKIBA IT-Leiter Timo Geiss: „Ein sehr gutes Know-how setzt man bei einem Dienstleister wie Axians voraus – und wir wurden hier nicht enttäuscht. Was uns aber darüber hinaus sehr angenehm überrascht hat, war das ausgezeichnete Projektmanagement. Das Axians Team hat sich hier jederzeit an unsere individuelle Situation angepasst und stets optimal reagiert.“ In diesem Sinne sind weitere Lösungen und Dienstleistungen von und mit Axians bei der EKIBA schon im Gespräch.

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