User Adoption – Mehr als nur reine Endanwenderschulungen!

Working Out Loud? Social Collaboration? New Way of Working? Mitarbeiter müssen flexibel sein. Dabei geht es nicht nur um die Einführung einer neuen Technologie, sondern viel mehr um einen Kulturwandel und der damit verbundenen neuen Form der Zusammenarbeit. Technologische Innovationen optimieren die Art der Zusammenarbeit – sie wird effektiver, produktiver und zeitsparender. Der Axians Best-Practice Ansatz ermöglicht eine ganzheitliche Endanwenderbegleitung und ist dabei so flexibel gestaltet, dass individuelle Kundenfaktoren von Beginn an in die Entwicklung des Begleitkonzepts miteinfließen.

Bei der Einführung einer neuen Technologie darf der Fokus nicht mehr nur allein auf der technischen Implementierung liegen. Vielmehr müssen die Endanwender und deren Arbeitsprozesse in den Betrachtungsfokus gerückt werden. Konkret geht es dabei um zwei Punkte:

  1. Die Abbildung der bisherigen Arbeitsprozesse anhand der neuen Lösungen.
  2. Die Motivation zur Nutzung der neuen vorhandenen Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit zu optimieren und nicht in alte Gewohnheiten zu fallen.

Dabei müssen individuelle Faktoren wie Strategie, Organisationsstruktur und interne Prozesse betrachtet werden und in die Konzepterstellung einfließen. Verschiedene Fachbereiche und unterschiedliche Zusammensetzungen der (Projekt)gruppen erschweren dabei die Definition einer Standardmethodik.

User Adoption ist ein permanenter Prozess

Die Relevanz menschlicher Faktoren für die erfolgreiche Einführung von neuer Software wurde in einer Vielzahl von wissenschaftlichen Artikeln erörtert und belegt. Auch in der Praxis, wird der Themenbereich User Adoption von immer mehr Entscheidungsträgern als relevant eingestuft. Nichtsdestotrotz ist es noch ein langer und weiter Weg, denn User Adoption ist kein Teilprojekt. User Adoption ist ein permanenter Prozess und geht weit über das anvisierte Umstellungsdatum hinaus. User Adoption braucht Zeit. Es müssen mehrere Feedbackschleifen eingebaut werden, um immer wieder zu analysieren, ob die abgeleiteten Maßnahmen die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen erfüllen. Anpassungen an Scope und Inhalten müssen kontinuierlich durchgeführt werden. Ein von mir gerne besprochenes Beispiel ist der individuelle Lerntyp. Jeder Mitarbeiter hat eine persönliche Vorliebe für bestimmte Trainingsoptionen. Es gilt daher unterschiedliche Lerntypen anzusprechen, um Wissen effizient weiter zu geben.

Einige Gründe, die in gemeinsamen Diskussionen mit den jeweiligen Fachbereichen in Kundenprojekten genannt und besprochen werden, sind u. a.

  • Vielzahl an vorhanden Softwarelösungen
  • Regelmäßige Featureupdates
  • Menschliche Widerstände gegen Veränderungen
  • Onboarding neuer Mitarbeiter

Spätestens hier ist klar geworden – Endanwenderschulungen reichen nicht mehr aus.

User Adoption - Change Management RoadmapEffektive Endanwenderbegleitung und der konkrete Nutzen

Es gibt zwei unterschiedliche Sichtweisen, die es zu betrachten gilt. Zum einen die Sicht des Unternehmens und zum anderen die Sicht der Anwender. Das Unternehmen wünscht sich eine gesteigerte Produktivität, während sich die Anwender Zufriedenheit wünschen. Die Frage, wie ein Begleitkonzept entwickelt werden kann, dass beide Sichtweisen adressiert und erfüllt, muss dabei in jedem Kundenprojekt immer wieder aufs Neue beantwortet werden.

