Kundenvorteile

leichtes und effizientes Erzeugen von Leads; schnelle und einheitliche Erfassung; einheitliche Datenbank über Unternehmenseinheiten hinweg; einfaches Tracking und Analysieren für mehr Transparenz; gewohnte Terminverfolgung mit MS-Outlook-Anbindung;

Kunde

Actemium

Branche

Industrie

Ansprechpartner

Rainer Kiefer

Business Unit Manager SAP Sales Solutions

+49 731 1551-0

Kontakt speichern

Projektumfeld

Der herstellerunabhängige Dienstleister für Automatisierungs- und Elektrotechnik Actemium deckt den kompletten Lebenszyklus von Anlagen und Systemen ab, also die gesamte Bandbreite von der Entwicklung über die Realisierung bis hin zu Wartung und Instandhaltung. 2016 erwirtschafteten 20.000 Mitarbeiter in 300 Business Units (BU) in 40 Ländern 2,1 Milliarden Euro Umsatz. Zu diesem Ergebnis steuerten die 70 deutschen Standorte mit 2.500 Mitarbeitern 415 Millionen Euro bei.

Actemium ist Teil von VINCI Energies. In dieser Unternehmensgruppe bündelt der weltweit tätiger Konzessions- und Baukonzern VINCI seine Aktivitäten in den Geschäftsfeldern Infrastrukturen, Industrie, ICT und Dienstleistungssektor.
Die globale Marke für ICT-Lösungen von VINCI Energies ist Axians. Die Spezialisten des herstellerunabhängigen IT-Hauses bringen unter anderem Expertise für SAP-Systeme in den VINCI-Konzern ein. Von dieser IT-Kompetenz in Beratung, Implementierung sowie Customizing profitiert nun auch Actemium, mit dem Ziel, die Vertriebsprozesse zu optimieren und zu standardisieren.

Projektanforderungen & Projektziele

Während der operative Betrieb von Actemium seinen Fokus auf Automatisierung legt, ist der Vertrieb verantwortlich für die Bearbeitung und Entwicklung von Leads und Opportunities. Um den Vertrieb intensiver zu unterstützen, sollte ein innovatives Customer Relationship Management (CRM) implementiert werden. Im August 2015 beauftragte die Actemium-Geschäftsleitung die SAP-Spezialisten von Axians. Das Ziel des Projekts war klar: Sie sollten eine moderne, einfach zu bedienende und auch mobil einsetzbare CRM-Lösung einführen.

Bis zu diesem Zeitpunkt griffen die Vertriebsmitarbeiter von Actemium auf klassische ERP-Systeme zurück. Die Unternehmensgruppe entschied 2012, SAP CODEX auf der Basis von SAP ERP ECC 6.0 unternehmensweit einzuführen. Schrittweise wurden so verschiedene ältere ERP-Systeme abgelöst, unter anderem wird das komplette Finanzwesen einheitlich in SAP CODEX abgebildet. Außerdem dient das System in vielen Unternehmensgesellschaften
ebenso zur Angebotserstellung. Vertriebsmitarbeiter mussten sich beidiesem Anwendungsfall jedoch durch diverse Masken kämpfen, um alle Angaben zu erfassen. „Als Alternative war eine intuitive Anwendung gefragt, die ein schnelles Anlegen der Datensätze bewerkstelligt. Die Angebote soll jeder anschauen können, egal ob diese für Actemium Cegelec, Actemium Controlmatic oder für eine andere Actemium-Gesellschaft erstellt wurden“, beschreibt Manuel Dietz, BU Manager Life Science bei Actemium, ein Projektziel, das die Prozesse in der Praxis schnell vereinfachen sollte. Überregional, aber nicht bei allen nachgeordneten Unternehmenseinheiten (Legal Entities), nutzte der Vertrieb zudem das CRM-System CAS PIA. Warum dieses alte CRM-System ersetzt werden musste, begründet Manuel Dietz: „Ein einheitliches CRM-System verhindert auf Basis einer zentralen Informationsplattform das Worst-Case-Szenario der doppelten Akquise und Angebotsabgabe. Generell verspricht die Standardisierung im Vertrieb, unsere Marktsituation und Kundenaktivitäten transparent abzubilden.“ Die SAP-Spezialisten von Axians hatten daher den Auftrag, die neue Vertriebsanwendung eng an SAP CODEX zu koppeln.

