Kundenvorteile

Qualität der Planung hat sich hingegen enorm verbessert; man hat Alternativszenarien in petto und kann kann sehr viel effektiver handeln; vordefinierte Berichte für Vertriebsmitarbeiter, Abteilungsleiter und Geschäftsführung;

Kunde

Aqua Römer

Branche

Handel

Lösungen

Data Analytics

Ansprechpartner

Philipp Ripkens

Senior Solution Manager | Data Analytics

+49 89 4567858-0

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Ob Forecasts im Vertrieb auf Kunden- und Artikelbasis, Planung von Sachkonten in der BWA und Bilanz: Wenn diese mit Excel durchgeführt werden, widmet sich ein Controller mehr dem Tool, als seinen eigentlichen Aufgaben im Controlling. So war es auch bei AQUA RÖMER der Fall. Allein der Aufwand für die Zusammenführung der Außendienstpläne nahm in der Vergangenheit rund zwei Wochen in Anspruch. Dank der Planungslösung von Axians Analytics & Data steht die Einschätzung zum Vertriebserfolg jetzt in weniger als zwei Tagen zur Verfügung.

15 Außendienstmitarbeiter planten in der Vergangenheit sowohl Kunden- als auch Artikelabsätze mit Excel. Die Daten wurden manuell in einer zentralen Datei zusammengeführt und dann in einem weiteren Bearbeitungsschritt aufbereitet, um anschließend ins ERP-System übernommen zu werden. Dies war einerseits sehr zeitaufwendig und führte auch ständig zu neuen Fehlern. Im Controlling war man daher mehr mit der Fehlersuche beschäftigt und musste Verknüpfungen überprüfen, als den eigentlichen wertschöpfenden Tätigkeiten nachzugehen. Durch die Einführung der Planungslösung von Axians Analytics & Data sind derartige Probleme bei AQUA RÖMER jetzt passé.

Flexibles Vorgehen steigert Reaktionsfähigkeit

„Begeistert ist man vor allem von den flexiblen Möglichkeiten, die unterschiedlichsten Szenarien durchzuspielen. Während in der Vergangenheit nur „Best Case“ bzw. „Worst Case“ analysiert wurden, können heute bis zu zehn verschiedene Varianten simuliert werden. Erst am Ende der Planungsphase muss festgelegt werden, auf welche der Optionen man im kommenden Geschäftsjahr setzt.

Die Vorbereitung auf das neue Geschäftsjahr beginnt bei AQUA RÖMER bereits im August auf Basis der Daten des Vorjahres sowie der Hochrechnung des laufenden Jahres. Anstelle der manuellen Zusammenführung der Daten in einer Excel-Datei erfolgt die Konsolidierung automatisiert beim Import in die Planungsapplikation. Pünktlich zum Jahresende liegt dann eine vollständige Gesamtvorschau für die nächsten zwölf Monate vor, die neben der Vertriebsplanung auch schon den Effekt auf Sachkonten- und Bilanzauswirkungen umfasst.

Vordefinierte Berichte für Vertriebsmitarbeiter, Abteilungsleiter und Geschäftsführung sowie der monatliche Abgleich von Ist- und Plandaten gewährleisten, dass bei unerwünschten Abweichungen frühzeitig geeignete Vertriebsund Marketingmaßnahmen eingeleitet werden. Jeder Beteiligte sieht sofort alle relevanten Fakten und kann entsprechend agieren: seien es Werbeaktionen in Supermärkten, überregionale Werbekampagnen wie Flächenplakatierung, Maßnahmen in ausgewählten Postleitzahlengebieten oder die klassische „Zwei zum Preis von einem“-Aktion. Verkaufs- und Marketingleitung können den Außendienst in vielfältiger Weise unterstützen und die angepeilten Ziele erreichen

Was wäre, wenn?

„Wichtig ist, sehr kurzfristig auf Abweichungen zu reagieren“, sagt Stephan Wolk. „Hat man bereits Alternativszenarien in petto, kann man sehr viel effektiver handeln. Die Axians Analytics & Data Lösung bietet uns die notwendigen Werkzeuge für das Controlling, um im harten Wettbewerb erfolgreich zu handeln.“

Was passiert, wenn Artikel aus dem Programm genommen werden? Welche Konsequenzen hat es, wenn Kunden wegfallen? Rechnet sich eine Investition in ein neues Marktsegment?

Antworten auf derartige Fragen erhält man, wenn detaillierte Planzahlen schnell auf Monatsebene vorliegen und man auf deren Grundlage die unterschiedlichsten Szenarien durchspielen kann. Bei mehreren tausend Kunden und einer Vielzahl von Artikeln ist das kein leichtes Unterfangen, insbesondere wenn einem Kunden gegebenenfalls mehrere Kundennummern zugeordnet sind. Was in vielen Branchen als eklatanter Fehler gilt, ist im Lebensmittelhandel gang und gäbe. Beispielsweise wird ein größerer Supermarkt direkt, indirekt und von unterschiedlichen Zentrallagern beliefert. Für jeden Lieferweg wird eine eigene Nummer vergeben; der Kunde wird vom Außendienstmitarbeiter aber in Summe beplant. Die Mengen werden automatisch nach einem vorgegebenen Schlüssel an die verschiedenen Lieferwege verteilt, wodurch sich der manuelle Pflegeaufwand in Grenzen hält. „Der Zeitraum für die Bearbeitung wird sich insgesamt zwar nicht verkürzen, aber die Qualität der Planung hat sich hingegen enorm verbessert. Wir beschäftigen uns nicht mehr mit Beschaffung, Aufbereitung und Bereinigung der Daten, sondern können wirklich die verschiedensten Anwendungsfälle simulieren und schaffen dadurch echten Mehrwert“, sagt Stephan Wolk. „Als nächsten zukünftigen Schritt werden wir die Möglichkeiten einer rollierenden Planung in Betracht ziehen. Die Lösungsbibliothek von Axians Analytics & Data bietet uns noch erhebliches Optimierungspotenzial, das wir sukzessive weiter ausschöpfen werden.“

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