Kundenvorteile

Übersicht über die Lizenzsituation; Übersicht aller im Einsatz befindlicher Geräte; Bessere Budgetplanung für die nächste EA True-Up Meldung; Audit-Sicherheit für 12 Monate; Bestätigung der Compliance durch SAM-Zertifikat

Kunde

MEDIAN Kliniken GmbH

Branche

Gesundheit

Ansprechpartner

Mathias Sellnow

Senior Consultant, Teamleiter Software Asset Management

+49 30 4303-3080

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Projektumfeld

Die MEDIAN Kliniken GmbH mit Sitz in Berlin gehört zu den marktführenden Klinikunternehmen in Deutschland. Die medizinischen Schwerpunkte liegen auf der neurologischen, orthopädischen, psychosomatischen und kardiologischen Rehabilitation. Dafür stehen in bundesweit 45 Einrichtungen rund 9.500 Betten sowie 7.500 qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereit. IT-seitig werden diese von rund 3.300 Clients und 200 Servern unterstützt, auf denen Windows-Betriebssysteme und -anwendungen installiert sind. Als der Krankenhauskonzern von Microsoft zur Abgabe einer Lizenzbilanz aufgefordert wurde, nahm das Unternehmen Kontakt mit Axians auf. Aufgrund der bereits langjährig bestehenden Geschäftsverbindung und zahlreicher Referenzen im Krankenhausumfeld stellte das Ulmer Systemhaus für die MEDIAN Kliniken bei diesem gemeinsam durchgeführten Projekt die erste Wahl dar.

Projektanforderungen & Projektziele

Als Anfang Februar 2014 der „blaue Brief“ von Microsoft mit der Aufforderung zur Offenlegung aller Softwarelizenzen bei den MEDIAN Kliniken eintraf, war den Beteiligten des IT-Teams schnell klar, dass dies ohne externe Hilfe nicht im geforderten Zeitrahmen zu schaffen ist. Dafür standen intern weder die personellen noch zeitlichen Ressourcen bereit. Außerdem verfügten die MEDIAN Kliniken zu diesem Thema bislang über keine einschlägigen Erfahrungen. Als autorisierter SAM Partner von Microsoft übernahm das Ulmer Systemhaus daher die Aufgabe, gemeinsam mit dem IT-Team des Klinikunternehmens eine standortübergreifende Lizenz-Compliance zu erreichen.

Umsetzung

Mathias Sellnow, Teamleiter und Senior SAM Consultant bei Axians, erstellte zunächst einen Ablaufplan mit festen Meilensteinen. Eine der wichtigsten – und zugleich aufwendigsten – Aufgaben fiel dabei dem IT-Team der MEDIAN Kliniken zu: die Erfassung und Inventarisierung aller betroffenen Microsoft-Produkte. Neben den reinen Betriebs- und Serversystemen wurden dabei auch die aktiven Office-Installationen und weitere Anwendungen sowie zusätzliche kaufmännische Daten, wie Rechnungen, Herstellerreports und Datenbankauszüge, aufgenommen. Diese Aufgabe beschäftigte das IT Team für ein gutes halbes Jahr und lief „on top“ zum Tagesgeschäft. Im Anschluss erfolgte die Prüfung und lizenzrechtliche Beurteilung durch Axians. Einen wichtigen Punkt stellten dabei die Pläne von MEDIAN zur weiteren Softwarenutzung und generellen strategischen Ausrichtung in diesem Bereich dar. Dem Kunden wurde in dieser Projektphase bewusst, dass das SAM-Projekt nicht nur zur reinen Erfassung des IST-Zustands dient. Vielmehr bot es dem Klinikunternehmen zu diesem Zeitpunkt die Chance auf die Herbeiführung eines optimalen SOLL-Zustands.

Aufgrund des erfassten Volumens und der weiteren strategischen Ausrichtung erweiterte Mathias Sellnow den Umfang der „True-up“ Meldung des bereits ein Jahr zuvor zwischen den MEDIAN Kliniken und Microsoft abgeschlossene Enterprise Agreement (EA). Die Projektabnahme gemeinsam mit Microsoft und die Erweiterung des bestehenden Vertrages, sichert die MEDIAN Klinikum GmbH nicht nur für ein weiteres Jahr gegen ein weitere Audits von Microsoft ab, es bietet dem Klinikunternehmen zudem die Chance, seine Lizenzen unter dem Jahr flexibler am tatsächlichen Bedarf auszurichten. Denn etwaige Veränderungen in diesem Bereich müssen künftig nur einmal innerhalb von zwölf Monaten gemeldet werden. Nach Abschluss der eigentlichen Arbeiten führte Axians im Rahmen eines SAM-Optimierungsmodells (SOM) eine intensive Betrachtung aller mit der Beschaffung und Verwaltung von Lizenzen verbundenen Prozesse durch. Daraus ergaben sich eine Reihe von zusätzlichen Potenzialen, die daraufhin von den MEDIAN Kliniken im Nachgang erschlossen und umgesetzt wurden.

Projektergebnis

Schließlich wurde das im Februar gestartete SAM-Projekt im Mai erfolgreich beendet – intime und mit dem gewünschten Ergebnis. Denn das Klinikunternehmen erhielt von Microsoft problemlos das begehrte SAM-Zertifikat. Für die MEDIAN Kliniken GmbH hat sich durch das SAM-Projekt eine Reihe von Vorteilen ergeben. Das Unternehmen weiß nun jederzeit, wie viele und welche Lizenzen aktiv sind. Darüber hinaus kann es deren Verwendung flexibler planen. Auch bei Neuanschaffungen oder Reparaturen von PCs und Servern besteht jederzeit die Gewissheit darüber, dass die Compliance gewahrt bleibt. Nicht zuletzt hat sich auch dadurch bei der MEDIAN Kliniken GmbH die interne Wahrnehmung des Themas grundsätzlich gewandelt. Die Lizenzen stellen hinsichtlich der Budgetplanung nun wertvolle Assets und keine reine Kostenfaktoren mehr dar.

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