Kundenvorteile

Compliance · Kostenersparnis; Aufwandsreduzierung; Zeitersparnis; Transparenz der Softwarenutzung; Dokumentation

Kunde

aquatherm GmbH

Branche

Industrie

Ansprechpartner

Paul Steinmüller

Senior Consultant IBM, Software Asset Management

+49 40 528752-0

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Projektumfeld

Das im Sauerland ansässige Familienunternehmen
aquatherm ist Weltmarktführer für Rohrleitungssysteme aus Kunststoff, die in der Sanitär- und Klimatechnik sowie im Heizungs- und Anlagenbau zum Einsatz kommen. Jährlich werden an Standorten in Deutschland rund 48.000 Kilometer Meter Rohr und 94 Millionen Formteile in den Dimensionen 16 bis 630 mm hergestellt. Das 1973 gegründete Unternehmen beschäftigt über 450 Mitarbeiter an den Standorten Attendorn, Radeberg und Massa (Italien) und ist in 75 Ländern der Erde präsent. Zur Unterstützung seiner Geschäftstätigkeiten setzt aquatherm seit vielen Jahren auf Softwarelösungen von IBM. Für einen besseren Überblick und zur Optimierung der aktuellen Lizenzsituation in diesem Bereich beauftragte das Unternehmen Axians mit der Durchführung eines Software Asset Management (SAM)-Projekts.

Projektanforderung

aquatherm stand vor der Herausforderung, dass sich in der IT die Aufwände zur Sicherstellung einer korrekten Lizenzierung enorm erhöht hatten. Galt es doch, über das Tagesgeschäft hinaus die vielschichtigen IBM Lizenzmetriken sowie Vertrags- und Lizenzbestimmungen mehrerer unterschiedlicher Produkte stets im Auge zu behalten. Erschwerend kam hinzu, dass wegen der fehlenden Angleichung von Wartungslaufzeiten mehrfach auch unterjährig Verlängerungen vorgenommen werden mussten. Das erhöhte den ohnehin hohen Verwaltungsund Zeitaufwand in erheblicher Weise. Aus dieser Situation heraus konnte zudem keine Übersicht zu den Gesamtkosten erstellt werden.

Die Initialzündung für das Projekt zur grundlegenden Optimierung des Lizenzmanagement fand während einer kostenfreien Axians-Lizenzschulung statt. Dort wurden seitens der SAM-Spezialisten Grundlagen zu IBM Software Verträgen, den Lizenzmetriken sowie den allgemeinen und speziellen Vertragsformen vermittelt. Gespräche im Vorfeld und Nachgang dieser Veranstaltung führten zur Planung der ersten Aktivitäten bei aquatherm. Axians war dem Unternehmen aufgrund der guten Zusammenarbeit aus früheren Projekten in anderen Geschäftsbereichen bereits bekannt.

Für dieses Projekt war allerdings ausschlaggebend, dass die SAM-Spezialisten umfassende Kenntnisse und Zertifizierungen speziell im IBM Softwareumfeld sowie ein sehr hohes SAM Fach- und Spezialwissen vorweisen konnten. Denn primär sollte bei aquatherm sichergestellt werden, dass alle vorhandenen IBM Softwarelösungen korrekt lizenziert sind und die Lizenzmodelle optimal zu den Anforderungen passen. In diesem Zusammenhang war zudem eine Optimierung des Vertragskonstrukts vorgesehen, um die Lizenzlaufzeiten flexibler anpassen und dadurch zukünftige Wartungsverlängerungen vereinfachen zu können. Bereits in der Frühphase des Projekts wurde zudem ein jährlicher „Health-Check“ eingeplant. Dieser sollte den aktuellen Status sowie etwaige Veränderungen auf die Tagesordnung bringen und damit die erreichte Lizenzoptimierung langfristig sicherstellen. Neben der Anpassung der vorhandenen Lizenzbestände an den tatsächlichen Bedarf können dadurch Änderungen der Lizenzbestimmungen regelmäßig bewertet und so etwaige Risiken in der Produktnutzung von Anfang an vermieden werden.

Projektumsetzung & Projektergebnis

Das SAM-Projekt wurde bei aquatherm von Axians in Form eines „simulierten Audits“ durchgeführt. Die Vorteile: Durch den aus Sichtweise der Wirtschaftsprüfer durchgeführten Check würde sich das Risiko von Nachzahlungen im echten Audit erheblich minimieren. Da zudem vergleichbare Dokumente zum Einsatz kamen, können diese nun im „Ernstfall“ zügig in aktualisierter Form vorgelegt werden. Zum Projektstart wurde zunächst eine Erhebung und nachfolgende Bewertung der aktuellen Softwarenutzung und -lizenzierung vorgenommen. Ein besonderes Augenmerk lag dabei auf dem Abgleich der Lizenznutzungsnachweise mit den Daten über die IT-Infrastruktur hinsichtlich der tatsächlichen Softwarenutzung. Aus den Ergebnissen ließen sich auf Anhieb Potenziale zur Kosteneinsparungen identifizieren, etwa über den Abbau von Überlizenzierungen.

aquatherm kann nun eine ausgeglichene Lizenzbilanz vorweisen. Im Falle einer Plausibilisierung durch den Hersteller hätte das Unternehmen mit keinem oder nur einem niedrigem Risiko zu rechnen. Gleichzeitig würde ein zukünftiges „echtes“ Audit viel schneller ablaufen und weniger Ressourcen binden, da es mit vergleichbaren Dokumenten bereits simuliert wurde und die verlangten Daten zum Großteil schon vorliegen. Darüber hinaus hat aquatherm für aktuelle und künftige IT-Projekte eine höhere Planungssicherheit erhalten, da eine vollständige Übersicht über die tatsächlich eingesetzten IBM Software Produkte vorliegt.

Der Kunde muss sich dank der Konsolidierung mehrerer Verträge und dem Wechsel der Vertragsart nur noch einmal im Jahr mit dem Thema Wartungsverlängerung auseinandersetzen, da auch Neukäufe gleich in diesen Ablauf eingebunden werden können. Darüber hinaus sorgt die Anpassung und Verlängerung aller Lizenzen auf einen bestimmten Stichtag für keine unterjährigen Mehraufwände. Es erfolgt zudem eine jährliche Lizenzplausibilisierung im Rahmen eines Managed SAM-Projekts durch Axians, wodurch aquatherm ein hohes Maß an Sicherheit gewinnt, im Bereich IBM Software compliant zu sein. Da ein Lizenz Consultant immer für Rückfragen zur Verfügung steht, bleiben keine IBM Lizenz- und Vertragsrechtsfragen offen.

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