Kundenvorteile

Flexible und zeitnahe Berichts erstellung für die Mitarbeiter der Fachabteilung; Identische Datenbasis und gleiche Kennzahlen für alle Mitarbeiter; Schnellere Monatsabschlüsse und Meldeverfahren durch abgespeicherte Berichte; Einheitliches Design aller Berichte

Kunde

Coko Werk GmbH & Co. KG

Branche

Industrie

Lösungen

Data Analytics

Ansprechpartner

Philipp Ripkens

Senior Solution Manager | Data Analytics

+49 89 4567858-0

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Projektumfeld

Coko steht für Conrad Koch. Er gründete 1926 ein Unternehmen in Kassel, das sich heute vom neuen Hauptsitz in Bad Salzuflen aus zu einem der weltweit führenden Systemlieferanten für technische Kunststoffartikel entwickelt hat. Mit Standorten in Deutschland, Polen und der Türkei und rund 1000 hochqualifizierten Mitarbeitern bietet die Coko Werk GmbH von der Konstruktion über den Werkzeugbau bis zum Spritzguss alles aus einer Hand – inklusive der Weiterverarbeitung; ob als Montage von kompletten Baugruppen oder der individuellen Bedruckung oder Lackierung. Die richtigen Fachkräfte sind für ein Unternehmen mit diesem Anspruch und Angebot natürlich ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Und der will entsprechend gepflegt sein. Fürs gezielte Recruiting und beim Human Capital Management (HCM) wird Coko dabei auch mit Business Intelligence- Lösungen von SAP unterstützt. Dazu setzt das Unternehmen seit mehreren Jahren bei IT-Fragen auf die Expertise von Axians Analytics & Data. Und beide Bereiche kamen Mitte 2015 bei einem in jeder Hinsicht anspruchsvollen HRProjekt zusammen: Der Anbindung von HCMDaten ans Data-Warehouse von Coko.

Projektanforderungen & Projektziele

Daten werden erst dann zu Information, wenn man sie für definierte Nutzer in den richtigen Kontext setzt. Die Herausforderung für Coko bestand nun darin, dass sich die durchaus reichlich vorhandenen HCM-Daten im SAP nur auf sehr rudimentäre, sprich für den praktischen Nutzwert deutlich zu triviale Art und Weise, aus- werten ließen. So waren etwa umfangreichere Analysen oder Ad-Hoc Interpretationen kaum möglich. Und Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Datenpools wie HCM und FI-Kennzahlen konnten weder hergestellt oder gar abgeleitet werden. Die Zielvorgaben für das Engagement von Axians Analytics & Data hießen damit: Automatisierte Berichtserstellung, eine Optimierung von Prozessen wie z. B. dem Meldefahren der Krankheitsquote und ein schnelles eindeutiges Aufzeigen von HR-relevanten Zusammenhängen. Das Ganze gern auch mit einfacherer Administration und einer generellen Kosteneinsparung durch die zeitsparend-effiziente Auswertung aller HRDaten. Gesagt – geplant! In diesem Sinne setzte Axians Analytics & Data zuallererst die Vordefinitionen der Axians SAP-Schnittstelle im Bereich HR (HCM) bei Coko um. Damit war der eigentliche Startpunkt gesetzt: ein Workshop mit dem Kunden, bei dem alle konkreten Anforderungen im Detail definiert wurden.

Umsetzung

Der Workshop von Axians Analytics & Data mit dem BI-Projektleiter und der Fachabteilung HCM bei Coko bedeutete in diesem Fall weit mehr als ein geselliges „Kick-off“. Dieses Meeting war für den gesamten Projektablauf essentiell. Hier wurde nicht nur exakt geklärt, was der Kunde erwartet und wie er es mit der neuen Lösung bekommt – auch alle Aufgaben, die im Projektverlauf auf Coko zukommen werden, mussten definiert und verteilt werden. Denn: Die eigentliche Umsetzung aller Anforderungen wurde von Axians Analytics & Data hauptsächlich remote durchgeführt. Die entsprechenden Abstimmungen erfolgten dazu in wöchentlichen Status-Calls. Nach jedem vollendeten Teilbereich konnte die Fachabteilung bei Coko so alle vereinbarten Zahlen bzw. Ziele validieren und eventuelle Fehler ans Team von Axians Analytics & Data zurückmelden. Mit diesem Workflow auf die Schiene gesetzt, konnte die Umsetzung von Station zu Station quasi nach Fahrplan ablaufen. Immer unter der Prämisse, dass Personaldaten eine datenschutzrechtlich sehr sensible Materie darstellen. Grundlegend war dementsprechend die Etablierung einer gesonderten HR Datenbank auf dem SQL Server, um sicherzustellen, dass dort ausschließlich definierte User Zugriff auf die Daten erhalten. Damit einher ging das Anlegen neuer HR Gruppen, Ordnerstrukturen und User auf der SAP BusinessObjects Plattform sowie die Anbindung der HCM Zahlen aus SAP und weiterer externer Datenquellen für Bereiche wie Personalbestand, Personalzeiten, Personalkosten oder Lohnkonto

Projektergebnis

„Ganz wichtig war für uns die Sicherstellung, dass keine unberechtigten Nutzer einen Zugriff auf die Zahlen im HR-Bereich haben oder bekommen. Mit dem Auftrennen der ETL Prozesse im Data-Warehouse hin zu einem separaten HR-Projekt hat Axians Analytics & Data hier die solide Basis für unser neues, optimiertes und gesichertes Human Capital Management geschaffen“, so das Fazit von Sven Dreskrüger, Leiter für SCM bei der Coko Werk GmbH. In der täglichen Praxis dieses neuen HCM können die Anwender aus der Fachabteilung jetzt sehr flexibel und vor allem deutlich schneller Berichte erstellen. Und das auf informativ substanzieller Basis. Alle Mitarbeiter nutzen dazu die gleichen Datensätze und somit konforme Kennzahlen. Dazu kommt eine Zeit- und Kosteneinsparung bei Monatsabschlüssen und Meldeverfahren durch die Nutzung von abgespeicherten Berichten. Und auch das einheitliche Design aller Berichte wird ab sofort über die HR-Datenbank gesichert.

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