Office 365 einführen – aber richtig!

„Office 365? Das ist doch nur das Office aus der Cloud, oder?“ – immer noch betrachten zu viele Unternehmen den Umstieg auf Office 365 vorwiegend aus der Lizenz-Sicht und begehen damit einen typischen Anfängerfehler. Welche Hürden es noch gibt, weiß Marc Hölscher zu berichten. Er berät Kunden seit 9 Jahren, wie man mit den Cloud-Lösungen von Microsoft seine eigene IT-Landschaft optimieren kann.

Seit 2011 betreibt Microsoft die Produktivitätslösungen unter der Marke „Office 365“ und macht damit für viele Unternehmen mittlerweile den eigenen Betrieb von Exchange oder SharePoint überflüssig. Nicht zuletzt die Umstellung der Lizenzmodelle von Office & Co. machen es immer mehr Kunden schmackhaft, die eigenen Dienste in die Cloud auszulagern. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie hier: 

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Mehrwerte im Lizenzpaket

Wissen Sie was sich hinter „Shifts„, dem Begriff „Office 365 Advanced Threat Protection“ oder „Gruppenbasierter Lizenzierung“ verbirgt? Ist Ihnen bekannt, dass Microsoft mit Office 365 interne Antworten auf Dienste wie Doodle, Facebook, Slack, Trello oder WhatsApp bereithält? Falls nicht, sollten Sie sich vor Projektbeginn zunächst einen Überblick über die Möglichkeiten von Office 365 verschaffen. Damit stellen Sie nicht nur sicher die Benutzeranforderungen optimal zu bedienen, sondern auch das passende Lizenzpaket zu finden. Hierzu bieten wir Ihnen u.a. den Workshop Office 365 im Überblick an. 

Microsoft 365 enthält mit Office 365 alles für den modernen Arbeitsplatz 
Auf das Bundle kommt es an: Microsoft 365 enthält alles für den modernen Arbeitsplatz 

Legen Sie eine Strategie für die Einführung von Office 365 fest

„Wir haben einen ersten Test gestartet und haben das dann für alle ausgerollt. Das war kostengünstig und effizient.” – Aber Achtung: ein späterer Richtungswechsel kann sehr teuer werden. Wir klären mit unseren Kunden vorab besser Fragen, wie: 

  • Geschäftsnutzen: Welche Ziele sollen mit der Einführung erreicht werden?  
  • Feste Größen: Wo sollte der Tenant gehostet sein und warum ist die Namensgebung so wichtig? 
  • Weltweite Verteilung: Kann man mit mehreren Tenants arbeiten oder müssen diese konsolidiert werden? 
  • Implementierungsreihenfolge: Mit welchen Diensten sollte man bzgl. der eigenen Ziele anfangen? Wo gibt es Abhängigkeiten? 
  • Mitbestimmung: Worüber sollte der Betriebsrat informiert sein? 
  • Exit-Strategie: Welche Pfade führen aus der Cloud wieder raus? Was muss man dabei beachten? 
  • Sicherheit: Welche Security-Maßnahmen sollte man von Beginn mit einplanen? 
  • Wiederherstellung: Benötigt man für Office 365 ein Backup bzw. was bietet Microsoft im Standard? 

Diese und weitere strategische Fragen sollten vor bzw. während des Projekts geklärt werden. Zu späte Antworten könnten ein Projekt zum Stillstand oder gar zum Scheitern bringen. Daher begleiten unsere Microsoft Enterprise Workplace Architekten Office 365 Projekte von der ersten Minute an und behalten den technischen Überblick, während unsere Fachteams die Dienste implementieren. 

Achten Sie auf eine ganzheitliche Kollaborationslösung

Neben Exchange sind SharePoint und OneDrive for Business wesentliche Bausteine in Office 365. Oft wird OneDrive for Business als Einzellösung eingeführt. Anwender neigen ohne eine gruppenbasierte Ablage dann schnell dazu, sich gegenseitig Ordner für die Abteilungsarbeit freizugeben. Wenn immer mehr Dokumente in die Cloud ausgelagert werden, stellt sich für Anwender auch die Frage „Wo soll ich meine Dokumente zukünftig ablegen?“. Hier ist ein gutes Ablagekonzept gefragt. 

Eine gute Zusammenarbeitslösung erfordert meist das Zusammenspiel mehrerer Office 365 Dienste. Hier gilt es die Stärken der Lösungen zu erkennen, die Standards sinnvoll zu kombinieren und ggf. durch Drittanbieter-Lösungen oder Eigenentwicklungen zu ergänzen. Auch hierbei helfen Ihnen unsere Architekten und Fachteams gerne weiter. 

Positionierung der Office 365 Dienste: In welchem Kontext stehen die Zusammenarbeitslösungen? 
Positionierung der Dienste: In welchem Kontext stehen die Zusammenarbeitslösungen? 