Umsetzung

Welches CRM-System bietet die besten sowie notwendigen Features? Diese Frage stand nach dem Auftakt-Workshop im August 2015 im Raum. Nach der detaillierten Definition des Anforderungsprofils fiel die Entscheidung schnell auf SAP Hybris Cloud for Customer (C4C). Warum? Das Cloud-basierte CRM-System bietet bereits im Standard eine umfassende Funktionalität und bewegt sich bei Nutzerfreundlichkeit auf Topniveau. Die Anwendung bringt eine Vielzahl von Prozessen für Vertrieb, Service und Marketing mit, die sich einfach über Dashboards und Reports abrufen lassen. Durch die vierteljährlichen Releases steigt die Funktionalität kontinuierlich weiter. Zudem unterstützt C4C das Arbeiten im Offline-Modus und bietet Plattformunabhängigkeit, da es auf Basis der führenden SAP-Technologie auf allen Betriebssystemen (unter anderem Windows, Android sowie iOS) und Endgeräten (von Smartphones über Tablets und Notebooks hin zum PC) genutzt werden kann – und das ohne zusätzliche Programmierung. Über das Responsive Design passt sich C4C automatisch auf alle Endgeräte und Bildschirmgrößen an.C4C ist ein optimales Gesamtpaket, das zunächst jedoch an die Bedürfnisse der Actemium-Anwender angepasst werden musste. Dieses Customizing übernahm Axians federführend. So bildeten die SAP-Spezialisten unter anderem folgenden Prozess ab: In einem Datenblatt, das im Register Opportunity abgelegt wird, erfassen die Anwender alle Informationen, die für ein Angebot notwendig sind. Per Buttonklick werden im nächsten Schritt die Daten aus der Opportunity-Sicht in SAP CODEX übertragen. Das ERP-System verifiziert im Hintergrund die Angaben und vergibt für das Angebotsprojekt eine sogenannte Q-Nummer. Diese CODEX-Projekt-ID wird anschließend zurück an C4C gesendet. Eine zusätzliche Herausforderung stellte der Umzug von Actemium Controlmatic auf SAP CODEX Anfang 2016 dar. Zeitgleich erhielt Axians die Aufgabe, in dieser Unternehmenseinheit das CRM-System zu implementieren. „Bei uns liefen deswegen mehrere Themen rund um SAP und CRM in der Cloud parallel“, kommentiert Projektleiter Manuel Dietz das ambitionierte Vorhaben. „Alle Projektbeteiligten mussten mehr leisten als erwartet, um ein solides und integriertes CRM-System aufzubauen. Nachdem der Akzeptanztest im September 2015 erfolgreich absolviert war, haben wir C4C aber pünktlich und sukzessive ausgerollt.“

Projektergebnisse

Wer in der Vertriebswelt firm ist und sich bereits mit einer Vertriebs-App durch Leads, Opportunities und Pipelines  navigiert hat, kann in C4C sehr schnell selbstständig loslegen. Eine einstündige Einweisung reicht in der Regel aus, um Aufbau, Funktion und Handhabung des CRM-Systems zu verinnerlichen. Mitarbeiter können danach ihre Daten eingeben, Analysen ziehen und Reports erstellen.

Zunächst wurde C4C Anfang 2016 für Vertriebsverantwortliche bei Actemium Controlmatic freigeschaltet. Seit April 2016 kommen sukzessive neue Nutzer aus dem gesamten Actemium-Vertrieb hinzu. Momentan gibt es rund 190 C4C-Anwender. Sechs Monate nach der Einführung enthielt das System bereits 10.000 bearbeitete Kundendaten und 1.200 neu erfasste Opportunities. Seitdem wächst der Datenbestand kontinuierlich und jeder Anwender hat umfassende Transparenz über seine Kunden. Um dies zu erreichen, wurde auch bewusst auf ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept verzichtet, das heißt jeder Anwender hat die gleichen  Zugriffsrechte.

Die tiefe Integration von C4C ins SAP ERP-System zahlt sich aus. Sobald ein Anwender einen Kunden in SAP CODEX anlegt, erfolgt im Hintergrund die Synchronisation mit C4C. Der Kunde ist bereits nach wenigen Augenblicken im neuen CRM-System zu sehen. Ebenso positiv wirkt sich das Erfassen der Daten einer Opportunity aus. Die frühere Doppelarbeit über Excel und ERP entfällt. Mitarbeiter sparen sich so im Schnitt pro Vorgang eine halbe Stunde Zeit, wenn sie ein Angebot vorbereiten. Und ein Vertriebsmitarbeiter muss nicht selbst ins SAP CODEX, um sich eine Projekt-ID erzeugen zu lassen.

Ein BU-Leiter kann mit dem CRM-System Analysen anstoßen, um beispielsweise sämtliche Angebotswahrscheinlichkeiten aus den Opportunities zu betrachten und Forecasts laufenden Vertriebsleistungen gegenüber zu stellen. Daraus lassen sich schnell Rückschlüsse ziehen, ob die Struktur für die nächsten drei Monate und darüber hinaus zur Marktsituation passt. Außerdem sieht der BU-Leiter, ob andere Actemium-Kollegen gerade bei einem Kunden aktiv sind. Daraus ergeben sich Synergieeffekte. Wenn sich Vertriebskollegen BU-übergreifend über ihre Auftraggeber austauschen, können sie sich besser auf die Wünsche der Geschäftskunden einstellen. Dazu tragen jetzt auch gemeinsame Beratungstermine beim Kunden bei.

Nicht zu unterschätzen für den Vertriebsalltag ist die gelungene Integration von Microsoft Outlook. Im Vertrieb hilft es ungemein, dem Kunden Outlook-Kontakte zuzuweisen – doppelte Eingaben fallen dadurch weg. Außerdem lassen sich die Kalender und Aufgaben in Outlook und C4C synchronisieren.

„Wir sind jetzt mit unserer Marketingabteilung dabei, C4C für das Kampagnenmanagement zu erweitern. Axians unterstützt uns dabei mit Anpassungen für Mailings, Messeeinladungen und Visitenkarten-Scanning“, gibt Projektleiter Manuel Dietz einen Ausblick für die nähere Zukunft.

Kundenvorteile:

  • leichtes und effizientes Erzeugen von Leads
  • Zeitgewinn durch schnelles und einheitliches Erfassen sowie einfaches Handhaben der Opportunities
  • einheitliche Datenbank für Angebote, Kunden, Ansprechpartner über Unternehmenseinheiten bei Actemium hinweg
  • einfaches Tracking und Analysieren von Forecasts und Leistungen im Vertrieb für mehr Transparenz
  • gewohnte Terminverfolgung für Vertriebsmitarbeiter anhand MS-Outlook-Anbindung
  • Synergien für gemeinsame Vertriebsaktivitäten im Markenverbund

Referenz herunterladen