Außenhandelsabwicklung unter S/4HANA – Kriterien für die Wahl des richtigen Lösungsansatzes

Im Umfeld eines globalisierten Welthandels sind Unternehmen als Teil der internationalen Lieferketten gezwungen, ihre Geschäftsbeziehungen auf die gesetzlichen Anforderungen unterschiedlicher Handelszonen und Länder anzupassen. Das neue SAP S/4HANA unterstützt bei der administrativen Abwicklung mit bestimmten Grundfunktionen. Doch welcher Lösungsansatz ist der richtige, um die Außenhandelsabwicklung im S/4HANA abzubilden? Im Folgenden betrachten wir die wichtigsten Kriterien für die Lösungswahl.

Zunächst lohnt sich ein Blick auf die Anforderungen an die Außenhandelsfunktionen. Diese lassen sich in zwei Bereiche unterteilen:

Legale Anforderungen:

  • Erstellung von ATLAS-Meldungen (automatisiertes Tarif- und lokales Zollabwicklungssystem)
  • Intrastat-Meldungen (Import und Export) an statistische Ämter für Lieferungen innerhalb der EU
  • Speicherung der Präferenzdaten zum Material
  • Prüfung und Berücksichtigung von Embargo- und Sanktionslisten

Interner prozeduraler Informationsbedarf:

  • Datenübergabe an Subsysteme (z.B. SAP Transportation Management, SAP TM)
  • interner Informationsbedarf der Fachbereiche (Berichtswesen und Online-Verfügbarkeit von Detailinformationen zum Außenhandel in Verbindung mit den Objekten eines Geschäftsvorfalls)

Funktionen vs. Daten im SAP S/4HANA für international Trade

Die Umstrukturierung der Dateninhalte – die mit der Migration auf S/4HANA einher geht – erfordert ein Umdenken in der Nutzung Außenhandelsfunktionen gegenüber dem SAP ERP – angefangen beim Oberflächendesign bis hin zur Datenstruktur. So wird z.B. die Bezeichnung der statistischen Warennummer unter S/4HANA nicht mehr länderabhängig, sondern sprachabhängig gespeichert.

Zwar werden grundlegende Außenhandelsfunktionen inkl. ihrer teilweise in der Struktur angepassten Datenbasis im S/4HANA erhalten bleiben, doch eine neue große Lücke verursacht zukünftig das Fehlen jeglicher Daten und Funktionen zur Präferenzabwicklung. Die eigentliche Ermittlung der Präferenzkennzeichen erfolgt bislang bei vielen Unternehmen über externe Systeme.

Was zukünftig fehlt, ist jedoch die Möglichkeit, die Information des Präferenzkennzeichens und des Präferenzstatus in Datenbankfeldern abzulegen. Viele Tabellen sind zwar noch in ihrer Struktur vorhanden, allerdings nur um existierende Programme weiter lauffähig zu halten. Diese Tabellen werden im S/4HANA nicht mehr fortgeschrieben oder gar bei der Migration berücksichtigt. Daher sind SAP-Anwenderunternehmen gezwungen, existierende Entwicklungen nicht nur auf weitere Notwendigkeit zu prüfen, sondern im Positivfall auch auf die zu erwartenden Aufwände für die Umstellung. Da unsicher ist, wie lange diese Strukturen des SAP-Standards noch verfügbar sein werden, sollten Unternehmen im Rahmen einer Überarbeitung auch auf eigene Datenstrukturen ausweichen.

SAP GTS – ein System für alles und alle?

Für Anwender, die bereits heute SAP GTS nutzen, wird das System auch zukünftig verfügbar sein, inkl. der Daten und Funktionen, die heute im Core System vorhanden sind und nach GTS ausgelagert werden. Für Unternehmen, die GTS zurzeit nicht im Einsatz haben oder zukünftig haben werden, stellen sich folgende zwei Fragen:

Frage 1: Eigenentwicklung oder Partnerprodukt?

Aufgrund der Relevanz und auch Brisanz von Außenhandelsabwicklungen empfiehlt es sich zumindest für das Themen ATLAS und Prüfung von Embargo- und Sanktionslisten auf Produkte von Drittanbietern zurückzugreifen. Besonders für den zweiten Themenbereich ist eine vollständige und aktuelle Datenbasis relevant für die korrekte Erfüllung der Vorgaben. Fehlentscheidungen können gravierende Auswirkungen auf Ihr Geschäft haben und Sie möglicherweise von Märkten ausschließen bzw. hohe Strafzahlungen nach sich ziehen.

Frage 2: Green- oder Brownfield?

Bei der Auswahl des Projektansatzes – Greenfield oder Brownfield – sind Unternehmen mit einem bestehenden SAP-System bezogen auf den Außenhandel gut beraten, sich im Rahmen des geplanten Wechsels auf S/4HANA von der Schwarz-Weiß-Denkweise zu lösen.

Durch die gravierenden, mit der Auslagerung der Außenhandelsfunktionen einhergehenden Änderungen ist es in diesem Umfeld unmöglich, existierende Prozesse aus einem bestehenden System durch eine rein technische Umsetzung auf S/4HANA anzuheben. Daher liegt der Schwerpunkt im Projektansatz für das Umfeld des Außenhandels sicherlich mehr auf einem Greenfield-Ansatz, unabhängig davon welcher Ansatz für das Gesamtprojekt gewählt wird.

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