Die Vorteile der effektiven Endanwenderbegleitung liegen ganz klar auf der Hand:

  • Die Nutzer sind sich den Mehrwerten der eingeführten Lösungen bewusst
  • Die IT-Abteilung wird hinsichtlich Support-Maßnahmen entlastet
  • Getätigte Investitionen zahlen sich früher aus
  • Eine gesteigerte Benutzerakzeptanz und Vertrauen in die neuen Lösungen
  • Optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit

Best-Practice Ansatz

In unserem Best-Practice Ansatz ist die Endanwenderbegleitung nicht nur an einzelne Zeitpunkte während der Einführung gekoppelt, sondern ganzheitlich und parallel zum Projektverlauf. Dieser Betrachtungsansatz unterstreicht dabei die notwendige Flexibilität, die in den Kundenprojekten immer wieder als positiv geschätzt wird.

Unser Best-Practice Ansatz ist dabei in vier Schritte unterteilt:

  1. User Adoption Workshop
    Zu Beginn des Projekts wird gemeinsam mit verschiedenen Fachbereichen der genaue Rahmen festgelegt, in dem der Themenbereich betrachtet wird. Dies ist notwendig, um von Beginn an die relevanten Punkte zu definieren und jene Maßnahmen ableiten zu können, die für die Endanwender den größten Nutzen haben. Weiterhin werden in dieser Phase die wichtigsten Interessens- und Zielgruppen, Kommunikations- und Schulungsinhalte und mögliche Maßnahmen definiert.
  2. Erstellung der Konzepte
    In dieser Phase werden die notwendigen Konzepte erstellt z. B. für die Teilbereiche Kommunikation, Schulungen, Veranstaltungen und Geschäftsszenarien. Hierbei ist es besonders relevant die übergeordneten Themenbereiche Kollaboration und Kommunikation zu betrachten und zu verknüpfen.
  3. Planung und Durchführung der Maßnahmen
    Aus dem Workshop abgeleitete Maßnahmen werden konkretisiert und in das gesamte Begleitkonzept eingebaut. Hierbei werden Aspekte wie u. a. bisherige Zusammenarbeit, Unternehmensstrategie, Interne Ressourcen und Sprachlicher Gebrauch mit einbezogen.
  4. User Adoption as a Service
    User Adoption bedeutet weit mehr als nur die Durchführung von Endanwenderschulungen. Um einen kontinuierlichen Support bieten zu können, wird abschließend die Notwendigkeit für weitere mögliche Hilfestellungen nach der erfolgten Einführung gemeinsam mit dem Kunden besprochen.

User Management - Change Management Best PracticeUser Adoption muss flexibel sein

User Adoption ist ein sehr weites und flexibles Thema. Die Durchführung genereller Maßnahmen ist weder zielführend noch zufriedenstellend. So wie jede Organisation unterschiedliche Bedürfnisse besitzt und Anforderungen stellt, so wird auch das Thema User Adoption individuell betrachtet und auf jeden Kunden und die einzuführenden Lösungen angepasst.

Auch für uns können dabei neue Betrachtungsansätze enthalten sein und interessante Ideen entstehen. In jedem Fall sind wir bereit gemeinsam mit Ihnen auch neue und innovative Wege zu gehen, um Ihre Mitarbeiter zielgerichtet bei der Einführung neuer Kollaborations– und Kommunikationslösungen zu begleiten. Gerne nehme ich mir die Zeit und bespreche mit Ihnen Ideen, Ansätze und Möglichkeiten. Ob persönlich oder virtuell, eine kurze Kontaktaufnahme genügt. Ich freue mich.

User Adoption as a Service für Office 365

Die zentrale Fragestellung lautet: Wie nutzen Mitarbeiter die neuen Dienste in Office 365 und wie fördere ich dies? Hier setzt das Managed-Service-Modul für User Adoption an. Axians unterstützt Sie kontinuierlich bei der Einführung neuer Funktionen und Dienste in Office 365. So sichert Axians, dass Ihre Mitarbeiter den Service intensiv nutzen – und somit ein echter Mehrwert für Ihre Organisation entsteht.

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