Wie ehrlich betrachten Sie Ihre IT-Kosten?

Die alte Frage „Make or buy“, also welche Services von der eigenen Mannschaft am besten im Haus erbracht werden und welche Sie einkaufen sollten, bekommt mit der Digitalisierung neuen Schwung. Ich empfehle Ihnen, immer fünf zentrale Kriterien bei der Entscheidung zu beachten.

Mal ehrlich, haben Sie Ihren IT-Partner schon einmal folgendes gefragt: „Machen Sie mir mal ein Angebot. Wenn Sie billiger sind, als meine eigene IT, können wir weiter reden?“

Häufig werde ich zu Verkaufsgesprächen eingeladen, in denen es um die Nutzung von Infrastrukturleistungen „aus der Cloud“, um den Umzug eigener Systeme in ein Dienstleistungsrechenzentrum oder einfach nur um die Übergabe bestimmter Administrationsleistungen an einen Dienstleister geht. Dann tausche ich mit Kunden Nutzenargumente aus, wir beleuchten das Für und Wider. Und am Ende kommt häufig diese Gretchenfrage.

Anfangs war ich als Anbieter häufig versucht, reflexartig ein Angebot zu schreiben. Schließlich kannte ich ja nun aus dem Kundengespräch die Sachargumente. Dabei habe ich selbst zunächst nicht hinterfragt, welche Kostenaspekte aus Kundensicht überhaupt verglichen werden sollten.

Spricht mein Ansprechpartner „nur“ über sein IT-Investitionsbudget und die Personalkosten oder bezieht er auch das Gebäude mit Stromversorgung, Klimatisierung und Zugangsschutz mit ein? Werden die hohen Standards eines zertifizierten Rechenzentrums für die besprochene Aufgabe wirklich benötigt? Welchen Aufwand müsste der Kunde treiben, um sein eigenes RZ für diese Standards zu ertüchtigen? Und welche Bedeutung haben die strategischen Aspekte der Digitalisierung für das gerade besprochene Budget? Gibt es Themen, die z. B. ein Hosting Szenario unumgänglich machen?

Mit fünf Fragen an Ihren IT-Partner gehen Sie „Make or Buy?“-Entscheidungen systematisch mit dem größten Nutzen für Sie an:

1. „Bieten Sie mir Standard-Services?“

Kosteneinsparungen erzielen Sie durch Skaleneffekte. Also den Themen, die einfach und standardisiert mit klar definierten Schnittstellen effektiv von einem Dienstleister übernommen werden können. Das sind häufig Infrastrukturservices oder die Pflege von Standardsoftware und Betriebssystemen. So befreien Sie sich von Routine und nutzen die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter für den Support neuer Geschäftsideen.

2. „Haben Sie ein One-Size-Fits-All-Modell, das mir Flexibilität ermöglicht?“

Das hybride Modell, also die Verbindung von physischer Infrastruktur und Cloud Services erlaubt die Nutzung der jeweils „richtigen“ Technologie für eine Aufgabe. Je nachdem, was für Sie am wichtigsten wird, können Sie so Ihre IT-Plattform justieren: latenzarme Performance, zu- und abschaltbare Cloud-Dienste oder Kostenoptimierung.

3. „Was ist der richtige Standort für meine digitalen Services?“

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen verlangt oft latenzarme, breitbandige Verbindungen. Wenn Sie diese von Ihrem heutigen IT-Standort oder dem Standort des Partners aus nicht zufriedenstellend realisieren können, verlagern Sie ihre Infrastruktur dorthin, wo die Leitungskapazitäten bereitstehen.

4. „Wie sicheren Sie Ihre / meine Gebäudeinfrastruktur?“

Flächen, Gebäudetechnik, Ausfallsicherheit, Brandschutz: Hohe IT-Kosten kommen in alle Regel aus den initialen und laufenden Infrastruktur-Kosten für das Rechenzentrum. Wenn hier in den nächsten Jahren große Investitionen anstehen, beziehen Sie diese Kosten unbedingt in die Standortwahl mit ein. Fragen Sie auch Ihren Dienstleister nach diesen Maßnahmen und Kosten.

5. „Können Sie Komplexität?“

Was für eine scheinbar banale Aussage. Aber nachdem wir jahrelang versucht haben, Komplexität in der IT zu reduzieren, bringt die Digitalisierung das Gegenteil mit sich. Und so können Sie entscheiden, ob Sie diese Komplexität selbst managen möchten, oder ob Sie einen Dienstleister damit beauftragen, dessen Kompetenz sich über alle angesprochenen Felder erstreckt.

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