Kundenvorteile

Steuerung aller Speicherfunktionen zentral über Azure-Verwaltungsportal; Automatisches Daten-Tiering; Primär-, Backup-, Snapshot-, Archiv- und Offsite- Speicher zusammengeführt; Vereinfachte Administration und Kostenersparnis

Kunde

DocuWare GmbH

Branche

Services

Lösungen

Cloud

Ansprechpartner

Peter Fischer

Teamleiter Windows Server & Cloud, Productivity Infrastructure

+49 731 1551-0

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Projektumfeld

Dokumente haben‘s in sich: vor allem oft brisante, beweiskräftige, wertvolle, geheime, rechtsverbindliche oder anderweitig maßgebende Informationen. In jedem Fall aber handelt es sich um essentiell bedeutende Dateien. Damit sind sie gleichzeitig Treibstoff und Fundament jeder Organisation oder jedes Unternehmens. Und im intelligenten Umgang mit Dokumenten steckt auch jede Menge an Potenzial, um die Produktivität zu stärken. Die DocuWare GmbH gehört zu den international führenden Anbietern von Software für effektives Dokumenten-Management: Zum Beispiel für die elektronische Rechnungsbearbeitung, E-Mail-Archivierung oder für’s komplette Workflow-Management. Das 1988 gegründete Unternehmen agiert weltweit aus Germering/ München, New Windsor/New York sowie Wallingford/ Connecticut und unterhält dazu Tochtergesellschaften in Spanien, Großbritannien und Frankreich. Lösungen von DocuWare sind in über 70 Ländern und in 16 Sprachen erhältlich. Schon jetzt arbeiten weit mehr als 125.000 Anwender täglich mit DocuWare – mit der Cloudoder der On-Premise-Lösung. Und die Signale stehen sowohl auf den Märkten in Europa, als auch in Nord- und Lateinamerika straff auf Wachstum. Ein Plus von über 30 Prozent allein in 2015 hat aber auch einen weiteren Effekt: Das Speichermanagement wird zunehmend komplexer! Gefragt war daher eine Ablösung des Fileserver-Storage – weg vom klassischen Disksystem und hin zu einer modernen Lösung, die durch intelligente Features, u.a. Backups, elegant automatisiert. Auf Empfehlung von Microsoft beauftragte im Mai 2015 DocuWare die Experten von Axians mit der Konzeption und Realisation einer StorSimple- Lösung in Verbindung mit Microsoft Azure.

Projektanforderung & Projektziele

Vom Start des Informationszeitalters an ist eine der größten Herausforderungen für die IT in Unternehmen das enorme Datenwachstum und damit einhergehend der hohe Aufwand für Speicherlösungen. Dagegen bietet StorSimple eine effektive Konsolidierung mit quasi grenzenloser Skalierbarkeit in der Cloud plus einer deutlichen Vereinfachung von Backup und Recovery. Axians sollte in dieser Hinsicht zwei Standorte des Kunden mit einer StorSimple-Lösung konfigurieren: Deutschland und USA. Die Primärziele dabei hießen: Verringerung der Komplexität im Vergleich zur bestehenden Fileserver-Infrastruktur, eine einfachere Administration und durch die Ablösung der Backup-Software sowie dem Wegfall der Backup-Hardware auch eine signifikante Kostensenkung. Vor allem aber sollte die neue Lösung unter Einbindung der Microsoft-Azure-Cloud funktionieren, da bereits andere Services bei DocuWare auf der Azure-Plattform betrieben werden. Die Möglichkeiten der Cloud bilden letztlich auch das Fundament dieses Speicherkonzepts. Im Prinzip liefert eine StorSimple- Lösung zunächst einmal den lokalen Primary- Storage.

Funktionen wie die Inline-Deduplizierung und eine integrierte Komprimierung sorgen dabei für eine maximal effiziente Ausnutzung des verfügbaren Speicherplatzes. Der Azure-Cloud-Storage von StorSimple fungiert dann als Secondary-Storage. Und eben dieses Storage-Tiering schafft nicht nur die praktisch unbegrenzte Kapazitätserweiterung hinein „in die Wolke“ – dieser Modus dient auch als Offsite-Ziel für Backups und Snapshots zum sicheren Schutz von Unternehmensdaten.

Umsetzung

Nach der Beratung und Konzeptionierung der konkreten Installation in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung bei DocuWare konnte das Team von Axians die Umsetzung zügig und problemlos realisieren. Nicht zuletzt, weil auch die Infrastruktur des Kunden dafür bestens vorbereitet war. Denn ausschlaggebend für jede StorSimple-Konfiguration an sich ist vor allem eines: Sicher zu stellen, dass eine zuverlässige Internetanbindung besteht. Die wesentliche Aufgabe für Axians bestand darin, StorSimple am effektivsten für die speziellen Anforderungen des Kunden zu konfigurieren. Insbesondere hinsichtlich IP-Adresskonfiguration, Storage-Aufteilung und Backup- Plan. Dann erfolgten die Konfiguration des Fileservers sowie der Test von Backup und Restore. Für DocuWare reicht nun der lokale Speicherplatz in der Regel aus, um sämtliche aktuellen Daten in entsprechender Performance für die Mitarbeiter vorzuhalten. Der restliche Speicherplatz wird dann durch Microsoft Azure zur Verfügung gestellt – dazu werden durch StorSimple ältere bzw. lange nicht mehr geöffnete Daten automatisch in die Cloud verschoben. Alles in allem sind damit für DocuWare jetzt Primär-, Backup-, Snapshot-, Archiv- und Offsite-Speicher in einer hybriden Cloud-Speicherlösung zusammengeführt.

Projektergebnis

Einmal Wolke und öfter retour… das ist in Kurzform der zentrale Kunstgriff dieser Speicherlösung, die Datenmengen praktisch ohne Limit in die Cloud auslagert – und bei Bedarf wieder lokal zurückholt. Und DocuWare hat mit der Installation von StorSimple eine Lösung, die kostengünstig auf lange Sicht betrieben werden kann. Der Kunde spart nicht nur viel Aufwand durch die damit obsolet gewordene Backup-Infrastruktur, zusätzlich fällt in absehbarer Zukunft auch der Bedarf nach einer Storage-Erweiterung weg. Für die Anwender selbst bleibt dagegen alles „beim Alten“ – denn in der täglichen Arbeit ist nicht ersichtlich, ob Dateien in der Cloud oder lokal liegen. Jeder User kann sich ganz auf die Organisation der Daten im Filesystem konzentrieren. Und alle finden ihre Daten immer an gewohnter Stelle wieder. Dazu Patrick Wild, Director IT-Operations bei DocuWare: „Unser Slogan heißt: ‚ECM Leading Technology.‘ Mit StorSimple haben wir jetzt auch die neuste Technologie in unseren eigenen Dokumenten- und Datenspeicher gebracht. Vor allem die automatisierten Cloud-Momentaufnahmen machen ab sofort kostenintensive Remote- Replikation und zeitaufwändige Verwaltung von Backups überflüssig. Das Engagement von Axians hat sich damit für uns schon erfreulich schnell bezahlt gemacht.“

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