Passen Sie die Dienste an ihre eigene Roadmap an

Microsoft gestaltet die Konfiguration von Office 365 im Standard offen, so dass alle Funktionen verwendet werden können. Aber entspricht das wirklich Ihrer eigenen Roadmap? Die gute Nachricht: die meisten Dienste können in der Konfiguration an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Dies erfordert i.d.R. ein Zusammenspiel aus dem Microsoft Admin Center, Azure Active Directory Optionen und PowerShell.  

Um Ihnen einen möglichst einfachen Einstieg in Office 365 zu ermöglichen, richten wir gemeinsam mit Ihnen den Office 365 Tenant ein und erklären dabei Ihren Administratoren die jeweiligen Umgebungen. 

Rücken Sie die Endanwender in den Fokus

Das umfangreiche Leistungspaket von Microsoft ist im Ganzen für Anwender häufig zu komplex. Fragen wie „Wie soll die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb der eigenen Abteilung funktionieren?“ oder „Welchen Dienst nehme ich denn nun für was?“ werden immer wieder gestellt. Das zentrale Thema heißt hier User Adoption. Hierbei geht es nicht nur um einfache Trainings oder zweiseitige Dokumentationen, die man beim Launch kurz an die Anwender adressiert. Vielmehr müssen die Anwender und ihre Arbeitsprozesse bereits zu Beginn eines Projektes im Fokus stehen. Am besten liefert das Business bei Projektbeginn bereits Anwendungsfälle mit, an denen auch der Lizenzumfang mitbestimmt wird. Zudem sollten Anwender bei der Einführungsstrategie eine zentrale Rolle spielen. Mehr Informationen hierzu finden Sie auch in unserem Artikel zu User Adoption. 

In Ergänzung zu den notwendigen Maßnahmen, bieten wir Ihnen für SharePoint Online unser flexibles zweisprachiges „Microsoft Adoption Portal“ an. Es enthält neben ersten Informationen zu den Office 365 Diensten auch szenarienbasierte Dienstempfehlungen für Anwender, vorbereitete Unternehmensrichtlinien und die Darstellung einer eigenen Roadmap.  Weitere Informationen finden Sie in unserem Flyer. 

Definieren Sie Rollen, Zuständigkeiten und Prozesse für Ihre Governance

Wer den modernen Arbeitsplatz der Zukunft anstrebt, aber alle technischen Themen bei der IT-Abteilung „ablädt“, wird nicht besonders weit kommen. Die Inbetriebnahme von Office 365 erfordert auch eine tragfähige Governance. Schon längst geht es nicht mehr um den Betrieb von Software (IT Management) sondern auch um die daraus resultierenden Daten (Information Management), die Anwendungserweiterung (Application Management) sowie den Umgang mit der steten Änderung (Change Management). 

Hier helfen wir Kunden in einem ersten Governance Workshop, eine geeignete Struktur zu finden und ein eigenes Governance Committee zu gründen, welches fortan die Einführung neuer Dienste aus der jeweiligen Perspektive bewertet und den Änderungsprozess mit trägt.   

Gehen Sie mit der Zeit

Office 365 ist ein „Evergreen-Service“, d.h. Microsoft aktualisiert seine Dienste sowohl im Funktionsumfang als auch in Bezug auf Sicherheitsaspekte fortlaufend. Es ergibt sich bei der Nutzung von Office 365 also ein stetiger Veränderungsprozess, bspw.  im Betrieb von Hybridstellungen zur Cloud, Anpassung der eigenen Kollaborationsstrategien oder der Mitarbeiterintegration über Schulungen etc. 

Die sich daraus ergebenen Herausforderungen müssen unsere Kunden aber nicht allein bewerkstelligen. Mit zahlreichen Managed Service Angeboten, unterstützen wir Sie mit Strategieberatung, Second Level Hotline für Ihre IT und Office 365 Backup (Managed Office 365), mit monatlich angepassten Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen (User Adoption as a Service) sowie zahlreichen Zusatzmodulen für SharePoint, Exchange usw. 

Office 365 einführen – Fazit

Wer den modernen Arbeitsplatz sucht, um die digitale Transformation auch auf dem Desktop zu realisieren, wird mit dem Leistungsumfang des Lizenzpakets Microsoft 365 in jedem Fall fündig. Die Implementierung und der Betrieb der Dienste sind Herausforderungen, die wir seit Jahren erfolgreich mit Kunden meistern. Von dieser Erfahrung sollten auch Sie in Ihrem Projekt profitieren. 

Managed Office 365 auf einen Blick

Durch den Einsatz von Office 365 sparen Sie einige Administrationsaufgaben. Denn Sie müssen sich nicht mehr um Hardware, den Betrieb und Updates kümmern. Doch um den vollen Funktionsumfang von Office 365 zu nutzen, kommen neue Herausforderungen hinzu. Wie Axians Sie dabei unterstützt, erfahren Sie in unserer Produktinformation zu Managed Office 365.

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