Kundenvorteile

Optimierung der Prozesse beim Erstellen von Rundschreiben; Verbesserte Zusammenarbeit; Komfortable Bedienung

Kunde

EDEKA Unternehmensgruppe Nordbayern–Sachsen– Thüringen mbH

Branche

Handel

Lösungen

Collaboration

Ansprechpartner

Jens Hagel

Senior Consultant, Software & Solutions Development

+49 731 1551-0

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Projektumfeld

Der Slogan „Wir lieben Lebensmittel“ ist bei Edeka Programm und spiegelt sich für die Kunden in einem umfangreichen, frischen und ansprechend präsentierten Angebot in den Märkten wieder. Das Thema „Nachhaltigkeit“ zieht sich dabei wie ein roter Faden durch sämtliche Bereiche und Ebenen. Das Unternehmen unterstützt seine Filialen beispielsweise bei der Angebotsauswahl und -Vorbereitung, indem es sie über allgemeine Aktionen, die aktuelle Werbung und vor allem über die Waren regelmäßig und ausführlich informiert. Bei der Edeka Unternehmensgruppe Nordbayern-Sachsen -Thüringen (Edeka NBST) wird dazu wöchentlich ein mehrere hundert Seiten großes Rundschreiben in ausgedruckter Form an die rund 1.000 selbstständigen Edeka- Kaufleute und ca. 250 Regiemärkte in Nordbayern, im nördlichen Baden-Württemberg, Sachsen und Thüringen verschickt.

Projektanforderungen & Projektziele

Dieser Vorgang war für Edeka allerdings mit einem hohen Aufwand und ebensolchen Kosten verbunden. Vor allem die Erstellung der redaktionellen Inhalte sowie das Layout, der Druck und der Versand schlugen hier zu Buche. Über ein von Axians implementiertes Online-Portal erhielt Edeka NBST die Möglichkeit, die Inhalte des Rundschreibens über das Web zu erfassen, zu aktualisieren und tagesaktuell bereitzustellen sowie Bestellungen und Aufgaben über die Domino- lnfrastruktur in die Notes-Kalender der Händler integrieren zu können.

Die mit Sitz in Rottendorf ansässige Edeka NBST ist eine von sieben Regionalgesellschaften des genossenschaftlich organisierten Edeka-Verbundes. Verschiedene Prozesse, wie die Aufbereitung der redaktionellen Inhalte und Bereitstellung des Rundschreibens über einen elektronischen Zugriff, sollten optimiert und künftig in einem Online-lnfoportal den Filialen zur Verfügung gestellt werden. Edeka NBST versprach sich davon in erster Linie eine Reduzierung der allgemeinen Aufwände und Kosten. Darüber hinaus sollten den Kunden über dieses einheitliche Kommunikationsmedium alle Informationen zielgerichteter bereitgestellt werden können. Axians schlug Edeka ein Gesamtkonzept vor, welches auf IBM WebSphere Portal V7 aufsetzt und den Händlern über eine Notes-I Domino-Integration die zusätzliche Möglichkeit einer Dialogoption bietet. Damit verbunden war eine Vereinfachung der Bestellvorgänge und bessere Übersicht über die anstehenden Aufgaben.

Umsetzung

Aufgrund der bereits zu Axians bestehenden Kundenbeziehung entschloss sich Edeka schnell für die Umsetzung des Projekts. Die Programmierung der auf IBM WebSphere basierenden Rundschreibenanwendung wurde mit IBM Web Experience Factory (früher WebSpherePortlet Factory) umgesetzt. Die Datenhaltung erfolgt in einer Oracle-Datenbank. Seit März 2013 ist die Anwendung produktiv.

Edeka NBST ist es seitdem möglich, die Beiträge für das Rundschreiben in Eigenregie zu erstellen und den Märkten sowie allen internen Mitarbeitern und Vertriebsberatern zum Abruf bereitzustellen. Diese wiederum erhalten über den Online-Zugriff sämtliche Informationen tagesaktuell und zielgerichtet zugewiesen. Ein Highlight des Projekts stellt die Anbindung an die Edeka-interne Domino-Umgebung dar. Dadurch ist das Unternehmen in der Lage, nicht nur die Filialbestellungen aus dem Rundschreiben direkt in die Notes-Kalender der Händler einzutragen. Diese können zudem schneller über den Status ihrer Bestellungen oder Aufgaben bei Aktionen informiert werden. Vom neuen System profitieren jedoch auch die Filialen, die über keinen Internetzugang verfügen. Diese erhalten ihre wichtigen Informationen per Fax und werden somit ebenfalls stets auf dem aktuellen Stand gehalten. Insgesamt hat sich dadurch die Kommunikationsqualität zwischen Edeka NBST und den Filialen enorm gesteigert. Die Zentrale erhält nun ein schnelleres und genaueres Feedback vom Point of Sale.

Projektergebnis

Durch die Bündelung der Informationen konnte eine generelle Verbesserung bei allen mit der Erstellung und dem Vertrieb des Rundschreibens verbundenen Prozessen erreichen. Die Möglichkeit, Informationen online abrufen zu können, wird von den Händlern rege genutzt, da sich ihnen nun eine zentrale Rückmeldestelle bietet. Die durchgängig einheitliche und klar strukturierte Oberfläche sorgt für den nötigen Bedienkomfort und einen reduzierten Schulungsaufwand.

ln Bezug auf das Rundschreiben hat sich aus redaktioneller Sicht vor allem die Zusammenarbeit zwischen den Beitragsautoren und -redakteuren signifikant verbessert. Insgesamt wird das Edeka-lntranet für die Informationsermittlung nun intensiver genutzt. Aufgrund der positiven Erfahrungen plant man die Ausweitung des Projekts auf weitere Unternehmensbereiche.

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