Kundenvorteile

Schnelles Finden relevanter Infos durch Volltextsuche in digitalisierten Dokumenten; Große Zeitersparnis und Entlastung für den Innendienst; Korrespondenz zum Kunden direkt aus dem E-Mail Client; Mobile App für Abfragen oder zum Hochladen

Kunde

EDEKA Handelsgesellschaft Südwest mbH

Branche

Handel

Lösungen

Analytics & Data

Ansprechpartner

Anja Beckmann

Senior Projekt Manager, Analytics & Data

+49 341 913677-0

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Projektumfeld

Das Motto „Wir lieben Lebensmittel“ steht bei der EDEKA an oberster Stelle. Dies wird dem Kunden jeden Tag in den rund 1.350 Lebensmittelmärkten in der Region Südwest mit umfangreichen, frischen und ansprechenden Angeboten nahe gebracht. Nicht nur „Nachhaltigkeit“ sondern auch „Qualität“ sind zwei wichtige Prinzipien auf die das EDEKA Fundament aufgebaut ist. Die EDEKA Südwest legt daher großen Wert auf langjährige Partnerschaften und gute Zusammenarbeit. Dies betrifft nicht nur den Lebensmittelhersteller und Erzeugerbereich sondern spiegelt sich auch in den Geschäftsbeziehungen mit uns wieder. Die EDEKA Südwest mit Sitz in Offenburg bedient als zweitgrößte aller EDEKA Regionalgesellschaften ein Gebiet von Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz und dem Saarland über das südliche Hessen bis in angrenzende Teile Bayerns. Als genossenschaftlich geprägtes „Unternehmer-Unternehmen“ besteht die EDEKA Südwest bereits seit dem 24. Januar 1927, als in Offenburg 26 Kaufleute die „Großeinkaufsgenossenschaft der Kolonialwarenhändler Mittelbadens“ gegründet haben. Heute zählt die EDEKA Südwest mit einem Jahresumsatz von über 8 Mrd. € und mehr als 43.500 Beschäftigten zu den größten Arbeitgebern dieser Region. Sie begeistert Ihre Kunden täglich mit Auswahl, Service sowie Regionalität und setzt dabei immer wieder neue Maßstäbe im Lebensmittelhandel. Ein zentrales Thema für diesen Erfolg ist der ständige Austausch mit und zwischen den Einzelhändlern. Als langjähriger Kunde von Axians hatte die EDEKA Südwest dafür schon seit einiger Zeit IBM QuickR im Einsatz – speziell zum Dokumentenverkehr zwischen Großhandel und selbständigen Einzelhändlern. Als Nachfolger wurde 2016 „IBM Connections Content Manager“ auf den Markt gebracht. Jedoch war diese Lösung nach Prüfung der Features nicht optimal auf die Anforderungen der EDEKA Südwest zugeschnitten. Was also tun? Möglichst rasch eine Alternative finden, adaptieren und implementieren!

Projektanforderungen & Projektziele

Gefragt war eine Lösung für Vertrieb, Verwaltung und für das tägliche Arbeiten mit SAP. Das Problem: beim Folgeprodukt von QuickR waren die Zugriffsmöglichkeiten über das Portal für EDEKA Südwest stark eingeschränkt. Aber IBM wäre nicht IBM, wenn man keine passende Lösung für dieses Problem hätte. Diese Alternative wurde mit dem Programm IBM FileNet geliefert – mit dem Anspruch, damit die Digitalisierung aller Papierakten für ca. 1.350 Kunden und deren elektronischer Ablage zu schaffen. Zudem sollten Zugriffe auf die Akten für verschiedene Standorte möglich sein, genauso wie zeitgleicher Zugriff auf dieselbe Akte durch verschiedene Mitarbeiter. Das Ganze soll unter Berücksichtigung von definierten Sicherheitsvorgaben bzw. Zugriffsbeschränkungen auf einzelne Ordner möglich sein. Die Präsentation von FileNet erfolgte bei der EDEKA Südwest durch Axians zusammen mit IBM. Bereits während der Bewertung des Konzepts kamen weitere Wünsche auf die Agenda. So wurden z.B. im Vertrieb Dokumente in analogen Ordnern verwaltet. Die Mitarbeiter mussten daher im Archiv „händisch“ nach Informationen suchen. Gefordert war nun ein DMS für kundenbezogen strukturierte Dokumentenablagen. Die Allgemeine Verwaltung wiederum benötigt das DMS zur Ablage von Dokumenten in Bezug auf Wirtschaftseinheiten. Außerdem sollte die neue Lösung endlich auch eine effiziente Archivierung von SAP Dokumenten möglich machen.

Umsetzung

Nach der vereinbarten Ablösung von QuickR durch IBM FileNet begann Axians mit der Konzeption und dem Customizing gemäß den Anforderungen der EDEKA Südwest Fachbereiche. Ein Vorteil zeigte sich dabei schnell: Es muss kein zusätzliches DMS angeschafft und betreut werden! Das Projekt „Digitale Vertriebsakte“ startete dann parallel zur Planung der Migration. So konnten sich schon wenige Wochen nach dem Start, die ersten Mitarbeiter mit dem System vertraut machen und in das tägliche Arbeiten integrieren. Weitere Funktionalitäten wurden anschließend Schritt für Schritt ausgerollt und die Bestandsdaten importiert. Alles in allem steht DMS bei EDEKA Südwest als Kürzel für „Das multifunktionale System“. Für die Archivierung kommen FileNet und ICC for SAP zum Einsatz, mit kundenspezifischer Konzeption, Installation und Tests sowie persönlicher Schulung für alle Anwender. Die Lösung ist dabei sowohl aus SAP heraus wie auch über eine eigene webbasierte Oberfläche bedienbar. Alle Berechtigungen können dazu restriktiv vergeben werden.

Projektergebnis

IBM FileNet bietet für EDEKA Südwest ein vollständiges Management für den Lebenszyklus von Content, Akten und Dokumenten – mit umfassender Skalierbarkeit, Stabilität und plattformübergreifender Funktionalität. Die Vorteile in der Praxis zahlen sich bereits in der gesamten Konzernstruktur aus: schnelleres und exaktes Finden von Informationen aufgrund der intelligenten Suchoptionen in den Akten, einschließlich Volltextsuche in digitalisierten Dokumenten. Von der Summe aller Pluspunkte ist auch Benjamin Weber, Teamleiter Portal bei EDEKA Südwest überzeugt: „Zeitersparnis und Entlastung für unseren Innendienst, der früher die Infos den Vertriebsmitarbeitern aus den Akten heraussuchen musste, ist schon signifikant. Auch die E-Mail-Korrespondenz zum Kunden wird jetzt direkt aus dem E-Mail-Client heraus abgelegt und unser Außendienst kann mit der mobilen App vom Smartphone aus die jeweils nötigen Kundenakten abfragen oder aktuelle Bilder hochladen. Das Team von Axians hat für uns hier also wirklich ein in jeder Hinsicht markt-gerechtes Angebot umgesetzt.“

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