Kundenvorteile

Zentrale Anwendung zur Marktstammdaten Prozessabwicklung im Intranet; Höhere Transparenz über durchgeführte Pflegeaktivitäten; Verbesserte Pflegeprozesse sowie Kommunikation zwischen Zentrale und Händler; Zentralisierung der Pflege von Marktstammdaten; Weitgehende Automatisierung der Prozessabläufe

Kunde

EDEKA Unternehmensgruppe Nordbayern–Sachsen– Thüringen mbH

Branche

Handel

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Markus Köstner

Teamleiter Mobile & App Development, Software & Solutions Development

+49 731 1551-0

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Projektumfeld

Der bundesweit tätige EDEKA Verbund ist mittelständisch und genossenschaftlich geprägt. Er setzt sich aus über 4.000 selbstständigen Kaufleuten und sieben Regionalgesellschaften zusammen. Die in Rottendorf ansässige EDEKA Unternehmensgruppe Nordbayern-Sachsen-Thüringen (NST) ist eine davon. Sie versorgt rund 1.100 Einzelhändler in Nordbayern, im nörd- lichen Baden-Württemberg sowie Thüringen, Sachsen und Teilen Sachsen-Anhalts mit Lebensmitteln, Frischeund Drogerieartikeln. Dabei werden besonders die örtlichen Gegebenheiten in den Märkten sowie unterschiedlichen Bedürfnisse der Verbraucher in der Region berücksichtigt. Als Informationsquelle für die Mitarbeiter in der Zentrale und den Einzelhändlern kommt ein auf IBM WebSphere Portal basierendes Intranet zum Einsatz. Axians unterstützt die EDEKA Unternehmensgruppe Nordbayern-Sachsen-Thüringen mit dem IBM Process Server bei der Bündelung der unterschiedlichen Informationsflüsse und zielgerichteten Bereitstellung der Daten an die Märkte.

Projektanforderungen & Projektziele

Die „Liebe zu Lebensmitteln“ spielt bei Edeka auch im Intranet eine zentrale Rolle. Über ein von Axians in der Vergangenheit implementiertes Informationsportal ist es der Edeka NST möglich im Intranet über eine Web-Anwendung Beiträge an die Märkte tagesaktuell zu erfassen, zu aktualisieren und bereitzustellen. Die auf Basis IBM WebSphere entstandene Portallösung stellt für die Mitarbeiter in den Verwaltungsstandorten und den angeschlossenen Märkten ein zentrales Kommunikationsmedium dar. Die Fachredakteure können anhand einer Selektionsanwendung im Portal eine zielgerichtete Beitragszuweisung an die Märkte vornehmen. Hierbei wird auf Daten vom Marktstamm zugegriffen, welches die zentrale Applikation zur Verwaltung der Marktdaten darstellt. Die Pflege der Marktstammdaten erfolgte durch ca. 25 Teams aus unterschiedlichen Abteilungen und in zwei getrennten Anwendungen. Neben einer auf Lotus Notes basierenden Lösung ohne Workflow-Integration wurde ein weiterer Teil der Daten im SAP gepflegt und von dort aus in die Selektionsanwendung im Portal exportiert. Die Sicherstellung einer zeitnahen und qualitativ hochwertigen Datenpflege gestaltete sich alleine deswegen schwierig. Hinzukam, dass es keine verbindlichen Vorgaben gab, welche Daten wann und von wem zu überarbeiten waren. Die Qualität und Aktualität der Marktstammdaten hat für die EDEKA NST enorme Wichtigkeit, da fehlerhafte oder falsche Daten direkte Auswirkungen auf Informations- und Bestellprozesse der Märkte haben können. Wenn z. B. aufgrund falscher Daten keine Werbeinformationen an die Märkte übermittelt werden, können diese keine Werbeware disponieren, was in der Folge zu Umsatzverlusten und Kundenverärgerung führen kann. Edeka NST sah daher in diesem Bereich dringenden Handlungsbedarf. Axians stand vor der Aufgabe, mehr Transparenz über die Pflegeprozesse zu schaffen und unternehmensweit eine nachhaltig hohe Informationsqualität sicherzustellen.

Umsetzung

Nach einer Analyse der IST-Situation erarbeitete Axians ein Konzept, in dem das zentrale Infoportal im Intranet auf Basis der bestehenden Infrastruktur die Hauptrolle übernimmt. Ein erstes Ziel dabei war, darin zusätzlich zu den redaktionellen Daten für die Rundschreiben-Berichte nun auch alle Marktstammdaten aus Datenquellen wie Lotus Notes und SAP zu bündeln, um diese sowohl den Mitarbeitern wie auch Märkten bereitstellen zu können. Der wichtigste Punkt auf der Agenda galt daher auch den neuen Möglichkeiten zur Datenpflege. In einer einheitlichen und klar strukturierten Oberfläche sollen beispielsweise die Händler Einblick in ihre eigenen Stammdaten nehmen und Aktualisierungsanforderungen selber abgeben können. Dies galt ebenso für die Pflege der Informationen von internen Mitarbeitern aus dem Vertrieb und weiteren Fachabteilungen. Hier war die Verwendung der Prozess-Engine IBM Process Server zur weitgehenden Automatisierung der Abläufe vorgesehen. Über die Workflow-Features – wie einem Weiterleitungs-, Eskalations und Benachrichtigungsmanagement sowie User-Logging – sollte der jeweilige Bearbeitungs- und Änderungsstatus jederzeit für alle transparent ersichtlich sein. Zur Erleichterung wiederkehrender Aufgaben wurde eine Auswahl fester Prozesstypen implementiert. Diese decken die Neueröffnung, Privatisierung, Übernahme oder Schließung sowie Änderung von Daten eines Markts ab.

Projektergebnis

Edeka NST zeigte sich von dem Konzept auf ganzer Linie überzeugt. Das Projekt wurde innerhalb von 12 Monaten umgesetzt. Durch automatisierte Prozessunterstützung hat sich sowohl die Qualität der Marktstammdaten signifikant verbessert als auch die Transparenz über die jeweiligen Pflegeprozesse. Desweitern wurden die Händler in den Stammdatenprozess eingebunden und sehen jetzt etwaige Veränderungen ihrer Stammdaten und können ggf. auch selbst Änderungsanträge schnell und einfach über eine portalintegrierte Lösung digital generieren.

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