Kundenvorteile

Erfüllung der Compliance und Herstellervorgaben; Einsparung von Zeit und Aufwand beim Audit; Volle Handlungsfähigkeit durch transparenten Lizenzstatus; Umfassende Lizenzbilanz und -historie als Basis für das zukünftige SAM

Kunde

Erste Financial Services GmbH

Ansprechpartner

Thomas Kamp

Consultant, Software Asset Management

+49 211-157673-0

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Projektumfeld

Software-Lösungen und Finanzinstitutionen haben manches gemeinsam: Ohne Lizenz läuft bei beiden nichts – und Compliance ist hier wie dort eine essenzielle Voraussetzung. Auf dieser Basis arbeitet auch die Erste Financial Services GmbH (EFS) mit Sitz in Düsseldorf, London und New York. Als lizenzierter und unabhängiger Finanzdienstleister bietet die EFS das Servicing komplexer Finanzportfolios. Bedient werden damit unter anderem Institute und Banken, die sich dem Abbau oder der Restrukturierung eines Portfolios widmen. Dazu kommen Versicherungen und Fondsgesellschaften, die bei strategischen Investitionsentscheidungen von den umfassenden Service-Erfahrungen der EFS-Profis profitieren. Denn nicht zuletzt mit ihrer leistungsstarken IT-Plattform verfügt die EFS über Equipment und Expertise, um kommerzielle Portfolios zu steuern und zu verwalten. Muttergesellschaft der heutigen EFS war bis 2016 die Portigon AG – und diese wurde von IBM Deutschland bereits im Jahr 2015 für eine Lizenz-Plausibilisierung nominiert. An den Start ging das Projekt dann ab April 2016. Vorbereitet und unterstützt durch die IBM Consulting-Crew von Axians.

Projektanforderungen & Projektziele

Der spätere Beginn des IBM Audits war organisatorischen Gründen bei der EFS geschuldet, wie u.a. die Umfirmierung bzw. Änderung der Eigentumsverhältnisse. Dazu kam ein Wechsel des Service-Providers. Als der Termin dann stand, ging’s allerdings straff getaktet an die Umsetzung: Noch vor dem Kick-Off mit den Wirtschaftsprüfern, die im Auftrag der IBM die Plausibilisierung testieren sollten, setzte sich das IT-Team der EFS mit den Audit-erfahrenen SAM-Spezialisten von Axians zusammen. Die Ziele des Projekts im Sinne des Kunden wurden dabei klar definiert. Erste Priorität: die Aufwendungen bei der EFS so gering wie möglich zu halten, um das Tagesgeschäft nicht zu stören. Denn der Ressourcen-Einsatz für ein Audit kann je nach Produkt- bzw. Anwendungsvielfalt enorm hoch sein. Und leider wird dabei oft nur „abgearbeitet“ und so die Chance für echten Mehrwert durch neue Erkenntnisse zum strategischen Management des Software-Portfolios leichtfertig vergeben. Ein weiterer wichtiger Punkt war daher die Erstellung eines validen Lizenzbilanzreports – als profunder Abgleich der kaufmännischen Lizenzen mit dem tatsächlichen Bedarf, der dann auch keine Spielräume für Interpretationen zulässt.

Umsetzung

Jedes Audit folgt einem vom Wirtschaftsprüfer vorgegebenen Ablauf. Axians Know-how begleitete die EFS bei jedem dieser Schritte: Vom ersten Meeting bis zur finalen Bilanz. Zu Projektbeginn wurden zunächst der aktuelle Lizenzbestand und die Vertragslage intern verifiziert. Dann die Produkteinsatzliste, die der Auditor als erstes anforderte. Diese wurde mit den Verantwortlichen bei der EFS im Detail durchgesprochen. Schon in den Vorgesprächen wurde schnell klar, dass die besondere Expertise von Axians im Bereich Cognos hier von Nutzen sein wird. Schließlich galt es, bei dieser IBM Business Analytics Lösung, diverse Installationen, mehrere Vertragsformen und eine vielschichtige Historie zu analysieren. So waren hier auch einige persönliche Treffen beider Seiten nötig, um unterschiedliche Interpretationen der komplexen Vertragsbestimmungen zufriedenstellend zu klären. Zusammen mit den Bereichsverantwortlichen der EFS ging es nun daran, sämtliche relevanten Daten zu erheben, um diese anschließend durch die SAM-Experten von Axians auszuwerten und aufzubereiten. Jedes Dokument, das an den Auditor ging, wurde von Axians im Vier-Augen-Prinzip nochmals geprüft. Fristgerecht und vor allem auch in geforderter Form konnte dann alles an die Wirtschaftsprüfer übermittelt werden.

Projektergebnis

Für die EFS haben sich mit dem Engagement von Axians alle Erwartungen an eine reibungslose Lizenz-Plausibilisierung erfüllt. Auch alle Rückfragen konnten zur Zufriedenheit der Prüfer beantwortet werden, ohne Verzögerungen im Auditverlauf nach sich zu ziehen. Und die von vielen gefürchtete „Vor-Ort-Verprobung“ mit Verifizierung und Stichprobenziehung wurde bei der EFS vorab in einem Testlauf als WEB-Session simuliert, damit anschließend auch unter Regie der Auditoren alles ohne Probleme ablaufen konnte. Fazit der „Haben-Seite“ dieser Bilanz für die EFS: Zugriff auf Erfahrungswerte aus über 100 IBM Software-Lizenz-Plausibilisierungen, volle Handlungsfähigkeit durch transparenten Lizenzstatus sowie eine umfassende, umfangreiche Lizenzbilanz und -historie als Grundlage fürs künftige Software Asset Management. Oder kurz: bei Software die sichere Bank.

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