Elektronische Notifizierung nimmt Fahrt auf

Abfallwirtschaftliche Unternehmen müssen bei der grenzüberschreitenden Entsorgung nicht mehr auf die Digitalisierung warten. Ab sofort können die Dokumente elektronisch übermittelt werden. Wie Unternehmen damit in die papierlose Zukunft starten und gleichzeitig flexibel kommunizieren, lesen Sie nachfolgend.

Bei der grenzüberschreitenden Entsorgung von Abfall steht Transporteuren der Weg der elektronischen Kommunikation jetzt grundsätzlich offen. Seit Ende 2016 gilt das “Gesetz zur Änderung abfallverbringungsrechtlicher Vorschriften”. Demnach können Unternehmen mit Zustimmung der jeweiligen Behörden die zur Entsorgung notwendigen Dokumente in elektronischer Form übermitteln. Bisher waren diese in mehrfacher Ausführung ausschließlich per Fax oder E-Mail an die Behörden zu übermitteln. Die Notifizierung, das heißt die Genehmigung von Abfalltransporten aus einem EU-Land in ein anderes, birgt EU-weit für alle beteiligten Behörden und Unternehmen großes Einsparpotential. Gleiches gilt für Dokumentation und Archivierung der Unterlagen. Wir setzen hier bereits seit 2015 mit dem eTFSportal an und haben mit mehreren Kunden die Pilotphase gemeistert. Obwohl die Gesetzesänderung noch keine EU-weit einheitliche Regelung darstellt, sollten sich abfallwirtschaftliche Unternehmen nicht davon abhalten lassen, schon jetzt papierlos zu kommunizieren. Wie die Abfallwirtschaft die verschiedenen Anforderungen der Behörden in Europa unter einen Hut bringen kann und wie viel damit jetzt schon gespart wird, dazu habe ich mit Conrad Paulus (Business Development für die Abfallwirtschaft der Axians IT Solutions) gesprochen. Er hat bereits einige international tätige Abfalltransporteure auf dem Weg in die papierlose Kommunikation begleitet.

Wie erleichtern elektronische Prozesse die grenzüberschreitende Entsorgung?

Es ist ab sofort erlaubt, die Dokumente zur grenzüberschreitenden Entsorgung elektronisch zu übermitteln, das war vorher ausschließlich per Fax möglich. Gegenwärtig braucht man für die elektronische Übermittlung die Zustimmung der beteiligten Behörden, denn die Abfallverbringung ist Ländersache. Es ist also noch keine EU-weite einheitliche Schnittstelle vorhanden, aber Unternehmen können jetzt schon starten, papierlose Prozesse einzuführen. Mit einer ganzheitlichen Lösung wie unserem eTFSportal sind sie auch für zukünftige Entwicklungen gerüstet und haben Rechtssicherheit, obwohl in der EU noch keine einheitliche Schnittstelle besteht. Die Behörden haben errechnet, dass europaweit durch elektronische Kommunikation bei der grenzüberschreitenden Verbringung 44 Millionen Euro gespart werden können. Eine kleine Landesbehörde beispielsweise kann bei 3.000 Transporten circa einhundert Tage Arbeitszeit für Erfassung und Kontrolle sparen. Unternehmen reduzieren den Verwaltungs-, Dokumentations- und Archivierungsaufwand bei jedem einzelnen Transport. Bisher müssen jeweils drei Dokumentationen zu definierten Zeitpunkten an alle Beteiligten versendet werden. Schon bei 100 Transporten pro Jahr können so 1.200 Papierdokumente wegfallen – unsere großen Kunden sparen damit 100.000 Formulare jährlich.

Wie können Transporteure schon jetzt digitalisieren?

Unternehmen brauchen eine flexible Lösung sowie Unterstützung bei der Genehmigung durch die Behörden. Während andere noch davon reden, haben wir mit den ersten Kunden schon jetzt reale Transporte auf der Straße. Das Spezial-Entsorgungsunternehmen Schirra GmbH beispielsweise kommuniziert mit dem eTFSportal digital zu seinen aktiven Transporten. Das ist ein nahtloser Kommunikationsprozess mit den Behörden in Luxemburg und Deutschland. Weil diese die Daten direkt einsehen können, spart Schirra mit der elektronischen Übermittlung 10 bis 50 Prozent der Kosten bei jedem Transport. Besonders spezialisierte Dienstleister, die oft mit denselben Ländern zu tun haben, vereinfachen Prozesse und Transporte bei gleichzeitiger Kosteneinsparung. Bei der Kommunikation mit vielen unterschiedlichen Stellen ist aber weiterhin auch Flexibiltät gefragt. Im eTFSportal lässt sich deshalb für jeden Beteiligten festlegen, wie dieser seine Dokumente empfangen möchte. Ob per elektronischer Nachricht im BMU-XML-Format, als Fax oder per E-Mail. Auch die Integration zukünftiger Schnittstellen, beispielsweise der EU, ist problemlos möglich. Unternehmen können also jetzt schon digitalisieren wo möglich und auf dem Papierweg kommunizieren, wo es noch nötig ist.

Welche Prozesse lassen sich über das eTFSportal steuern?

Das Portal begleitet die gesamte grenzüberschreitende Verbringung von Abfällen: von der Anmeldung der Transporte, über die Anmeldebestätigungen bis hin zu den Entsorgungsbestätigungen inklusive der Erstellung der benötigten Dokumente. Dabei werden alle für den Prozess erforderlichen Unterlagen zentral im Portal gespeichert. Dies erleichtert die Überwachung von Fristen und die Einhaltung der Entsorgungsmengen, zum Beispiel für Sicherheitsleistungen. Wir wollen Daten nur dort erheben, wo sie entstehen und dann bis hin zur Archivierung übersichtlich verfügbar machen. Jeder Vorgang ist mit einem Log genau dokumentiert und alle relevanten Dokumente wie Wiegescheine mit angehängt. Die Kommunikation mit den Partnern wird auch dann verbessert, wenn diese noch kein elektronisches Verfahren unterstützen, den jeder Beteiligte kann als Mandant angelegt werden und bekommt seine Informationen immer im gewünschten Format.

Was empfehlen Sie abfallwirtschaftlichen Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren wollen?

Nicht mehr warten. Es ist nicht abzusehen, wann die EU eine einheitliche Schnittstelle zur elektronischen Kommunikation bietet. Unternehmen sollten jetzt die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation nutzen. Bei vielen unserer Kunden lohnt es sich, das Genehmigungsverfahren der Länder zu durchlaufen und wir unterstützen derzeit zum Beispiel bei der Entsorgung von UK nach Deutschland dabei. Sind bestimmte Routen mit allen Beteiligten einmal genehmigt, profitieren Transporteure bei jedem einzelnen Vorgang.

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