Mit Managed Services zur reibungslosen Office 365 Administration

Microsoft Office 365 wird immer mehr zum Status-quo. Unternehmen profitieren von mehr Mobilität und zahlreichen Möglichkeiten zur Kollaboration. Allerdings ist das Management von Office 365 auch mit hohem Aufwand verbunden: Wer behält den Überblick über Neuerungen? Wer kümmert sich um Backups? Die Antwort liefern Managed Services für Office 365.

Es gibt zahlreiche Gründe, warum sich Unternehmen für eine Migration zu Office 365 entscheiden. Neben den gängigen Vorteilen von Cloud Services wie Agilität, Skalierbarkeit und Flexibilität bieten sich zahlreiche Möglichkeiten zur Kollaboration. Darüber hinaus kümmert sich Microsoft um die Bereitstellung und den Betrieb der Software, wodurch für IT-Abteilungen einige Administrationsaufgaben wegfallen, da sie sich nicht mehr selbst um Hardware, den Betrieb und Updates kümmern müssen.

Allerdings kommen auch neue Herausforderungen hinzu: Funktionen und Services verändern sich schnell, sodass Prozesse gegebenenfalls angepasst werden müssen. Hier den Überblick zu behalten, ist aufwendig, aber unverzichtbar, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Zudem müssen IT-Verantwortliche für Sicherheit und Compliance sorgen, was im Cloud-Umfeld deutlich schwieriger ist. Die Geschäftsführung geht meist davon aus, dass mit der Cloud der IT-Administrationsaufwand abnimmt und man deshalb weniger Manpower braucht. Tatsächlich kommen für die Aufgaben, die wegfallen, aber neue dazu. Um die IT-Abteilung zu entlasten, sollten Unternehmen deshalb Office 365 mit Managed Services kombinieren und einen spezialisierten Dienstleister beauftragen, der folgende Aufgaben übernimmt:

Tägliche Administrationsaufgaben

Das Administrations-Portal in Office 365 bündelt sämtliche Management-Funktionen unter einer zentralen Oberfläche. Sich hier zurechtzufinden, ist nicht ganz einfach. Sucht man als ungeübter Nutzer eine bestimmte Übersicht oder Einstellung, kostet das Zeit. Axians kann als Managed Service Provider die täglichen Administrationsaufgaben dagegen schnell und versiert durchführen und vieles automatisieren. Dazu gehören zum Beispiel die Benutzerverwaltung sowie Lizenzmanagement und -freischaltung.

Kontinuierliches Monitoring und Evaluierung von Änderungen

Um immer auf dem neuesten Stand zu sein, behält der Dienstleister Entwicklungen und Neuerungen in Office 365 kontinuierlich im Blick und bewertet, wie sich diese auf den Kunden auswirken. Zweimal im Jahr findet in der Regel ein Workshop mit diesem statt, in dem er über Neuerungen informiert wird, die ihn betreffen. Darauf abgestimmt wird besprochen, welche Anpassungen im eigenen Office-365-Betrieb nötig oder empfehlenswert sind. So können Unternehmen rechtzeitig die entsprechenden Schritte planen, ohne dass es zu Beeinträchtigungen kommt.

Leistungsüberwachung

Um sicherzustellen, dass die IT reibungslos funktioniert, ist eine Leistungsüberwachung wichtig. Bringen die Cloud Services auch die gewünschte Performance? Oder gibt es bei manchen Apps oder in bestimmten Regionen Einbußen? Axians übernimmt dieses Leistungs-Monitoring. Wenn er Performance-Probleme feststellt, bespricht er sie mit dem Kunden, forscht nach den Ursachen und entwickelt Lösungsvorschläge. Zwar garantiert Microsoft für Office 365 Hochverfügbarkeit, trotzdem kann es vorkommen, dass Probleme in der Cloud-Infrastruktur die Performance beeinträchtigen oder zu Ausfällen führen. In solchen Fällen übernimmt der Managed Services Provider die Kommunikation mit Microsoft und eröffnet ein Ticket beim Support.

Security und Compliance

In Office-Anwendungen erstellen und speichern Mitarbeiter oft sensible Daten. Deshalb spielen gerade hier Sicherheit und Compliance eine wichtige Rolle. Microsoft hat die Cloud Services mit zahlreichen integrierten Sicherheitsfunktionen ausgestattet, um vor Hackerangriffen zu schützen und Datenschutz zu gewährleisten. Die verschiedenen Möglichkeiten zu verstehen und richtig einzusetzen, erfordert jedoch Expertenwissen. Zudem müssen Unternehmen die Maßnahmen noch mit ihren eigenen Sicherheitsrichtlinien abstimmen. Hier kann ein spezialisierter Dienstleister helfen, den richtigen Weg und die besten Einstellungen zu finden. Darüber hinaus kann er ergänzende Software und Skripte einbinden, um die Sicherheit zu erhöhen, und monitort Warnmeldungen aus dem Office 365 Security & Compliance Center.

Managed Office 365 Herausforderungen der Kunden
Abbildung 1: Herausforderungen der Kunden

Backup und Recovery

Um Datenverlust zu verhindern, müssen Unternehmen ihre Office-365-Dienste regelmäßig sichern. Axians kann das Backup & Recovery als Dienstleistung übernehmen. Zunächst legt er gemeinsam mit dem Kunden fest, welche Services wie oft gesichert werden sollen und welches Speichervolumen dafür nötig ist. Anschließend richtet er das Backup für die relevanten Dienste ein und prüft die Sicherungen sowie deren Verlauf. In regelmäßigen Restore-Tests vergewissert er sich, dass die Wiederherstellung auch funktioniert. Muss das Unternehmen schnell auf ein Backup zugreifen und Daten wiederherstellen, erledigt der Dienstleister dies innerhalb des zuvor festgelegten Zeitrahmens.

Managed Office 365 Backup-Strategie
Abbildung 2: Diese Bereiche müssen für die Backup-Strategie geklärt werden.

Mit Managed Services für Office 365 auf der sicheren Seite

Durch den Einsatz von Office 365 sparen sich Unternehmen einige Administrationsaufgaben – sie müssen sich nicht mehr um Hardware, den Betrieb und Updates kümmern. Doch um den vollen Funktionsumfang von Office 365 zu nutzen, kommen neue Herausforderungen hinzu. Ein Managed Services Provider kann nicht nur bei der Planung und Migration unterstützen, sondern auch laufende Monitoring- und Administrationsaufgaben übernehmen. So entlastet er die IT-Abteilung und sorgt für einen sicheren und kosteneffizienten Betrieb.

Managed Office 365 auf einen Blick

Durch den Einsatz von Office 365 sparen Sie einige Administrationsaufgaben. Denn Sie müssen sich nicht mehr um Hardware, den Betrieb und Updates kümmern. Doch um den vollen Funktionsumfang von Office 365 zu nutzen, kommen neue Herausforderungen hinzu. Wie Axians Sie dabei unterstützt, erfahren Sie in unserer Produktinformation zu Managed Office 365.

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